Kiedy zamawiający powinien uznać skan gwarancji wadialnej, mimo wymogu jej elektronicznej formy?
Wadium musi gwarantować wypłatę określonej sumy w przypadku wskazanych w ustawie Pzp okoliczności. Rolą wadium jest zabezpieczenie zamawiającego przed nierzetelnym wykonawcą w taki sposób, aby zamawiający był uprawniony, na podstawie posiadanego dokumentu, do żądania od gwaranta zapłaty wynikającej z niego kwoty, w razie ziszczenia się jednej z przesłanek stanowiących podstawę do skorzystania z tego zabezpieczenia. Gwarancja może zostać złożona jako podpisany przez wykonawcę skan − po spełnieniu określonych przepisami przesłanek (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 12 grudnia 2019 r., sygn. akt KIO 2418/19).
W spornej sprawie dokument gwarancji ubezpieczeniowej został wystawiony w formie pisemnej, ponieważ agent nie dysponował podpisem kwalifikowanym. W złożonym oświadczeniu gwaranta potwierdził, że z uwagi na brak możliwości wystawienia wadium w formie elektronicznej firma wystawia gwarancje ubezpieczeniowe jedynie w formie pisemnej.
Jednocześnie gwarant potwierdził, że załączony przez wykonawcę do oferty skan gwarancji ubezpieczeniowej potwierdzony podpisem kwalifikowanym upoważnia zamawiającego do bezwarunkowego i nieodwołalnego wypłacenia zamawiającemu kwoty do wysokości określonej w gwarancji po otrzymaniu pierwszego pisemnego żądania, bez konieczności jego uzasadnienia, o ile zamawiający stwierdzi w swoim żądaniu, że kwota roszczenia jest mu należna.
Wykonawca, składając ofertę, załączył do niej skan gwarancji wadialnej ubezpieczeniowej opatrzony dodatkowo podpisem kwalifikowanym wykonawcy. Skład orzekający zwrócił uwagę, że przesądzenie o skuteczności zabezpieczenia oferty wadium za pomocą spornej gwarancji znajduje również normatywne uzasadnienie. Przywołał § 5 ust. 1 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1320 ze zm.). Zgodnie z tą regulacją jeżeli oryginał dokumentu lub oświadczenia, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, lub inne dokumenty lub oświadczenia składane w postępowaniu nie zostały sporządzone w postaci dokumentu elektronicznego, wykonawca może sporządzić i przekazać elektroniczną kopię posiadanego dokumentu lub oświadczenia.
W rozpoznawanej sprawie ziściły się wszystkie przesłanki uprawniające wykonawcę do skorzystania z możliwości przewidzianej w § 5 ww. rozporządzenia, ponieważ sporna gwarancja była oświadczeniem (gwaranta) składanym w postępowaniu, a jej oryginał nie został sporządzony w postaci dokumentu elektronicznego.
O zasadach żądania wadium piszemy także tutaj: Nieprecyzyjne określenie beneficjenta gwarancji wadialnej nie musi być przyczyną odrzucenia oferty
