Niezgodność treści oferty z warunkami zamówienia dotyczy merytorycznej zawartości zobowiązania wykonawcy

W rozpoznawanej sprawie nie było spornym, że wykonawca nie załączył do oferty wymaganego w SWZ dokumentu, składającego się na treść oferty, tj. formularza oferty. Złożona oferta opatrzona była kwalifikowanym podpisem elektronicznym i zawierała pozostałe dokumenty (pliki), w tym arkusze obliczenia ceny dla pakietów, w których określony został oferowany przedmiot (ze wskazaniem modelu, typu, producenta oraz nr karty katalogowej oraz ceny) oraz karty katalogowe produktów. Wykonawca formułując zarzuty wobec czynności odrzucenia jego oferty podkreślał, że w uzasadnieniu zamawiający nie stwierdził żadnej niezgodności merytorycznej z opisem przedmiotu zamówienia, warunkami realizacji umowy, wymaganym asortymentem czy sposobem obliczenia ceny.

Rozpoznając sprawę KIO uznała, że złożona oferta była niekompletna, a brak formularza oferty, w związku z zakresem oświadczeń wykonawcy jakie zawierał, oznaczał brak prowadzący do uznania, że oferta jest niezgodna z warunkami zamówienia. Niezgodność ta nie sprowadzała się przy tym do samej formy oferty, sposobu zestawienia dokumentów (braku załącznika), ale merytorycznej zawartości oferty, rozumianej jako zobowiązanie wykonawcy do realizacji świadczenia w sposób odpowiadający opisanym w SWZ warunkom. Nie budziło wątpliwości, że zapisy SWZ w sposób jasny precyzowały zawartość oferty, a zamawiający wyraźnie opisał sposób złożenia dokumentów, który pozwalał na ocenę oferty.

Izba nie podzieliła tezy na jakiej oparto zarzuty o blankietowym charakterze oświadczeń załącznika do SWZ, w tym przypadku formularza oferty, które miały wyłącznie stanowić powtórzenie zapisów SWZ, kształtujących treść zobowiązania wykonawcy. Przeczyła temu treść formularza, w tym oświadczenia dotyczące przedmiotu dostawy i jego zgodności z wymaganiami zamówienia. Chociaż oświadczenie z niektórych elementów formularza miało charakter ogólny, to nie umniejszało to jego znaczenia jako potwierdzenia zgodności przedmiotu oferty z wymaganiami opisanymi w SWZ co do przedmiotu i zakresu świadczenia objętego dostawą. Stwierdzony brak formularza oferty nie stanowił wyłącznie naruszenia SWZ co do formy dokumentów (sposobu prezentacji wymaganych oświadczeń wykonawcy i danych o przedmiocie oferty), ale odnosił się przede wszystkim do braku merytorycznego oferty (zobowiązania wykonawcy).

KIO odnotowała, że złożone karty katalogowe wprawdzie identyfikowały przedmiot oferty, a arkusze kalkulacji ceny pozwalały na ustalenie wartości oferty brutto, stanowiącej jedyne kryterium oceny oferty, nie mogły one jednak zastępować oświadczenia wykonawcy, w którym deklarował zgodność przedmiotu oferty z warunkami zamówienia w pełnym ich zakresie. Karty katalogowe potwierdzały wyłącznie część wymagań, co do których zamawiający sprecyzował obowiązek ich wykazania przedmiotowym środkiem dowodowym. W pozostałym zakresie, to oświadczenie wykonawcy zawarte formularzu oferty pozwalało na ocenę zgodności przedmiotu oferty z warunkami zamówienia. W sytuacji braku tego oświadczenia zamawiający nie miał możliwości potwierdzenia, że przedmiot oferty jest w pełni zgodny z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia. Wymagania te wykraczały również poza specyfikacje techniczne towaru i identyfikowały również inne wymagania, np. co do gwarancji czy też szkoleń. Zamawiający wskazał przy tym, że również sama analiza kart katalogowych nie pozwala na potwierdzenie wszystkich parametrów wymaganych w pakietach, podobnie wymóg dołączenia instrukcji w języku polskim, a także  bezterminowa licencja na oprogramowanie.

Izba uznała, że braku w oświadczeniu własnym wykonawcy nie można uzupełnić przez zastosowanie ogólnych normy postępowania i interpretacje złożonych dokumentów, w tym kart katalogowych producenta sprzętu. To oświadczenie wykonawcy stanowi treść oferty, a karty katalogowe jako przedmiotowe środki dowodowe wyłącznie służyły potwierdzeniu spełnienia części wymagań z opisu przedmiotu zamówienia. Samo złożenie oferty w sytuacji, gdy podlega ona weryfikacji w ramach czynności badania i oceny ofert nie jest wystarczającą podstawą do wywodzenia z jej treści ponad to co zostało wyraźnie wskazane w złożonych dokumentach. Załączone dokumenty pozwalały na ustalenie części danych, jakie miał zawierać formularz oferty, ale nie były to wszystkie informacje niezbędne dla pozytywnej oceny oferty. Chociaż zamawiający nie zidentyfikował wprost w jakim zakresie przedmiot oferty nie odpowiada wymaganiom zamówienia, to w sprawie istotnym pozostało to, że nie miał podstawy do stwierdzenia, że zaoferowany został przedmiot w pełni zgodny z warunkami zamówienia. Nie miało przy tym znaczenia, że podana cena pozwalała na ocenę w kryterium oceny ofert, gdyż zasadniczym było stwierdzenie, że ocenie podlegać będzie oferta w pełni zgodna z warunkami zamówienia, co miał potwierdzić wykonawca złożonym w formularzu oferty oświadczeniem. To stanowiło podstawę odrzucenia oferty jako niezgodnej z warunkami zamówienia, co w ocenie Izby było działaniem prawidłowym. Zamawiający zobowiązany jest do zachowania przejrzystości czynności oceny ofert, których treść determinowana była oświadczeniami wykonawcy. Te w rozpoznawanej sprawie nie były kompletne i nie podlegały poprawieniu na podstawie art. 223 ustawy Pzp. Arkusz obliczenia ceny nie zawierał oświadczenia pozwalającego uzupełnić treść oferty, identyfikował wyłącznie przedmiot dostawy, bez odniesienia się do warunków realizacji opisanych w SWZ.

Izba uznała również, że samo uzasadnienie odrzucenia oferty, chociaż ograniczone do dwóch zdań, to identyfikowało podstawę faktyczną jaką był brak "Formularza oferty" oraz wskazywało ogólnie na brak oświadczeń woli wykonawcy dotyczących realizacji zamówienia, których zamawiający nie mógł ocenić. Rozwinięcie tego uzasadnienia zawarte w odpowiedzi na odwołanie nie prowadziło do uznania, że zamawiający wykracza poza podstawę faktyczną uzasadnienia odrzucenia oferty, a jedynie odpowiada na zarzuty kierowane wobec czynności podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. W ocenie składu orzekającego nie było również wątpliwości co do ustalenia, że to brak formularza ofertowego w ofercie prowadził do uznania jej za niezgodną z warunkami zamówienia.