Na czym polegają omyłki w ofertach w Prawie zamówień publicznych

Stosownie do regulacji art. 223 ust. 2 ustawy Pzp, zamawiający poprawia w ofercie:

1) oczywiste omyłki pisarskie,

2) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,

3) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty

‒ niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

W zachowującym aktualność wyroku z 12 czerwca 2012 roku sygn. akt KIO 1084/12 Krajowa Izba Odwoławcza wskazała, że postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone powinno być w celu wyłonienia wykonawcy, który złożył ofertę zgodną z oczekiwaniami zamawiającego opisanymi w dokumentach zamówienia, a następnie uzyskał największą liczbę punktów zgodnie z przyjętymi kryteriami oceny ofert. Weryfikacji powołanych okoliczności służy procedura badania i oceny ofert, przy wykorzystaniu instrumentów, w które ustawodawca wyposażył zamawiającego, aby zagwarantować z jednej strony wykonawcom rzetelną ocenę złożonych ofert, a drugiej - zamawiającemu wybór oferty najkorzystniejszej spełniającej wyartykułowane w dokumentach zamówienia oczekiwania.

Zanim zamawiający podejmie decyzję o odrzuceniu oferty jako niezgodnej z treścią SWZ, zobowiązany jest wszechstronnie ją zbadać bacząc, by wyjaśnić w trybie opisanym w art. 223 ust. 1 ustawy Pzp stwierdzone nieścisłości i dokonać poprawy omyłek zgodnie z dyrektywami wyrażonymi w art. 223 ust. 2 pkt 1 - 3 ustawy Pzp. Dopiero wyczerpanie tej procedury uprawnia zamawiającego do ustalenia, że treść oferty nie odpowiada treści SWZ a w konsekwencji odrzucenia oferty na podstawie (por. wyrok KIO z 29 lipca 2011 r., sygn. akt KIO 1514/11 z oraz wyrok KIO z 8 maja 2012 r., sygn. akt KIO 819/12).

Ustawa Pzp nie zawiera definicji oczywistej omyłki pisarskiej. Pojęcie to było wielokrotnie definiowane w orzecznictwie sądów okręgowych i Krajowej Izby Odwoławczej.

Jak wskazał Sąd Okręgowy w Gdańsku (wyrok z dnia 27 czerwca 2008 r., sygn. akt XII Ga 206/08):

"możliwość poprawienia oczywistej omyłki w tekście oferty dotyczy wyłącznie takich błędów, które są łatwe do zauważenia, a "oczywistość" omyłki rozumianej jako określona niedokładność nasuwa się każdemu, bez potrzeby przeprowadzania dodatkowych badań czy też ustaleń. Może to być błąd pisarski, logiczny, przypadkowe przeoczenie lub inna niedokładność przypadkowa, która nasuwa się sama przez się każdemu. Przez oczywistą omyłkę powszechnie rozumie się błąd zwykły wynikający z przeoczenia lub innej wady procesu myślowo-redakcyjnego, a niespowodowany uchybieniem merytorycznym. Ma więc charakter proceduralno-techniczny a nie merytoryczny. Istotnym przy tym pozostaje, że oczywista omyłka w tekście oferty nie może w żadnym razie doprowadzić do zmiany jej treści - pod pozorem sprostowania oczywistej omyłki nie można bowiem doprowadzić do wytworzenia nowej treści oświadczenia".

Oczywistą omyłką rachunkową jest omyłka wynikająca z błędnej operacji rachunkowej na liczbach. Stwierdzenie omyłki może mieć miejsce w sytuacji, w której przebieg działania matematycznego może być prześledzony i na podstawie reguł rządzących tym działaniem możliwe jest stwierdzenie błędu w jego wykonaniu i błąd ten można poprawić wyłącznie w jeden sposób, niebudzący żadnych wątpliwości. Należy przyjąć, że omyłka rachunkowa ma charakter oczywisty nie tylko wtedy, gdy jest widoczna na pierwszy rzut oka. Tę cechę można przypisać wyłącznie omyłkom dotyczącym prostych działań na małych liczbach. Dla uznania, że omyłka rachunkowa ma charakter oczywisty, wystarczający jest fakt jej ustalenia podczas sprawdzania obliczeń zgodnie z podanym przez zamawiającego sposobem obliczenia ceny oferty oraz możliwość jej jednoznacznego stwierdzenia.

Z kolei art. 223 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp dotyczy poprawiania innych niż oczywiste (pisarskie i rachunkowe) omyłek polegających na niezgodności oferty z treścią SWZ, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty, przewidując sui generis procedurę doprowadzenia do zgodności treści złożonej oferty z treścią SWZ. Powołany przepis ma charakter wyjątku od zasady, iż złożona oferta od początku powinna odpowiadać w pełni SWZ (art. 218 ust. 2 ustawy Pzp).

Warunkiem skutecznej poprawy omyłki w ofercie jest okoliczność, że dokonana poprawa nie może prowadzić do istotnej zmiany treści oferty. Ponadto, aby dokonać poprawienia innej omyłki w rozumieniu art. 223 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, zamawiający musi mieć wiedzę w jaki sposób omyłkę poprawić, a wiedza tu musi wynikać z zapisów SWZ oraz z treści oferty wykonawcy. Istota omyłki polega na tym, że jej zauważenie i uznanie, że dana treść została błędnie wpisana, możliwe jest bez konieczności występowania do wykonawcy o informacje w tym zakresie. Ponadto musi istnieć wyłącznie jeden możliwy do samodzielnego ustalenia przez zamawiającego sposób poprawienia oferty (zob. wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 17 października 2019 roku sygn. akt KIO 1964/19).

W rozpoznawanej i omawianej sprawie, dotyczącej postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem było utrzymanie sprawności technicznej, prowadzenie eksploatacji i konserwacja drogowej sygnalizacji świetlnej na terenie miasta, załącznik do SWZ zakładał, iż oferta wykonawców powinna w jednej z pozycji  uwzględniać 45, a nie 10 modułów sterowników sygnalizacji świetlne

Na etapie badania i oceny ofert, zamawiający poinformował wykonawcę o poprawieniu w jego ofercie oczywistych omyłek pisarskich i oczywistych omyłek rachunkowych w formularzu ofertowym oraz oczywistych omyłek rachunkowych i innych omyłek, polegających na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty w wyliczeniu ceny ofertowej.

Poprawienie omyłek polegało na wykreśleniu w załączniku w jednej z pozycji  liczby modułów (10) i wpisanie liczby wymaganej przez zamawiającego (45), a następnie zastąpienie kwoty stanowiącej wynik mnożenia liczby modułów wpisanych przez wykonawcę przez ich cenę jednostkową kwotą stanowiącą wynik mnożenia wymaganej liczby modułów przez ich cenę jednostkową. Następnie zamawiający skorygował cenę oferty w sposób stanowiący konsekwencję dokonanych zmian. Wykonawca wyraził zgodę na poprawienie omyłek, o których został poinformowany.

W badanej sprawie Izba stwierdziła, że poprawienie omyłki, która znalazła się w ofercie wykonawcy wypełnia przesłanki wskazane w art. 223 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp.

Izba uznała, że wykonawca wskazując liczbę modułów jako 10, nie zaś 45, zwyczajnie się pomylił. Było to o tyle możliwe, że w formularzu było kilkaset pozycji, co zwiększało prawdopodobieństwo omyłki. Izba nie znalazła innego uzasadnienia dla wpisania liczby 10 zamiast 45. W szczególności Izba nie dostrzegła korzyści, jakie wykonawca mógłby uzyskać wpisując taką liczbę. Wręcz przeciwnie - świadoma zmiana wymaganej liczby modułów narażała wykonawcę na uznanie, że jego oferta jest niezgodna z warunkami zamówienia. Z ustaleń faktycznych wynikało natomiast, że wykonawca, który przygotował i złożył ofertę, był zainteresowany uzyskaniem zamówienia. Należało założyć, że jego celem było przygotowanie oferty zgodnej z SWZ, zaistniała niezgodność musiała być zatem wynikiem omyłki.

Dokonana przez zamawiającego poprawa doprowadziła do zmian w treści oferty (co wyklucza możliwość uznania stwierdzonej niezgodności za oczywistą omyłkę pisarską), niemniej jednak w ocenie Izby nie była zmianą istotną. Złożenie oferty jest niewątpliwie czynnością prawną, w której skład wchodzą składniki o różnym charakterze, w tym tzw. essentialia negotii, które stanowią przedmiotowo istotne elementarne i tym samym niezbędne cechy identyfikujące daną czynność, które rozstrzygają o jej skutkach prawnych. W opinii Izby zakres zamówienia, w skład którego wchodziła również ilość modułów, należał do essentialia negotii oferty. Jednakże sama ingerencja w elementy przedmiotowo istotne oferty nie była tożsama ze wskazaną w dyspozycji przepisu istotną zmianą w treści oferty. Znaczenie miało bowiem, czy poprawienie omyłki w sposób istotny zmienia treść oferty w znaczeniu treści oświadczenia woli wykonawcy, a nie czy tkwi w jej istotnych postanowieniach. W ocenie Izby dokonana przez zamawiającego poprawa nie doprowadziła do istotnych zmian w treści oświadczenia woli w tym zakresie. W szczególności Izba wskazała, że załącznik liczył 130 pozycji, które dopiero wspólnie składały się na zakres zamówienia. Omyłka została popełniona jedynie w jednej pozycji, przy czym pozycja ta nie została pominięta ani zmieniona. Omyłka dotyczyła jedynie ilości wymaganych modułów. Sporna pozycja nie była również pozycją wycenioną najwyżej, a jej udział w cenie ofertowej wynosił jedynie około 5,6%.

Tym samym dokonana poprawa nie doprowadziła do istotnej zmiany treści oferty, co jest warunkiem skutecznej poprawy omyłki na podstawie art. 223 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp.

Niezgodność jednej pozycji załącznika w ofercie wykonawcy z dokumentami postępowania nie była błędem uzasadniającym odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 10 ustawy Pzp.

Za nietrafny KIO uznała również zarzut dotyczący prowadzenia przez zamawiającego z wykonawcą niedozwolonych prawem negocjacji, których efektem była zmiana treści oferty wykonawcy. Izba ustaliła, że żadne negocjacje nie miały miejsca, a poprawienie oferty wykonawcy nastąpiło na podstawie danych zawartych w treści dokumentów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.