Zakup książek do biblioteki szkolnej bez procedur Pzp – kiedy to możliwe?

W analizowanym przypadku wchodzi w rachubę zastosowanie dwóch przepisów wyłączających obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, pod warunkiem że wartość zamówienia nie przekracza progów unijnych.

Zakup książek i innych materiałów bibliotecznych może korzystać z wyłączenia przewidzianego w art. 11 ust. 5 pkt 2 Pzp. Warunkiem jest, aby zamówienie dotyczyło gromadzenia zbiorów i nie obejmowało środków trwałych służących bieżącej obsłudze działalności.

Zgodnie z art. 11 ust. 5 pkt 2 ustawy Pzp, przepisów ustawy nie stosuje się do zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności.

Zgodnie z ustawą z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach, do podstawowych zadań bibliotek należy:

1)       gromadzenie, opracowywanie, przechowywanie i ochrona materiałów bibliotecznych,

2)       obsługa użytkowników – przede wszystkim udostępnianie zbiorów oraz prowadzenie działalności informacyjnej (w tym współdziałanie z archiwami, muzeami i ośrodkami informacji naukowej).

Drugim możliwym wyłączeniem jest art. 11 ust. 5 pkt 4 ustawy Pzp, który znajduje zastosowanie w przypadku zamówień polegających na dostawie lub świadczeniu usług z zakresu działalności oświatowej, związanej z gromadzeniem w bibliotekach szkolnych:

• podręczników,
• materiałów edukacyjnych,
• materiałów ćwiczeniowych,

o których mowa w ustawie z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2024 r. poz. 750 i 854), pod warunkiem że zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności.

Definicje ww. materiałów zawiera art. 3 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty.

W konsekwencji, jeśli przedmiotem zamówienia są podręczniki, materiały edukacyjne lub materiały ćwiczeniowe przeznaczone do bibliotek szkolnych, a nie środki trwałe, zamówienie również może korzystać z wyłączenia przewidzianego w art. 11 ust. 5 pkt 4 ustawy Pzp.

Jeżeli wartość zamówienia nie przekracza 130.000 zł netto, a jednostka posiada regulamin wewnętrzny przewidujący takie wyłączenia, możliwe jest przeprowadzenie postępowania z pominięciem zarówno ustawy Pzp, jak i uproszczonego trybu regulaminowego.

Niezależnie od tego, czy zamówienie korzysta z wyłączenia stosowania ustawy Pzp lub regulaminu wewnętrznego, zamawiający, jako podmiot wydatkujący środki publiczne, jest zobowiązany przestrzegać art. 44 ust. 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane:

1)       w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

a)       uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;

b)       optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2)       w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;

3)       w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.