Brak możliwości otwarcia oferty – wskazówki UZP dotyczące działań zamawiającego
Zamawiający często w dniu otwarcia ofert spotykają się z problemem niemożności otwarcia oferty i zapoznania się z jej treścią. Przyczyny tej sytuacji mogą istnieć po stronie zamawiającego bądź wykonawcy. I to właśnie od tego, gdzie leży źródło niemożności otwarcia pliku, zależy, jakie decyzje podejmie zamawiający względem dalszych losów oferty. Wskazówek w tym zakresie udzielił Urząd Zamówień Publicznych w opinii prawnej pt. „Sposób postępowania z ofertą elektroniczną, z którą zamawiający nie jest w stanie się zapoznać” opublikowanej w Informatorze UZP nr 3/2019.
W postępowaniach, w których zamawiający komunikuje się z wykonawcami drogą elektroniczną, oferty oraz wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu a także oświadczenia (w tym JEDZ) są przekazywane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, których użycie zapewnia spełnienie wymagań przewidzianych dla systemu teleinformatycznego w rozumieniu art. 2 pkt 3 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
W postępowaniach, w których oferty są składane za pośrednictwem miniPortalu, zamawiający pobiera przesłane pliki, następnie je odszyfrowuje i otwiera. Po otwarciu odczytuje informacje, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy Pzp, tj. podaje nazwy (firmy) oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach.
UZP przypomina w swojej opinii o kilku ważnych kwestiach związanych z otwarciem ofert:
1. Otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia.
2. Zamawiający bezpośrednio po upływie terminu składania ofert, tj. w tym samym dniu, w którym termin ten upłynął, jest zobowiązany otworzyć oferty w postępowaniu.
3. Otwarcie ofert powinno nastąpić najpóźniej do końca dnia, w którym upłynął termin ich składania tj. do godz. 24:00.
4. Zamawiający nie może odroczyć otwarcia ofert w czasie ani przedłużyć terminu otwarcia. Nie jest również możliwe dokończenie przerwanego, czy nie w pełni przeprowadzonego otwarcia ofert.
5. Publiczne otwarcie ofert nie może zostać powtórzone w postępowaniu, jest to bowiem czynność faktyczna oraz jednokrotna.
Niestety zdarza się, że zamawiający nie jest w stanie otworzyć danej oferty złożonej w postępowaniu. Wówczas z uwagi na powyższe – m.in. fakt, że czynność otwarcia ofert ma charakter jednokrotny – zamawiający może być nawet zobligowany do unieważnienia prowadzonej procedury. Od czego będzie zależeć jego decyzja w tej mierze?
Jeśli zamawiający nie jest w stanie otworzyć przesłanych przez wykonawców plików, mogących zawierać ofertę w postępowaniu, ma on obowiązek wyjaśnić, jaka jest tego przyczyna. Ma to następnie kluczowe znaczenie dla przebiegu postępowania i determinuje dalsze czynności zamawiającego w postępowaniu.
Istnieją dwie drogi działania:
1. Jeśli w wyniku czynności wyjaśniających okaże się, że brak możliwości otwarcia przesłanych plików leży po stronie zamawiającego i spowodowany jest np. nieodpowiednim oprogramowaniem do otwarcia plików, czy problemami technicznymi w infrastrukturze informatycznej, zamawiający musi rozważyć unieważnienie postępowania zgodnie z art. 93 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp. Artykuł ten mówi o sytuacji, gdy postępowanie jest obarczone nieusuwalną wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia.
2. Jeżeli natomiast okaże się, że przyczyna braku możliwości otwarcia plików leży po stronie wykonawcy, zamawiający jest uprawniony do uznania, że oferta nie została przez tego wykonawcę złożona.
|
Ważne Możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia woli przez adresata jest warunkiem sine qua non złożenia takiego oświadczenia. Zgodnie z art. 61 § 2 Kodeksu cywilnego do złożenia innej osobie oświadczenia woli w postaci elektronicznej dochodzi wtedy, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią. Należy przy tym podkreślić, że nie jest dopuszczalne, po upływie terminu składania ofert, uzupełnienie pliku zawierającego ofertę. |
Jednocześnie UZP przypomina, że z uwagi na zasadę jawności postępowania zamawiający ma w takiej sytuacji obowiązek:
- poinformowania danego wykonawcy w sposób jasny i niebudzący wątpliwości o uznaniu, że jego oferta nie została złożona, a także o przyczynach, które legły u podstaw takiej decyzji tj. o braku możliwości otwarcia pliku oraz o ustalonych przyczynach takiej sytuacji leżących po stronie wykonawcy,
- umieszczenia informacji na stronie WWW nie tylko o firmach oraz adresach wykonawców, którzy złożyli oferty w terminie (art. 86 ust. 5 ustawy Pzp), ale także dotyczących przesłanych plików, z których treścią podczas czynności otwarcia ofert nie był w stanie się zapoznać.
Więcej na temat elektronicznych ofert przeczytasz m.in. w artykule: Błędy wykonawców składających oferty elektroniczne – sprawdź je i uniknij we własnych procedurach
Źródło: www.uzp.gov.pl; Informator UZP nr 3/2019.
Opracowanie:
