Czy zamawiający ma obowiązek negocjacji w trybie podstawowym w wariancie II?
Prowadząc postępowanie w trybie podstawowym z fakultatywnymi negocjacjami, zamawiający może zwrócić się do wykonawców, już po upływie terminu składania ofert, o ulepszenie tych ofert. Czynność ta musi być jednak poprzedzona negocjacjami. Co istotne, sam fakt wskazania w dokumentach zamówienia, że postępowanie jest prowadzone w trybie określonym w art. 275 pkt 2 ustawy Pzp nie rodzi po stronie zamawiającego obowiązku negocjowania.
W komentarzu UZP (str. 801) wskazuje się, że „(...) zanim zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, może przeprowadzić negocjacje z wykonawcami, których oferty złożone w odpowiedzi na ogłoszenie nie podlegały odrzuceniu. Podkreślić w tym miejscu należy, że wskazanie przez zamawiającego w ogłoszeniu o zamówieniu możliwości przeprowadzenia negocjacji nie oznacza, że zamawiający jest zobowiązany do ich przeprowadzenia. Przewidzenie możliwości przeprowadzenia negocjacji w świetle art. 275 pkt 2 Pzp jest warunkiem dopuszczalności negocjacji. O tym, czy do negocjacji dojdzie, zdecyduje zamawiający po ocenie ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie, a przed zaproszeniem do negocjacji. Negocjacje treści ofert nie mogą prowadzić do zmiany treści SWZ i mogą dotyczyć wyłącznie tych elementów treści ofert, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert”.
Momentem, w którym zamawiający musi zdecydować, czy będzie prowadził negocjacje, czy też nie, jest zakończenie etapu badania i oceny ofert. Jeżeli zamawiający uzna, że złożone oferty są na tyle dobre, że nie wymagają ulepszenia, to może nie przeprowadzać negocjacji. Wówczas wybierze najkorzystniejszą ofertę spośród ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie. Jednocześnie, nawet jeżeli ceny ofert mieszczą się w kwocie, jaką zamawiający przeznaczył na sfinansowanie zamówienia, to może przeprowadzić negocjacje, w wyniku których wykonawcy mogą (ale nie muszą) obniżyć swoje ceny.
W sytuacji gdy zamawiający zdecyduje się na negocjacje, nie będzie mógł już zmienić swojej decyzji.
Więcej na temat trybu podstawowego z możliwymi negocjacjami oraz o obowiązku i możliwości przeprowadzenia negocjacji piszemy tutaj: Tryb podstawowy z negocjacjami – wyroki KIO
