Zamawiający

W tym dziale znajdziesz porady prawne udzielone przez ekspertów w konkretnych sytuacjach, z jakimi spotkali się inni uczestnicy postępowań o zamówienia publiczne. Wszystkie odpowiedzi zostały udzielone przez doświadczonych prawników i specjalistów ds. Prawa zamówień publicznych.

W którym miejscu sprawozdania z udzielonych zamówień uwzględnić wartość corocznie odnawianej licencji?

Pytanie: Ośrodek Pomocy Społecznej kilka lat temu zakupił u producenta oprogramowanie komputerowe stworzone do pracy dla jednostek o danej specyfice. Każdy program jest dostosowany do obsługi poszczególnych działów. Wszystkie programy są ze sobą kompatybilne i mogą współpracować, co w ogromnej mierze ułatwia pracę całego Ośrodka. Wraz z nakładaniem na Ośrodek nowych zadań ustawowych były zamawiane kolejne programy tego producenta, również stworzone w taki sposób, aby współpracowały z już istniejącymi, z których Ośrodek od lat korzystał. Przedmiotem umowy zawartej kilka lat temu był zakup oprogramowania. Aby móc korzystać z programów, Ośrodek jest zobowiązany corocznie składać zamówienie na przedłużenie licencji, ponieważ jest to licencja czasowa, odnawialna co 12 miesięcy. Czy złożenie zamówienia na przedłużenie licencji oprogramowania w danym roku należy traktować jako odrębne zamówienie, dla którego istnieje obowiązek umieszczenia w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych, czy możemy to potraktować jako kontynuację pierwszego zamówienia przy zakupie oprogramowania? Z uwagi na wartość zamówienia w danym roku, nieprzekraczającą progów ustawowych do zamówienia stosujemy wewnętrzny regulamin udzielania zamówień. Nie przeprowadzamy natomiast procedury konkurencyjnej w celu porównania innych ofert producentów oprogramowania, argumentując to w ten sposób, iż przeniesienie wszystkich danych na programy firm konkurencyjnych wiązałoby się z utratą wprowadzonych danych, z uwagi na duże zróżnicowanie struktury bazy danych, chaosem organizacyjnym z powodów technicznych i mogłoby wpłynąć na niezachowanie ciągłości działalności. Jak mamy traktować takie zamówienia? Czy jest to jedne zamówienie przedłużane co roku, dla którego nie ma obowiązku sprawozdawczego? Czy może traktować je jako odrębne, coroczne zamówienia, które musimy uwzględnić w rocznym sprawozdaniu?

Jak rozpoznać dokument, który wolno uzupełnić w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp?

Pytanie: W postępowaniu zamawiający sektorowy wymagał w siwz, aby wykonawcy dołączyli do oferty składanej na formularzu elektronicznym wypełniony wykaz przedmiotów odbioru i płatności opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dokument ma odzwierciedlać podział ceny całkowitej na etapy płatności i będzie stanowić załącznik do umowy. Formularz wykazu był szczegółowo określony w siwz, m.in. co do ilości i zakresów etapów i niektórych warunków brzegowych odnośnie do ceny etapów. Poniżej fragment siwz z zapisami dotyczącymi formy składania oferty: „Na ofertę składa się wypełniony za pośrednictwem Systemu Zakupowego GK PGE formularz ofertowy, w którym wykonawca określi całkowitą wartość przedmiotu zamówienia w PLN (netto i brutto), podpisany przez osoby upoważnione do podejmowania czynności prawnych, w tym do zaciągania zobowiązań skutkujących finansowo. Do oferty należy dołączyć: 15.5.1. Jednolity Europejski Dokument Zamówienia w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 15.5.2. Pełnomocnictwo osób podpisujących ofertę do występowania w imieniu Wykonawcy oraz jego reprezentowania albo do występowania w imieniu Wykonawcy, jeżeli ich umocowanie nie wynika wprost z dokumentów rejestrowych. Pełnomocnictwo należy sporządzić w postaci elektronicznej i opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 15.5.3. Wypełniony Wykaz Przedmiotów Odbioru i Płatności opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 15.5.4. .......inne (wskazane w siwz). Wykonawca składając ofertę, nie dołączył do niej wykazu przedmiotów odbioru i płatności. Czy zamawiający może go wezwać do uzupełnienia np. na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, traktując ten wykaz jako inny dokument niezbędny do przeprowadzenia postępowania, czy też taka oferta podlega odrzuceniu? Czy w tym przypadku mają znaczenie zapisy siwz, według których na ofertę składa się wypełniony elektronicznie formularz oferty, a inne dokumenty, w tym wykaz przedmiotów odbioru i płatności są do niej załączane?

Groźba rozwiązania umowy – zobacz, jak reagować na zarzuty przegranych wykonawców po wyborze oferty

Pytanie: Jak powinien postąpić zamawiający, jeżeli już po zrealizowaniu umowy zawartej w wyniku przetargu nieograniczonego finansowanego ze środków unijnych do zamawiającego wpłynęła informacja o naruszeniu przepisów ustawy Pzp w związku z opisaniem przedmiotu zamówienia pod konkretny produkt i określonego wykonawcę? Wnoszący informację żąda rozwiązania umowy, grozi prawnymi konsekwencjami oraz poinformowaniem instytucji finansującej o naruszeniach ustawy Pzp, jeżeli zamawiający nie rozwiąże umowy. Zamawiający próbował zatrudnić eksperta do zbadania prawidłowości opisu przedmiotu zamówienia w kontekście zgodności z ustawą Pzp oraz sprawdzenia czynności wykonywanych przez osoby merytoryczne zatrudnione przy realizacji projektu w zakresie ich wpływu na ostateczny opis przedmiotu zamówienia a także wyliczenia szacunkowej wartości zamówienia. W tym celu zwrócił się do wielu instytucji, które mogłyby zbadać sprawę i wydać ekspertyzę. Ostatni ekspert odmówił współpracy, twierdząc cyt.: „Niestety do dzisiejszego dnia nie udało mi się znaleźć osoby do zespołu. Ponieważ jak wynikało z nadesłanej dokumentacji strona skarżąca wskazuje na bardzo szczegółowe funkcjonalności urządzenia, w mojej ocenie konieczna jest znajomość urządzeń kilku producentów na poziomie serwisowym. Pomimo poszukiwań oraz rozpytania wśród techników, którymi dotychczas współpracowałem niestety nie znalazła się osoba, która dołączyłaby do zespołu. W związku z tym jestem zmuszony odstąpić od przyjęcia zlecenia. W bieżącej sytuacji podjęcie się wykonania zlecenia byłoby obarczone ryzykiem, że ekspertyza zostanie podważona co dla Akademii mogłoby spowodować poważne konsekwencje”. Zamawiający podjął już wszystkie możliwe kroki, aby wyjaśnić sytuację. Czy powinien tę sprawę zgłosić do innych organów np. prokuratury, która ma większe możliwości i narzędzia do jej zbadania?

Wniosek o wszczęcie kontroli wysłany do prezesa UZP nie blokuje zamawiającemu zawarcia umowy

Pytanie: Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczono w Dz.Urz. UE 30 marca 2017 r. Termin otwarcia ofert wyznaczono na 11 maja 2017 r. W dniu 12 kwietnia 2017 r. wykonawca X wniósł do KIO odwołanie od treści siwz obejmujące wymagania techniczne i punktację. W toku postępowania na wniosek i zapytania zainteresowanych wykonawców w związku z wniesionym odwołaniem zamawiający 20 kwietnia 2017 r. zmienił treść siwz i ogłoszenia oraz przesunął termin otwarcia ofert na 17 maja 2017 r. KIO po rozprawie 4 maja 2017 r. wyrokiem z 8 maja 2017 r. oddaliła wniesione odwołanie i pouczyła, iż na wyrok zgodnie z art. 198a i 198b ustawy Pzp przysługuje skarga do sądu okręgowego w terminie 7 dni. W związku z wyrokiem KIO oraz z brakiem złożenia w przysługującym terminie skargi przez wykonawcę X 17 maja 2017 r. zamawiający dokonał otwarcia ofert. Złożono 1 ofertę spełniającą warunki udziału w postępowaniu (oferty nie złożył wykonawca X). Zgodnie z art. 94 ust. 2 pkt 1 lit a. ustawy Pzp zamawiający ustalił z wykonawcą Y termin zawarcia umowy na 12 czerwca 2017 r. W dniu 7 czerwca 2017 r. do zamawiającego wpłynął wniosek o wstrzymanie się z zawarciem umowy z firmą Y, w którym nie podano żadnej podstawy prawnej żądania, a jedynie powołano się na argumentację przedstawioną na rozprawie w KIO. Jednocześnie wykonawca X poinformował o złożeniu wniosku do prezesa UZP o podjęcie czynności kontrolnych. Czy w tej sytuacji zamawiający może zawrzeć umowę z firmą Y, czy też należy wstrzymać się do czasu rozstrzygnięcia kontroli? Z jakimi sankcjami wiązałoby się wcześniejsze zawarcie umowy, przed zakończeniem kontroli, gdyby stwierdzono nieprawidłowości w postępowaniu?

