Checklista zmian Pzp od 13.03.2026 r. – rozprawy i posiedzenia zdalne przed KIO

1.       Forma zdalna – decyzja i zasady uczestnictwa

• Rozprawy/posiedzenia zdalne mają charakter fakultatywny – nie będą „automatyczne”.
• O formie (zdalnie/stacjonarnie) decyduje Prezes KIO w zarządzeniu wyznaczającym termin rozpoznania odwołania (nowy art. 544 ust. 3a Pzp).
• Nawet przy formule zdalnej strony i uczestnicy zachowują wybór: udział online albo osobisty w siedzibie KIO.

2.       Kiedy rozprawy/posiedzenia nie mogą być zdalne?

Ustawa wprowadza katalog przesłanek wyłączających formę zdalną (nowy art. 508a Pzp), m.in. gdy:

• charakter czynności wymaga innej formy (np. materiały niejawne),
• okoliczności utrudniają sprawne przeprowadzenie rozprawy (np. bardzo duża liczba uczestników/dowodów),
• nie da się zagwarantować ochrony praw procesowych i prawidłowego przebiegu postępowania.

• Koncentracja materiału dowodowego
• Ze względu na ograniczoną możliwość składania pism/dokumentów w trakcie czynności zdalnych, wprowadzono obowiązek wcześniejszego przedstawienia twierdzeń i dowodów.

• Dowody trzeba złożyć:

– wraz z odwołaniem, albo

– z odpowiedzią na odwołanie, albo

– z przystąpieniem do postępowania, albo

– najpóźniej w dniu poprzedzającym rozprawę/posiedzenie.

• Spóźnienie co do zasady oznacza utrudnienie lub utratę możliwości powoływania nowych dowodów w toku postępowania.

3.       Odpowiedź na odwołanie – minimalny termin i „pakiet dowodowy” zamawiającego

• Zamawiający ma złożyć odpowiedź na odwołanie w terminie nie krótszym niż 5 dni od doręczenia odwołania.
• Odpowiedź ma zawierać nie tylko stanowisko do zarzutów, ale także twierdzenia oraz dowody (nowy art. 521 ust. 1 Pzp).

4.       Pełnomocnictwo „do protokołu”

Nowelizacja dopuszcza udzielenie pełnomocnictwa ustnie, poprzez oświadczenie do protokołu (art. 511 ust. 1a Pzp).

5.       Kto będzie fizycznie na sali

Przy rozprawie zdalnej w siedzibie KIO obecni mają być fizycznie zasadniczo skład orzekający i protokolant, a strony/uczestnicy mogą łączyć się online.

6.       Wymogi techniczne – komunikat Prezesa UZP

Prezes UZP ma informować z wyprzedzeniem (w BIP UZP) o standardach technicznych oprogramowania i minimalnych wymaganiach sprzętowych dla udziału zdalnego.

7.       Odmowa udziału zdalnego – konsekwencje procesowe

• Skład orzekający może odmówić udziału zdalnego uczestnikowi, gdy wystąpią uzasadnione przesłanki (nowy art. 549 ust. 5 Pzp), np.:

– warunki w miejscu pobytu nie licują z powagą Izby lub utrudniają czynności,

– zachowanie uczestnika budzi wątpliwości co do prawidłowego przebiegu czynności z jego udziałem.

• W razie odmowy przyjmuje się, że uczestnik nie stawił się na rozprawie/posiedzeniu (ryzyko negatywnych skutków procesowych obciąży uczestnika, jeśli nie zapewni alternatywy).

Jak wykorzystać checklistę w praktyce – rekomendacje wdrożeniowe