Zamówienia publiczne w instytucjach kultury – jak zlecić zamówienie zwolnione od Pzp oraz z wolnej ręki?

Artykuł 11 ust. 5 pkt 2 ustawy Pzp wskazuje, że jej przepisów nie stosuje się do pewnego rodzaju zamówień dotyczących działalności kulturalnej.

Jaki przedmiot zamówień z dziedziny kultury obejmuje zwolnienie od stosowania Pzp?

Omawiane zwolnienie od trybów ustawowych dotyczy zamówień o wartości mniejszej niż progi unijne, których przedmiotem są dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją:

• wystaw,
• koncertów,
• konkursów,
• festiwali,
• widowisk,
• spektakli teatralnych,
• przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej.

Zwolnienie dotyczy także działań:

• związanych z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki lub muzealiów, a także
• z zakresu działalności archiwalnej związanej z gromadzeniem materiałów archiwalnych.

Zwolnienie dotyczy jednak tylko tych zamówień, które nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności.

Jakiej wartości zamówienia publiczne w instytucjach kultury nie podlegają ustawie Pzp?

Omówione zwolnienie dotyczy zamówień o wartościach poniżej progów unijnych. Wysokość progów unijnych określa obwieszczenie prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z 1 stycznia 2021 r. w sprawie aktualnych progów unijnych, ich równowartości w złotych, równowartości w złotych kwot wyrażonych w euro oraz średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych lub konkursów.

W jakich procedurach dokonywać zakupów na zamówienia publiczne w instytucjach kultury zwolnione od Pzp?

Regulacjaart. 11 ust. 5 pkt 2 ustawy Pzp nie oznacza, że wskazanych zamówień można udzielać w dowolny sposób. Wytyczne w tym zakresie zawierają art. 37a–37d ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.

Z przepisów tych wynikają następujące poniżej opisane obowiązki.

Zamówienia publiczne w instytucjach kultury muszą być ogłaszane

Podmiot, który prowadzi działalność kulturalną, zamieszcza na swojej stronie Biuletynu Informacji Publicznej ogłoszenie o zamówieniu, którego planuje udzielić. Ogłoszenie trzeba zamieścić w przypadku, gdy wartość zamówienia jest równa lub przekracza 130.000 zł. Górną granicą, do którejzamówienia publiczne w instytucjach kultury muszą być ogłaszane w BIP, jest oczywiście wartość progów unijnych.

Celem ogłoszenia jest poinformowanie wszystkich potencjalnie zainteresowanych podmiotów o zamówieniu, jakie zamawiający planuje zlecić.

Przepisy nie wskazują, co powinno zawierać ogłoszenie. Można przyjąć, że minimum to podanie informacji o:

• zamawiającym,
• przedmiocie zamówienia oraz jego wielkości (zakresie),
• terminie i miejscu złożenia ofert,
• zasadach, które będą kierowały wyborem wykonawcy.

Sprawdź procedury, jakim podlegają zamówienia publiczne w instytucjach kultury zwolnione od Pzp

Zamówienia należy udzielić w sposób, który zapewnia:

• przejrzystość i
• równe traktowanie podmiotów zainteresowanych wykonaniem zamówienia.

Zamawiający ma także obowiązek uwzględnić wszystkie okoliczności, które mogą mieć wpływ na udzielane zamówienia publiczne w instytucjach kultury.

Wydaje się, że zasadę przejrzystości zamawiający realizuje, zamieszczając po prostu ogłoszenie o udzielanym zamówieniu. Równe traktowanie potencjalnych wykonawców, którzy ubiegają się o zamówienie, oznacza brak ich dyskryminacji oraz niepreferowanie konkretnych podmiotów, które mogą zrealizować zamówienie. Zasada ta obowiązuje zamawiającego zarówno na etapie przygotowania postępowania, jak i jego prowadzenia.