Klasyfikacja usług projektowych według Prawa budowlanego ma drugorzędne znaczenie względem ich szacowania

Pytanie: Zamawiający dokonuje szczegółowej klasyfikacji usług projektowych: I. Budynki: U.I.1. Budynki socjalne i komunalne U.I.2. Budynki użyteczności publicznej (budynki przeznaczone na potrzeby administracji publicznej, wymiaru sprawiedliwości, kultury, kultu religijnego, oświaty, szkolnictwa wyższego, nauki, opieki zdrowotnej, opieki społecznej, socjalnej i turystyki) U.I.3. Sale gimnastyczne i hale sportowe z zapleczem U.I.4. Inne budynki nieujęte w pkt U.I.1, U. I.2 i U.I.3 II. Budowle: U.II.1. Drogi wraz ze zjazdami U.II.2. Parkingi i miejsca postojowe U.II.3. Obiekty liniowe poza drogami (wodociągi, ciepłociągi, gazociągi, kanalizacje deszczowe, kanalizacje sanitarne, linie kablowe nad i podziemne, trakcje elektroergetyczne, kanalizacje kablowe) U.II.4. Budowle sportowe (boiska, trybuny itp.) U.II.5. Sieci uzbrojenia terenu, sieci techniczne U.II.6. Składowiska odpadów, stacje uzdatniania wody U.II.7. Budowle ziemne (zbiorniki, konstrukcje oporowe, budowle hydrotechniczne) U.II.8. Wiadukty, mosty, estakady, przepusty, tunele, nadziemne i podziemne przejścia dla pieszych U.II.9. Chodniki, ścieżki rowerowe, itp. U.II.10. Pozostałe budowle nieujęte w pkt od U.II.1 do U.II.9 III. Obiekty małej architektury U.III.1. Obiekty kultu religijnego (kapliczki, figury, krzyże przydrożne, itp.) U.III.2. Posągi, wodotryski, ławki, trawniki, zieleńce i inne obiekty architektury ogrodowej U.III.3. Obiekty użytkowe służące rekreacji codziennej i utrzymania porządku (place zabaw, siłownie zewnętrzne, śmietniki. Czy taka metodologia podziału jest prawidłowa i znajduje uzasadnienie w przepisach Prawa budowlanego (w ramach 3 grup – I, II i III)?

Negocjacje z ogłoszeniem – czy wolno skrócić termin składania ofert wstępnych?

Utajnienie części oferty – skomplikowany proces ustalania, czy faktycznie występuje tajemnica przedsiębiorstwa

Pytanie: W przetargu nieograniczonym powyżej progu unijnego na budowę sortowni odpadów komunalnych wraz z dostawą i montażem urządzeń składających się na linię sortowania odpadów komunalnych zostały złożone cztery oferty w postaci elektronicznej. Wykonawcy mieli w pewnym zakresie „zaprojektować” linię sortowniczą i dobrać urządzenia spełniające wymogi siwz. Wykonawca X w celu wykazania spełniania warunku udziału w postępowaniu polega na zasobach podmiotów trzecich, tj. projektancie technologii dla linii sortowniczej oraz kierowniku montażu linii technologicznej. Wykonawca X zastrzegł jako tajemnicę przedsiębiorstwa następujące informacje: nazwy/modele/producentów urządzeń (wykaz oferowanych urządzeń składających się na linię sortowniczą), nazwy podmiotów trzecich i podwykonawców, zakres podwykonawstwa oraz imiona, nazwiska i doświadczenie kadry skierowanej do realizacji zamówienia (część formularza ofertowego, JEDZ wykonawcy w zakresie informacji o podwykonawstwie, JEDZ podmiotów trzecich oraz zobowiązania podmiotów trzecich do udostępnienia zasobów). Wykonawca X w uzasadnieniu zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa złożonym wraz z ofertą argumentuje, iż dobór urządzeń linii sortowniczej stanowi know-how przedsiębiorstwa, a udostępnienie zainteresowanym wykazu oferowanych urządzeń umożliwi pełną identyfikację zastosowanych rozwiązań oraz dostawców urządzeń (podwykonawców), ujawni strategię firmy odnośnie dostaw i wynegocjowanych u podwykonawców cen za dostawy urządzeń (struktura kosztów). Ponadto w kontraktach z podwykonawcami ujęto klauzule poufności, a ujawnienie dostawców może utrudnić kontakty handlowe w przyszłości, a nawet doprowadzić do przechwycenia dostawców przez konkurencję. W odniesieniu do zastrzeżenia imion i nazwisk oraz doświadczenia kadry skierowanej do realizacji zamówienia wykonawca X argumentuje, że ze względu na specyficzny charakter i złożoność zamówienia istotne jest skompletowanie zespołu o wysokich kwalifikacjach, dzięki któremu istnieje możliwość pozyskania i wykonania zamówienia. W związku z tym, że o sile firmy przesądzają ludzie, niezbędne jest zabezpieczenie się przed dostępem do zasobów kadrowych wykonawcy. Ujawnienie informacji o kadrze oraz nazw podmiotów trzecich, którzy udostępniają swoich pracowników na potrzeby realizacji zamówienia mogłoby doprowadzić do „podkupienia kadry” przez konkurencyjne firmy i osłabić pozycję rynkową Wykonawcy. Wykonawca X w celu wykazania, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa przytoczył argumenty: 1)      informacje nie zostały ujawnione do wiadomości publicznej, a w odniesieniu do kadry kierowanej do realizacji zamówienia – nie są znane ogółowi, w szczególności osobom, które ze względu na swoją działalność zawodową nie są zainteresowane posiadaniem tych informacji, 2)      dostęp do informacji miał jedynie ograniczony krąg osób, pracowników wykonawcy związanych klauzulami poufności z pracodawcą, 3)      stosowano wewnętrzne reguły postępowania z informacjami sensytywnymi, w myśl których specjaliści poszczególnych branż nie znają informacji poufnych w innych branżach, 4)      dane poufne były przekazywane bezpośrednio pomiędzy pracownikami przygotowującymi ofertę oraz w szczególny sposób uniemożliwiający przypadkowe ujawnienie tych danych, 5)      wersja elektroniczna ostatecznego doboru dostawców urządzeń oraz parametrów technicznych niektórych urządzeń została przekazana z pominięciem sieci Internet, 6)      sposób postępowania z informacjami poufnymi u wykonawcy reguluje wewnętrzna procedura, która była przestrzegana, 7)      zewnętrzni doradcy wykonawcy nie byli dopuszczeni do wiedzy na temat informacji poufnych (dotyczy kadry kierowanej do realizacji zamówienia), 8)      zobowiązano do zachowania poufności wszystkie osoby uczestniczące w przygotowaniu oferty oraz wskazaną w ofercie kadrę, która zostałaby skierowana do realizacji zamówienia. W ocenie zamawiającego można uznać, iż informacje zastrzeżone przez wykonawcę X mają wartość gospodarczą, jednakże wątpliwości budzi to, czy faktycznie stanowią one tajemnicę przedsiębiorstwa. Opisany przez wykonawcę sposób postępowania z danymi poufnymi − w ocenie zamawiającego − wydaje się być zwykłym postępowaniem w wielu firmach z różnych branż. Wykonawca nie przedłożył ani nawet nie przytoczył fragmentów stosowanych przez niego wewnętrznych procedur oraz zastosowanych klauzul poufności. Rynek podmiotów projektujących, montujących i produkujących urządzenia linii sortowniczej jest dość wąski i urządzenia, a także ich dostawcy (podwykonawcy oraz podmioty trzecie) czy nawet projektant technologii dla linii sortowniczej powtarzają się w ofertach kilku różnych wykonawców. Ponadto przedmiotowe postępowanie zostało wszczęte po raz trzeci. W poprzednim unieważnionym postępowaniu wykonawca X również złożył ofertę, która była w całości jawna (oferty nie są identyczne pod względem podwykonawców, podmiotów trzecich i kadry, ale niektóre aspekty się powtarzają, w szczególności zaoferowano te same urządzenia). Wykonawcy zwrócili się o udostępnienie ofert konkurencji. Zamawiający udostępnił na razie jedynie część jawną oferty. Czy należy odtajnić i udostępnić zastrzeżoną część oferty wykonawcy X? Czy w przypadku uznania, iż zastrzeżone informacje faktycznie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, zamawiający powinien udostępnić pozostałym wykonawcom JEDZ wykonawcy X w części jawnej np. w formie skanu z zamazaną sekcją D zawierającą informacje dotyczące podwykonawców? JEDZ nie zawiera szczegółowych informacji o kadrze, gdyż wykonawcy byli zobowiązani wypełnić jedynie sekcję alfa w części IV JEDZ. W przypadku takiej formy udostępnienia JEDZ zainteresowanym nie ma możliwości sprawdzenia, kto podpisał dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

  • Data: 17.05.2019

Weź udział w szkoleniu!

Zamówienia publiczne w formie elektronicznej

Praktyka. Nowe orzeczenia KIO. Opinie

Zadaj swoje pytanie dr A. Gawrońskiej-Baran!

18 czerwca, Warszawa

Zapisz się  i odbierz rabat >> 

Poradnia

Odpowiedzi nawet na najtrudniejsze pytania

Zadaj pytanie ekspertowi Sprawdź wszystkich ekspertów portalu »

Nasi partnerzy, osiągnięcia i opinie klientów

wiper-pixel