W najnowszym wydaniu koncentrujemy się na omyłkach w dokumentacji postępowania i ofertach – problemach, które w praktyce zamówień publicznych pojawiają się najczęściej. Czy błąd w kalkulacji ceny wynikający z wadliwie przygotowanej dokumentacji zawsze oznacza konieczność odrzucenia oferty? Kiedy zamawiający musi unieważnić postępowanie, a kiedy może jeszcze poprawić omyłki? Czy niekompletne uzupełnienie JEDZ daje wykonawcy drugą szansę? Eksperci odpowiadają również na pytania szczegółowe, ale niezwykle istotne w codziennej praktyce, m.in.:• jak postępować, gdy dokumenty zamówienia zawierają wewnętrzne sprzeczności wpływające na sposób kalkulacji ceny,• czy certyfikaty ISO mogą stanowić kryterium jakościowe, a nie niedozwoloną ocenę cech wykonawcy.To wydanie pokazuje, że omyłki – zarówno po stronie zamawiającego, jak i wykonawcy – nie zawsze muszą oznaczać automatyczne odrzucenie oferty, ale każdorazowo wymagają uważnej analizy przepisów Pzp, dokumentacji postępowania oraz granic dopuszczalnych wyjaśnień. Przedstawione komentarze i orzecznictwo pomagają odróżnić sytuacje, któremożna jeszcze naprawić, od tych, w których jedynym zgodnym z prawem rozwiązaniem jest odrzucenie oferty albo unieważnienie postępowania. Zachęcamy do lektury – z myślą o bezpiecznym prowadzeniu postępowań i unikaniu błędów, które mogą skutkować sporami lub kontrolą.

Końcówka roku i początek nowego to dla działów zamówień publicznych czas wytężonej pracy: zamykają się budżety, pojawiają się „niespodziewane” środki, trzeba ułożyć – i na bieżąco korygować – plan postępowań. Dlatego Temat numeru w bieżącym wydaniu poświęciliśmy praktycznym problemom planowania i szacowania zamówień. Pokazujemy, jak bezpiecznie zorganizować wspólną dostawę energii dla urzędu gminy i wielu jednostek – kiedy opłaca się jedno postępowanie, kiedy podział na części, a kiedy warto sięgnąć po umowę ramową. Wyjaśniamy, jak ująć w planie zamówienie na remonty mieszkań finansowane dodatkowymi środkami na kolejny rok oraz dlaczego nie należy „doszacowywać wstecz” zakończonych postępowań. Na konkretnym przykładzie usług montażu i demontażu iluminacji świątecznych pokazujemy, jak w praktyce stosować zasady szacowania usług powtarzających się. Odpowiadamy także na pytania, które często pojawiają się w codziennej pracy: • kto wykazuje postępowanie w planie – zamawiający czy jego pełnomocnik, • czy w planie postępowań należy ujmować zamówienia wyłączone z ustawy Pzp (w tym z art. 11 ust. 5 pkt 1), • jak prawidłowo zaktualizować plan, gdy zmienia się wartość zamówień częściowych i próg stosowania ustawy przestaje mieć zastosowanie.

Tematem przewodnim wydania są zmiany w prawie unijnym, które już dziś wymagają od zamawiających aktualizacji procedur i dokumentów. W centrum stawiamy podwyższenie progu stosowania Pzp do 170.000 zł od 1 stycznia 2026 r. Nasi Autorzy pokazują krok po kroku, kiedy i jak zaktualizować regulaminy udzielania zamówień podprogowych, jak prowadzić postępowania wszczęte jeszcze przy progu 130.000 zł oraz jak w praktyce uregulować wewnętrzne progi w jednostce. Wracamy też do tematu sankcji unijnych wobec Rosji, omawiając zmianę art. 5k rozporządzenia 833/2014 – ze szczególnym naciskiem na nowe brzmienie zakazu oraz konieczność dostosowania SWZ i oświadczeń wykonawców, tak aby uniknąć ryzyka zawarcia umowy z podmiotem objętym restrykcjami. Na konkretnym przykładzie postępowania o dostawę samochodu analizujemy ponadto, kiedy oferta z produktem z państwa trzeciego (np. samochód chiński) może zostać dopuszczona, a kiedy zamawiający – korzystając z art. 16b ustawy Pzp – może zastrzec mniej korzystne warunki lub całkowicie ją wyłączyć. Zachęcamy do lektury, weryfikacji własnych regulaminów i wzorów dokumentów.

Czy zamawiający może zmniejszyć lub anulować karę umowną za opóźnienie wykonawcy? Jak rozliczyć drobne różnice w kosztorysie po wyborze oferty? Czy można narzucić wykonawcy stałą kwotę za gotowość do odśnieżania? I wreszcie – co zrobić, gdy cena na fakturze nie zgadza się z ofertą? Na te pytania odpowiadamy w najnowszym wydaniu „Zamówień Publicznych w Pytaniach i Odpowiedziach”. Tematem numeru jest realizacja umowy o zamówienie publiczne – etap, na którym nawet najlepiej przygotowane postępowanie potrafi ujawnić trudności. To właśnie tu często pojawiają się problemy praktyczne: błędy w kosztorysach, wątpliwości przy naliczaniu kar, rozbieżności między dokumentami, a także niejasności przy rozliczeniach. Nasi eksperci pokazują, jak postępować zgodnie z prawem i jednocześnie skutecznie chronić interes zamawiającego. Wyjaśniają m.in.: • kiedy i na jakich zasadach możliwe jest zawarcie ugody lub umorzenie kary umownej oraz jak uniknąć zarzutu naruszenia dyscypliny finansów publicznych • jak postąpić przy różnicach w kosztorysie ofertowym, gdy nie wpływają one na cenę umowną, a także • jak rozliczać faktury, by nie doszło do przekroczenia wartości oferty. To wydanie stanowi praktyczny przewodnik po częstych problemach realizacyjnych – z gotowymi rozwiązaniami, które pozwolą uniknąć sporów, korekt i błędów w dokumentacji.

Zamawiający dość często stają przed dylematem: co zrobić, gdy wszystkie oferty w przetargu trzeba odrzucić? Czy można wówczas sięgnąć po tryb z wolnej ręki, czy też konieczne jest ponowne ogłoszenie postępowania? Odpowiedzi na te pytania – oparte na aktualnym orzecznictwie i praktyce kontrolnej – publikujemy w bieżącym wydaniu w Temacie numeru. Wyjaśniamy krok po kroku, kiedy przesłanki z art. 214 ust. 1 pkt 6 Pzp rzeczywiście pozwalają na zastosowanie trybu z wolnej ręki, a kiedy byłoby to działanie bez podstawy prawnej, narażające zamawiającego na zarzut naruszenia ustawy. W wydaniu poruszamy również inne ciekawe kwestie z praktyki korzystania z trybu z wolnej ręki: • czy zakaz in-house z ustawy o utrzymaniu czystości obejmuje prowadzenie PSZOK, • czy błąd w oznaczeniu wykonawcy w zaproszeniu do negocjacji uzasadnia unieważnienie postępowania, • czy usługi autoryzowanego serwisu można zlecić w trybie z wolnej ręki. Każdy z tych przypadków pokazuje, jak różne sytuacje mogą wymagać od zamawiających odmiennej interpretacji przepisów.

To wydanie „Zamówień publicznych w pytaniach i odpowiedziach” otwieramy tematem, który realnie zmieni praktykę każdego postępowania o udzielenie zamówienia. Dnia 9 września 2025 r. weszła w życie ustawa z 9 lipca 2025 r. (Dz.U. poz. 1165), która dodała do Pzp m.in. art. 16a i 16b, porządkując dostęp do polskiego rynku przetargowego dla wykonawców spoza UE. Co to oznacza w praktyce? Po pierwsze – obowiązek równego traktowania jedynie względem unijnych wykonawców oraz tych pochodzących z państw objętych GPA i innymi stosownymi umowami międzynarodowymi. Po drugie – prawo precyzyjnego dopuszczania (lub ograniczania) udziału podmiotów z państw trzecich oraz kształtowania dla nich mniej korzystnych warunków zamówienia. W ślad za tym zmieniają się też kluczowe przepisy dotyczące m.in. odrzucania ofert, obliczania rażąco niskiej ceny i środków ochrony prawnej. Katarzyna Bełdowska – ekspert i wieloletni praktyk – omawia krok po kroku: co dokładnie zmieniono w Pzp, jak sformułować postanowienia SWZ, jak weryfikować pochodzenie świadczeń i jak działa reżim przejściowy. Zapraszamy do lektury całego wydania i wdrożenia sprawdzonych wskazówek już dziś!

W tym numerze „Zamówień Publicznych w pytaniach i odpowiedziach” pochylamy się nad funkcjonowaniem jednego z kluczowych ogniw każdej procedury przetargowej – komisji przetargowej. To właśnie komisja, wspierając kierownika zamawiającego, czuwa nad prawidłowością przebiegu postępowania, ocenia oferty i często odpowiada za jego finalny rezultat. W wydaniu odpowiadamy m.in. na pytania: • Jak postępować, gdy członkowie komisji stają wobec sytuacji potencjalnego konfliktu interesów? • Czy oświadczenia z art. 56 Pzp są konieczne, gdy nie wpłynęła żadna oferta? • Co zrobić, gdy kierownik zamawiającego zna się prywatnie z wykonawcą lub rezygnuje ze stanowiska w trakcie procedury? • Jak poprawnie ustanowić pełnomocnika do prowadzenia postępowania? Jak zwykle rozwiązujemy problemy, które pojawiają się w codziennej praktyce zamawiających i wykonawców, analizujemy aktualne przepisy i stanowiska UZP, a także dzielimy się orzecznictwem KIO.

Czy zamawiający, planując kilka odrębnych postępowań na wyroby medyczne, z których tylko jedno przekracza próg 5 mln euro, musi stosować przepisy Instrumentu Zamówień Międzynarodowych (IZM)? To pytanie – które może wkrótce dotyczyć wielu instytucji publicznych – stawiamy w bieżącym numerze „Zamówień publicznych w pytaniach i odpowiedziach”. Wprowadzony niedawno środek IZM, mający na celu ograniczenie dostępu do unijnego rynku zamówień publicznych dla medycznych produktów pochodzących z Chińskiej Republiki Ludowej, stawia przed zamawiającymi nowe wyzwania interpretacyjne. Wątpliwości dotyczą m.in. tego, czy próg 5 mln euro należy odnosić do wartości konkretnego postępowania, czy może do całkowitej wartości zamówień podobnych, które w istocie powinny być szacowane łącznie. Nasi eksperci – Katarzyna Bełdowska oraz dr Rafał Wasilewski – analizują najnowsze przepisy unijne i krajowe, preambuły rozporządzeń oraz zasady szacowania, by pomóc Ci uniknąć ryzyka prawnego i zarzutu obchodzenia regulacji.

Czy wymiana oświetlenia to dostawa, czy robota budowlana? Czy zamontowanie windy to tylko „dodatek” do zakupu urządzenia? Jak ocenić zmianę formatu dokumentacji projektowej – czy jako zmianę SWZ, czy zwykłą formalność?W bieżącym wydaniu stawiamy czoło dylematom, z którymi codziennie mierzą się zamawiający – tym razem z obszaru zamówień na roboty budowlane. Ekspertki z wieloletnim doświadczeniem po stronie instytucji zamawiających wyjaśniają m.in.:• jak opisać zamówienie na dostawę z montażem, aby nie popełnić błędu przy kwalifikacji przedmiotu;• czy zamawiający może z góry wykluczyć technologię równoważną, np. drewnianą prefabrykację;• kiedy łączyć roboty budowlane w jedno zamówienie, a kiedy można je rozdzielić;• czy zmiana formatu dokumentacji projektowej to nieznacząca formalność, czy zmiana SWZ.To tematy pozornie drobne, ale mające realne skutki: od prawidłowego szacowania wartości zamówienia, przez ryzyko unieważnienia postępowania, aż po możliwość wniesienia skutecznego odwołania.

Zapraszam do lektury nowego wydania, którego tematem przewodnim są zamówienia współfinansowane ze środków Unii Europejskiej. W tym numerze skupiamy się na szczegółach, które często decydują o prawidłowym wykorzystaniu środków unijnych i o uniknięciu ryzyka korekt finansowych. Współfinansowanie z funduszy UE to nie tylko szansa na rozwój, ale również obowiązek ścisłego przestrzegania Wytycznych 2021–2027 i umów o dofinansowania. Dlatego analizujemy praktyczne problemy, z jakimi spotykają się zamawiający i wykonawcy w postępowaniach prowadzonych na podstawie regulaminów wewnętrznych i zasady konkurencyjności. Odpowiadamy na pytania o konsekwencje niedopatrzeń w dokumentacji – takich jak brak aktualizacji terminu wniesienia wadium – oraz o prawidłowość stosowania oświadczeń o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, gdy nie określono ich w zapytaniu ofertowym. Szczególną uwagę poświęcamy również sformułowaniom dotyczącym konfliktu interesów w zapytaniach publikowanych w Bazie Konkurencyjności. Zachęcam do zapoznania się z także innymi odpowiedziami ekspertów – opartymi na aktualnych przepisach, Wytycznych oraz orzecznictwie – które rozwiewają wątpliwości i pomagają bezpiecznie realizować projekty z udziałem środków unijnych.