Zamawiający nie może pomijać czynności wezwania do uzupełnienia dokumentów

Zamawiający prowadził postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, którego przedmiotem była „Budowa sieci w ramach projektu przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w gminie Margonin”. Jednak unieważnił postępowanie i odrzucił na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp ofertę wykonawcy X. W uzasadnieniu czynności zamawiający podał, że uznał ofertę za niezgodną ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia (dalej: siwz), ponieważ urządzenia warstwy dostępowej w zakresie technik antenowych nie potwierdzają obsługi technik Diversity.

Odwołujący wskazał, że złożył wykaz funkcjonalności urządzeń warstwy dostępowej i wskazał na stronie 24 oferty, iż funkcjonalność „Diversity” jest zapewniona. W dokumentacji technicznej w postaci karty katalogowej dołączonej do ofert na stronach 129-131 nie występuje informacja o tej konkretnej funkcjonalności, ale nie oznacza to, że nie jest ona realizowana. Zdaniem odwołującego zamawiający, mając wątpliwość w tym zakresie, powinien skorzystać z art. 87 ust. 1 ustawy Pzp, który daje możliwość wyjaśnienia treści oferty. Odwołujący mógłby w tym przypadku dostarczyć dodatkowe dokumenty potwierdzające, iż żądana funkcjonalność jest dostępna.

Zdaniem Krajowej Izby Odwoławczej podkreślenia wymaga, że zamawiający na rozprawie przyznał, że ze złożonych kart katalogowych nie wynika spełnienie funkcjonalności Diversity. Zamawiający dwukrotnie podał, że nie wyczytał z tych dokumentów, aby wspomniana funkcjonalność była spełniona.

Zasady oceny ofert

Podkreślenia w tym miejscu wymaga ogólna zasada postępowania, czyli że ewentualne nieścisłości, braki informacyjne, niezgodności z siwz i omyłki powinny być usunięte na podstawie działań przede wszystkim z zastosowaniem regulacji przewidzianych w ustawie Pzp. Jeśli zatem wykonawca nie złoży dokumentu potwierdzającego, że oferowane dostawy odpowiadają siwz, zamawiający powinien zwrócić się do wykonawcy o uzupełnienie dokumentu, z tym zastrzeżeniem, że uzupełnienie nie może zmieniać treści oferty, sprzeciwia się temu bowiem przepis art. 87 ust. 1 ustawy Pzp.

Wątpliwości na tle oferowanego przedmiotu powinny być przedmiotem wyjaśnienia wykonawcy w oparciu o wezwanie zamawiającego wystosowane na podstawie art. 87 ust. 1 ustawy Pzp. Niezgodności w ofercie, niezależnie od ich domniemywanej przez zamawiającego przyczyny i charakteru, powinny być naprawione z zastosowaniem regulacji art. 87 ust. 2 ustawy Pzp. Jeśli chodzi o poprawę omyłek pisarskich i rachunkowych, a także niezgodności z siwz, zamawiający obowiązany jest powiadomić wykonawcę o poprawie, zaś w ostatnim przypadku dodatkowo uzyskać jego zgodę na dokonanie poprawy pod rygorem odrzucenia oferty (art. 89 ust. 1 pkt 7 ustawy). Jakakolwiek swoboda zamawiającego jest w tym zakresie wyłączona i może być postrzegana przez pryzmat naruszenia fundamentalnych zasad postępowania.

Na gruncie analizowanego postępowania zamawiający postawił szczegółowe wymagania wobec oferowanego sprzętu, określił również sposób zbadania tych wymagań. W siwz przewidział wymaganie dotyczące udokumentowania spełnienia wymagań, załączenia wraz z ofertą dokumentów technicznych (identyfikatory katalogowe, opisy, karty katalogowe itp.). Tak określone wymaganie oznacza, że:

• zgodności oferowanego przedmiotu z wymaganiami zamawiający powinien wnioskować na podstawie dokumentów złożonych przez wykonawcę,
• mają to być dokumenty o charakterze technicznym.

Dokumenty tego rodzaju mieszczą się w kategorii dokumentów, o których stanowi art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, tj. są dokumentami potwierdzającymi spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, a zatem podlegają zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy Pzp uzupełnieniu.

Dostrzec następnie należy, że zamawiający nie wymagał, by wymienione dokumenty o charakterze technicznym pochodziły od producenta sprzętu. Wymieniony w specyfikacji jako przykładowy katalog dokumentów – wbrew odmiennemu stanowisku prezentowanemu przez zamawiającego na rozprawie – obejmuje szeroką kategorię dokumentów, nie wskazując, kto ma być ich wystawcą. Jeśli dany dokument nie zawiera określonych informacji, nie ma przeszkody, by dopełnić je własnym opisem technicznym wykonawcy. Trudno także katalogom, „identyfikatorom katalogowym” nadać jakieś bardziej oficjalne znaczenie; nie można wyłączyć, że sam wykonawca opracuje taki katalog czy opis.

Wykonawca miał prawo uzupełnić dokumenty

W pojęciu dokumentu technicznego mieści się każda charakterystyka techniczna niemająca postaci materiału reklamowego czy promocyjnego, która traktuje o danym urządzeniu. Kwestia niedosytu informacyjnego zamawiającego, w tym niemożność wyczytania ze złożonych przez odwołującego dokumentów informacji dotyczących oferowanych urządzeń, nie mogła więc automatycznie skutkować uznaniem, że urządzenia nie mają cech i właściwości niewskazanych w katalogach i innych złożonych dokumentach, a w następstwie odrzuceniem oferty. Obowiązkiem zamawiającego było w takim wypadku ustalenie tej kwestii z udziałem wykonawcy poprzez wezwanie do uzupełnienia dokumentów potwierdzających posiadanie przez oferowane urządzenia cech, właściwości i funkcjonalności wymaganych w postępowaniu.

Dlatego ocena zamawiającego nie może być uznana za prawidłową. Uznanie za niezgodną z siwz oferty odwołującego przed wyczerpaniem przez zamawiającego ścieżki postępowania określonej w art. 26 ust. 3 ustawy Pzp Izba oceniła jako przedwczesne.