Zakup wody w butelkach dla pracowników zgodnie z Pzp a rozliczenie kaucji
Gdy temperatura za oknem rośnie, a zapewnienie pracownikom wody staje się codzienną potrzebą (ale także obowiązkiem) wielu jednostek, pojawia się praktyczne pytanie o sposób dokonania takiego zakupu w reżimie zamówień publicznych. Szczególne znaczenie ma dziś kwestia butelek objętych systemem kaucyjnym: czy kaucję należy uwzględnić w wartości zamówienia i jak postąpić z pieniędzmi odzyskanymi po zwrocie opakowań? Z perspektywy Pzp zamawiający powinien uwzględnić przewidywaną wysokość kaucji przy szacowaniu wartości zamówienia oraz zabezpieczaniu środków, natomiast sposób jej późniejszego rozliczenia powinien zostać skonsultowany z głównym księgowym.
Z perspektywy zamówień publicznych zamawiający powinien nabywać wodę wraz z należną kaucją, uwzględniając jej przewidywaną wysokość przy ustalaniu wartości zamówienia oraz w maksymalnej kwocie zobowiązania wynikającego z umowy. Zamawiający musi bowiem zapłacić kaucję przy zakupie wody, a zatem istnieje konieczność zabezpieczenia na ten cel środków. Z przepisów nie wynika natomiast obowiązek zwracania wszystkich opakowań i odzyskiwania każdej zapłaconej kaucji.
Sposób ujęcia odzyskanej kaucji w księgach rachunkowych oraz jej rozliczenia budżetowego wykracza poza regulacje ustawy Pzp i powinien zostać skonsultowany z głównym księgowym albo innym właściwym ekspertem z zakresu rachunkowości budżetowej.
Wartość szacunkowa zamówienia – z kaucją
Z perspektywy ustawy Pzp kluczowe jest ustalenie pełnej wartości świadczenia, które zamawiający będzie finansował w związku z zakupem wody. Zgodnie z art. 28 ustawy Pzp podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez VAT. Kaucja nie jest podatkiem, lecz obligatoryjną kwotą pobieraną przy sprzedaży napoju w opakowaniu objętym systemem kaucyjnym.
Zamawiający musi więc przy zakupie zapłacić zarówno cenę wody, jak i kaucję za opakowanie. Z tego względu przewidywana wartość kaucji powinna zostać uwzględniona przy szacowaniu wartości zamówienia, w planowanych środkach oraz w maksymalnej wartości zobowiązania wynikającego z umowy.
Nie można pomniejszać wartości zamówienia o przewidywane zwroty kaucji, ponieważ ich odzyskanie zależy od późniejszego zwrotu opakowań, natomiast obowiązek zapłaty powstaje już przy zakupie.
Jak sformułować SWZ na zakup wody w butelkach z kaucją?
W dokumentach zamówienia cena wody i kaucja powinny zostać wykazane odrębnie. Pozwala to zachować przejrzystość rozliczeń i odróżnić cenę świadczenia wykonawcy od kwoty zwrotnej pobieranej na zasadach określonych w przepisach o systemie kaucyjnym. Obie kwoty muszą jednak zostać objęte środkami zabezpieczonymi przez zamawiającego.
Kto zwraca opakowania i odbiera kaucję?
Zwrotny charakter kaucji nie oznacza, że zamawiający ma ustawowy obowiązek oddania każdej butelki i odzyskania każdej zapłaconej kwoty. Przepisy regulujące system kaucyjny przyznają użytkownikowi końcowemu możliwość zwrotu opakowania i odzyskania kaucji, ale nie nakładają na niego bezwzględnego obowiązku dokonania zwrotu.
Sposób organizacji zbierania i zwracania opakowań należy do decyzji kierownika jednostki. Decyzja ta powinna uwzględniać skalę zakupów, koszty organizacyjne oraz zasadę celowego i oszczędnego dokonywania wydatków publicznych. Przy większej liczbie opakowań zasadne może być zorganizowanie ich okresowego zwrotu, jednak z ustawy Pzp nie wynika obowiązek prowadzenia szczegółowej ewidencji każdej butelki.
Jeżeli opakowania zakupione przez jednostkę zostaną zwrócone, odzyskanej kaucji nie może zatrzymać pracownik dokonujący zwrotu. Środki te należą do jednostki i powinny zostać jej przekazane oraz odpowiednio udokumentowane.
Perspektywa księgowa nie wynika z Pzp
Z punktu widzenia zamówień publicznych na tym kończy się zasadnicza ocena zagadnienia. Kwestia, czy odzyskana kaucja powinna zostać ujęta jako:
- zwrot wydatku,
- rozrachunek,
- dochód budżetowy albo
- w inny sposób,
zależy od zasad rachunkowości budżetowej, polityki rachunkowości jednostki oraz momentu dokonania zwrotu. W tym zakresie sprawa powinna zostać skonsultowana z głównym księgowym albo właściwym ekspertem z zakresu rachunkowości i finansów publicznych.
Podstawa prawna
- art. 28 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2026 r. poz. 793),
- art. 8 pkt 6a ustawy z 13 czerwca 2013 r. o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi (Dz.U. z 2026 r. poz. 619).
Powiązane treści
