Zamawiający, wszczynając postępowanie o udzielenie zamówienia, powinien nie tylko dokonać opisu przedmiotu zamówienia, w sposób umożliwiający mu uzyskanie spełnienia uzasadnionych potrzeb, ale także ocenić możliwości rynku, czy tak dokonany opis nie doprowadzi do utrudnienia w udziale w przetargu. Nie jest dopuszczalna sytuacja, iż tylko jeden wykonawca lub ściśle ograniczony krąg będzie w stanie sprostać postawionym wymaganiom (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 27 kwietnia 2016 r.; sygn. akt KIO 582/16).

Nie można odmawiać zamawiającemu prawa do takiego opisu przedmiotu zamówienia, dzięki któremu stało by się ono jednym z elementów lokalnej polityki walki z bezrobociem. Zwłaszcza, gdy uwzględni się planowany 25 letni czas realizowanego w ramach partnerstwa publiczno-prywatnego przedsięwzięcia. W tym stanie rzeczy sformułowany przez zamawiającego opis przedmiotu zamówienia jest odzwierciedleniem uzasadnionych potrzeb zamawiającego (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 7 sierpnia 2015 r.; sygn. akt KIO 1611/15).

Oferta musi jednoznacznie wskazywać, jakie parametry ma sprzęt proponowany przez wykonawcę. Jeżeli wykonawca nie wskazuje na konkretny typ, model, wymaganą cechę, lecz zaświadcza, że może spełnić różne parametry, to ich ustalenie należałoby ostatecznie do zamawiającego. W konsekwencji taka oferta nosiłaby znamiona wariantowej, co jest niedopuszczalne, jeśli zamawiający nie dopuści takiego rozwiązania (wyrok KIO z 12 kwietnia 2013 r.; sygn. akt KIO 739/13 (art. 89 ust. 1 ustawy Pzp).

Jeżeli wymogi wskazane w opisie przedmiotu zamówienia wynikają z uzasadnionych potrzeb zamawiającego natury ekonomicznej i związanej z bezpieczeństwa pracy, nie można uznać, że utrudniają uczciwą konkurencję (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 2 sierpnia 2010 r.; sygn. akt KIO 1520/10).

Niedopuszczalne jest opisanie przedmiotu zamówienia, które umożliwiłoby wykonawcy zbyt duży margines swobody na etapie realizacji umowy w stosunku do wymagań zamawiającego wskazanych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 20 października 2010 r.; sygn. akt KIO/2173/10).

Istnieje różnica między wskazaniem cech zamawianego produktu przez określenie ich za pomocą znaku to­warowego, patentu lub pochodzenia, a wskazaniem znaku towarowego, patentu lub pochodzenia jako danych wyj­ściowych umożliwiających wykonawcom prawidłowe przygotowanie oferty. Pierwsza z opisanych sytuacji jest na bazie art. 29 ust. 3 ustawy Pzp niedopuszczalna, natomiast druga z nich może stanowić niezbędny element opisu przedmiotu zamówienia, choćby w zakresie integracji z istniejącymi już systemami u zamawiającego (wyrok Krajo­wej Izby Odwoławczej z 30 czerwca 2011 r.; sygn. akt KIO 1286/11).

Parametry techniczne standardowego sprzętu są parametrami powszechnie dostępnymi, publikowanymi przez ich producentów w ulotkach oraz na stronach internetowych. Tym samym nie mogą stanowić tajemnicy przedsię­biorstwa, gdyż są podawane do wiadomości publicznej i nie posiadają w przedmiotowym przypadku wartości go­spodarczej, technicznej czy też technologicznej (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 14 stycznia 2011 r.; sygn. akt KIO 2817/10).

W przypadku gdy potrzeby zamawiającego są obiektywnie uzasadnione, zamawiający uprawniony jest do wprowadzenia wymogów, które zawężają krąg potencjalnych wykonawców, jednakże zawężenie to następuje nie w celu preferowania określonego wykonawcy, ale w celu uzyskania produktu jak najbardziej odpowiadającego potrzebom zamawiającego (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 15 grudnia 2010 r.; sygn. akt KIO 2588/10).

Nie można wyznaczać terminu realizacji zamówienia, który mogą spełnić tylko niektórzy oferenci. Prowadzi to bowiem do nieuprawnionego preferowania jednej grupy wykonawców i narusza zasadę uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 17 sierpnia 2010 r.; sygn. akt KIO/1661/10).

Teza Pojęcie „równoważne" nie może oznaczać 'takie same", a więc muszą być określone konkretne warunki liczbowe, lub inne ostre kryteria np. co do dopuszczalnej wielkości, wagi, zapachu, lepkości, kształtu, po spełnieniu których możliwe będzie uznanie, że oferowany przedmiot jest równoważny przedmiotowi zamówienia (wyrok krajowej izby Odwoławczej z 7 września 2010 r.; sygn. akt KIO 1839/10).