Justyna Andała-Sępkowska

Pytanie: Chcemy przeprowadzić postępowanie na dostawę odczynników wraz z dzierżawą aparatów do centralnego laboratorium w szpitalu. Na ten moment są potrzebne 3 aparaty. Jesteśmy w trakcie rozbudowy szpitala i po otwarciu nowego skrzydła zapotrzebowanie na aparaty zmniejszy się do 2. Trudno przewidzieć, kiedy nastąpi zmiana lokalizacji a my ze względu na koszty przeprowadzaliśmy postępowanie na 36 m-cy. Dzierżawa wtedy jest znacznie tańsza niż np: na 12 m-cy. Czy możemy w postępowaniu (siwz, umowa) zaznaczyć, że w momencie otwarcia nowo wybudowanego skrzydła szpitala zrezygnujemy z dzierżawy jednego z aparatów? Czy nie będzie to naruszenie art. 29 ust. 1 i 2 ustawy Pzp? Czy jest sposób przeprowadzenia postępowania na 36-m-cy z możliwością rezygnacji z dzierżawy 1 aparatu bez podania konkretnego czasu tej rezygnacji?

Pytanie: Mamy zawartą umowę na odbiór odpadów komunalnych. W wyniku epidemii COVID-19 znacząco zaczęły wzrastać ilości odbieranych od mieszkańców odpadów i jednocześnie koszty ich odbioru. Kwota umowy zawartej z wykonawcą nie starczy do końca jej obowiązywania. Czy możemy aneksować umowę, zwiększając zakres zamówienia do 50%?

Pytanie: Czy wykonawca jest uprawniony do żądania waloryzacji wynagrodzenia w związku z kosztami ponoszonymi na maski i płyny do dezynfekcji (COVID-19) oraz wzrost kosztów oddziałowych/ogólnych? Wykonawca dla dwóch umów zawartych na okres 24 miesięcy w kwietniu 2020 roku (sprzątanie obiektów spółki) oraz w lipcu 2020 roku (ochrona obiektów spółki) wystąpił na podstawie art. 142 ust. 5 ustawy Pzp z wnioskiem o waloryzację wynagrodzenia od stycznia 2021 roku. Załączona kalkulacja nowej stawki za roboczogodzinę oprócz wyższych kosztów w związku ze wzrostem minimalnego wynagrodzenia za pracę, minimalnej stawki za godzinę pracy, kosztów ZUS i PPK zawiera dodatkowo następujące pozycje: 1)     wzrost kosztów odzieży i wyposażenia obiektowego (maski, płyny – COVID-19), 2)     wzrost kosztów oddziałowych związany z obsługą obiektu, 3)     wzrost kosztów ogólnych związanych z obsługą obiektu. W mojej ocenie żądanie zwiększenia wynagrodzenia z powodu wzrostu kosztów ogólnych/oddziałowych jest nieuprawnione, gdyż art. 142 ust. 5 ustawy Pzp wprost określa, w jakich sytuacjach można dokonać podwyższenia wynagrodzenia. Czy istnieje jakaś podstawa prawna dotycząca COVID-19, która uprawnia do zwiększenia wynagrodzenia wykonawcy w związku z kosztami ponoszonymi na maski i płyny do dezynfekcji? Obie umowy zawierają zapis, że wykonawca powinien zapewnić swoim pracownikom odzież roboczą i niezbędne środki ochrony indywidualnej.

Pytanie: Zamawiający zamierza przeprowadzić postępowanie w trybie zamówienia z wolnej ręki na zakup licencji i wsparcia dla posiadanego oprogramowania rejestrującego, powołując się na przesłankę wynikającą z art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy Pzp (tj. dostawy, mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze). Ze specyfiki uzasadnienia trybu wynika, że kupujemy konkretne licencje (podając nazwy własne), udowadniając, że nie ma produktów alternatywnych w tym równoważnych. Natomiast w ustawa Pzp wskazuje w art. 29, że przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję oraz poprzez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy „lub równoważny”. Jak w kontekście ww. sytuacji zamawiający ma opisać przedmiot zamówienia? Czy jest tutaj możliwe wskazanie nazw własnych bez określenia równoważności (bo jej nie ma)?

Pytanie: Szpital jako zamawiający zawarł z wykonawcą umowę na unieszkodliwianie odpadów medycznych za kwotę 1,80 zł za 1 kg. Umowa została zawarta na okres od 30 lipca 2018 r. do 30 listopada 2020 r. Natomiast już pod koniec września wyczerpała się maksymalna nominalna wartość umowy. Postępowanie przetargowe zostanie wszczęte w najbliższym czasie. Rozstrzygnięcie nastąpi najprawdopodobniej pod koniec października. Czy do tego czasu można z aktualnym wykonawcą zawrzeć aneks przedłużający umowę do końca października 2020 roku, nieprzekraczający swoją wartością 10% wartości umowy? Problem polega na tym, że wykonawca nie wyraża zgody na dotrzymanie dotychczasowej ceny i życzy sobie kwotę 3,80 za 1 kg.

Pytanie: Zamawiający (jednostka samorządu terytorialnego) przygotowuje przetarg nieograniczony poniżej progów unijnych na odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych. Poprzednio po przeprowadzonym przetargu w tej samej kwocie zamówienie zostało zlecone wykonawcy, który po kilku miesiącach realizacji umowy odmówił jej dalszego wykonywania. Doprowadziło to do rozwiązania kontraktu z przyczyn leżących po stronie wykonawcy. Zamawiający udzielił zamówienia z wolnej ręki na okres potrzebny do przygotowania i przeprowadzenia kolejnego przetargu nieograniczonego poniżej progów unijnych. Jak w tej sytuacji i na jaki okres moglibyśmy ewentualnie udzielić zamówienia na odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych na wypadek przedłużającej się procedury przetargowej (np. w razie ewentualnych odwołań), kiedy np. niemożliwe będzie udzielenie zamówienia i zawarcie umowy po przetargu w terminie zakreślonym w dokumentacji jako początkowy? Czy na etapie przygotowywania dokumentacji wolno wprowadzić jakieś zapisy zabezpieczające zamawiającego w takim przypadku? Co się stanie, jeśli z uwagi na przedłużającą się procedurę przetargową upłynie początkowy zakreślony w dokumentacji termin realizacji zamówienia? Czy możliwe jest wprowadzenie zmian w dokumentacji w tym zakresie, a jeśli tak, to jak poprawnie to zrobić?

Zamówienia udziela się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy Pzp. Wybór ten poprzedza wiele czynności dokonywanych przez zamawiającego. Od momentu otwarcia ofert zamawiający realizuje swoje obowiązki ustawowe i ocenia skuteczność realizacji obowiązków wykonawców. Musi podjąć wiele decyzji i ocenić prawidłowość dokumentów oraz oświadczeń składanych przez wykonawców, m.in. pod kątem ich aktualności. Prawidłowa ocena zamawiającego ma w tym aspekcie wpływ zarówno na losy postępowania, jak i w konsekwencji na jego wynik.

Pytanie: Czy zamawiający może w trakcie realizacji zamówienia zgodzić się na zmniejszenie zabezpieczenia należytego wykonania umowy? Nie było to przewidziane w pierwotnych warunkach umowy. Wykonawca w piśmie powołuje się na epidemię i utratę płynności finansowej w związku z zaistniałą sytuacją ekonomiczną polskich przedsiębiorstw. Zmniejszenie zabezpieczenia należytego wykonania umowy pozwoli wykonawcy odzyskać część wpłaconej kaucji od firmy ubezpieczeniowej, od której pozyskał gwarancję wadialną.

Pytanie: Ogłosiliśmy przetarg na roboty budowlane o wartości poniżej progów unijnych w tradycyjnej formie. Wymagamy w nim wadium w kwocie 13.000 zł. Ze względu na pandemię wyznaczyliśmy dłuższy termin składania ofert. Wpłynęło pytanie do siwz: „Czy poręczenie wadium z uwagi na obecną sytuację panującej epidemii może być wystawione jako dokument elektroniczny”? Ze względu na to że nie dopuszczamy ofert elektronicznych, nie chcemy wyrażać na to zgody. Mamy bowiem wątpliwości, za pomocą jakiego narzędzia moglibyśmy dopuścić teraz samo złożenie elektronicznego wadium? Bo przecież przesłanie go pocztą e-mail nie będzie możliwe? Co możemy zrobić?

Pytanie: Zamawiający zamierza zlecić usługi polegające na uzyskaniu decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach dla realizacji przedsięwzięć inwestycyjnych. Czy wartość opłat administracyjnych (np. koszty uzyskania decyzji, wypisy z rejestru gruntów, koszty map ewidencyjnych) powinna być włączona do szacunkowej wartości zamówienia? Czynności wykonawcy związane z przygotowaniem i uzyskaniem decyzji wyceniono na 50.000 zł. Koszt opłat administracyjnych wynosi 500.000 zł. Ponadto czy umowa: powinna przedmiotowo obejmować oba powyższe zakresy i będą one stanowiły wynagrodzenie wykonawcy, czy powinna być skonstruowana tak, że czynności wykonawcy to przedmiot umowy a koszty opłat administracyjnych będzie ponosił bezpośrednio zamawiający do właściwych organów i nie stanowi to wartości ani przedmiotu umowy?