W postępowaniu elektronicznym dopuszczalny jest skan oferty opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym

Od 18 października br. w postępowaniach tzw. unijnych zamawiających i wykonawców obowiązuje komunikacja przy użyciu środków elektronicznych (art. 10a–art. 10g ustawy Pzp). Obowiązek ten obejmuje w szczególności składanie przez wykonawców ofert w postaci elektronicznej. W myśl art. 10a ust. 5 ustawy Pzp oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 25a ustawy Pzp, w tym JEDZ, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Pełna elektronizacja (także postępowań poniżej progów unijnych) wejdzie w życie w styczniu 2020 roku.

Podczas stosowania przepisów związanych z dokumentami elektronicznymi narodziły się wątpliwości, czy oferta pierwotnie sporządzona w postaci papierowej, następnie przekształcona do postaci elektronicznej (tzn. zeskanowana) i potem opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym spełnia wymogi dokumentu elektronicznego i czy taka jej forma jest dopuszczalna, czy też przeciwnie należy ją odrzucić.

Wątpliwości wynikają m.in. z przepisów rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1320), które:

1)      posługuje się pojęciami dokumentu elektronicznego i elektronicznej kopii dokumentów, ponadto

2)      w § 5 ust. 2 stanowi, że opatrzenie elektronicznej kopii dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wykonawcę (…) jest równoznaczne z poświadczeniem elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia za zgodność z oryginałem.

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE, zwane dalej „eIDAS”, w art. 3 pkt 35 definiuje dokument elektroniczny. Zgodnie z tym przepisem jest to każda treść przechowywana w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne bądź audiowizualne.

Rozporządzenie eIDAS nie różnicuje dokumentu ze względu na sposób jego sporządzenia. Upraszczając, każda treść w postaci elektronicznej jest w świetle eIDAS dokumentem elektronicznym. Tym samym, skan oferty (zawierający treść oferty) mieści się w definicji dokumentu elektronicznego w rozumieniu eIDAS.

Dokument elektroniczny został także zdefiniowany w art. 3 pkt 2 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2017 r. poz. 570 ze zm.), zwanej dalej „ustawą o informatyzacji”. Wskazuje on, że dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Definicja ta ma bezpośrednie zastosowanie w zamówieniach publicznych, bo rozporządzenie w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej wprost do niej odsyła.

Oferta zostanie więc uznana za dokument elektroniczny, jeśli jej treść będzie stanowić odrębną całość znaczeniową, zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Nieistotne jest przy tym, jak powyższe wymagania zostaną spełnione tzn. czy dokument zostanie wygenerowany wyłącznie w programie komputerowym, czy będzie odwzorowaniem papierowego dokumentu.

Jak wynika jednak z opinii UZP, nie każdy dokument elektroniczny, podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, stanowiący odwzorowanie dokumentu, który pierwotnie został sporządzony w postaci papierowej (np. skan w PDF), będzie uznany za elektroniczną kopię. W każdym przypadku trzeba brać pod uwagę kontekst wystawienia i złożenia danego oświadczenia lub dokumentu.

Przykładowo skan referencji, które wykonawca uzyskał w postaci papierowej podpisanej przez podmiot wystawiający te referencje, to ich elektroniczna kopia. Opatrzenie tego zeskanowanego pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym oznacza, że wykonawca zaświadcza, że graficzne odwzorowanie referencji (skan) w kopii elektronicznej jest tożsame z posiadanymi przez niego referencjami w wersji papierowej. Dodatkowo to nie wykonawca jest wystawcą referencji w postaci papierowej. Dlatego powielając elektronicznie referencje i opatrując skan podpisem, wykonawca nie kreuje (bo nie może) elektronicznie wystawionej referencji, a jedynie potwierdza podpisem kwalifikowanym zgodność kopii z oryginałem. To właśnie o takich sytuacjach mówi § 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej.

Oferta stanowi oświadczenie woli. W sytuacji gdy wykonawca skanuje ofertę pierwotnie wytworzoną przez siebie w postaci papierowej, tj. przekształca ją w postać elektroniczną, a następnie opatruje taki dokument elektroniczny kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wyraża wolę złożenia oferty, nie zaś jej kopii. W takich okolicznościach bez znaczenia będzie również uprzednie opatrzenie oferty sporządzonej w postaci papierowej własnoręcznym podpisem.

Ofertę stanowiącą oświadczenie woli wykonawcy należy uznać za dokument elektroniczny (ofertę złożoną w postaci elektronicznej) niezależnie od tego, czy jej postać elektroniczna powstała wyłącznie przy użyciu programu komputerowego, czy też na skutek przekształcenia postaci papierowej do postaci elektronicznej. Warunkiem jest, że dokument elektroniczny zostanie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym a oferta przekazana zamawiającemu w sposób umożliwiający zapoznanie się z jej treścią (art. 61 § 2 Kodeksu cywilnego).

Źródło: www.uzp.gov.pl

Opracowanie: