Mimira: platforma przetargowa AI do wyszukiwania przetargów, monitoringu zmian i automatyzacji dokumentacji

Tę lukę zapełnia Mimira – polski startup GovTech, który na automatyzację tego sektora pozyskał ponad 4 mln zł w rundzie pre-seed od brytyjskiego funduszu Elder Gull oraz Pawła Ossowskiego, prezesa Zarys International. Mimira to platforma i aplikacja do przetargów AI, która zdejmuje z barków przedsiębiorców całą formalną stronę zamówień publicznych. Narzędzie rewolucjonizuje rynek: monitoruje kilkanaście tysięcy źródeł, analizuje SWZ, szacuje ceny na podstawie ponad 2 mln historycznych postępowań i automatycznie wypełnia dokumenty. Nad bezpieczeństwem czuwa unikalny model hybrydowy – zanim podpiszesz dokument, sprawdza go doświadczony ekspert PZP. Efekt? Koniec z papierologią, czas na wygrywanie.

Fot. Mikołaj Grelewicz (z lewej) - inżynier i finansista po studiach na UCL i Oksfordzie oraz Maciej Kensicki (z prawej) - manager po prawie na UW i w Heidelbergu oraz MBA na Hult Business School wspólnie tworzą zaawansowaną aplikację AI do przetargów - Mimira.

Mimira to platforma przetargowa AI, która została zaprojektowana po to, aby obniżyć próg wejścia na rynek zamówień publicznych. W przeciwieństwie do klasycznych narzędzi, które kończą pracę na liście ogłoszeń, Mimira prowadzi firmę od znalezienia dopasowanego postępowania aż po przygotowanie dokumentów. System łączy sztuczną inteligencję z wiedzą ekspertów od zamówień publicznych, dzięki czemu automatyzacja nie oznacza pozostawienia użytkownika samego z ryzykiem formalnym. To rozwiązanie dla firm, które chcą składać więcej ofert publicznych, ale nie chcą budować od zera dużego zespołu przetargowego.

Najważniejsza różnica polega na tym, że Mimira nie jest wyłącznie bazą ogłoszeń. To narzędzie, które analizuje profil firmy, monitoruje przetargi z kilkunastu tysięcy źródeł, podsumowuje dokumentację przetargową, wykrywa zmiany, wspiera szacunkowe wyceny AI i automatycznie generuje formularze, załączniki oraz oświadczenia. Przed przekazaniem dokumentów klientowi komplet sprawdzany jest przez eksperta zamówień publicznych. Dzięki temu wykonawca może podejmować najważniejsze decyzje: czy startować, za ile złożyć ofertę i jak zrealizować kontrakt.

Polski rynek zamówień publicznych osiągnął w 2025 roku rekordową wartość 595,3 mld zł. Według danych ze sprawozdania Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych sam sektor publiczny wydaje w przetargach ponad 1,6 mld zł dziennie. W reżimie Prawa zamówień publicznych wartość zawartych umów wyniosła 350,2 mld zł, a cały rynek — razem z zamówieniami wyłączonymi z ustawy — przekroczył 595 mld zł. To ogromny strumień pieniędzy, z którego mogą korzystać firmy z bardzo różnych branż.

Instytucje publiczne kupują niemal wszystko. Na stronie Mimiry możesz zajrzeć i śledzić najpopularniejsze kategorie przetargów, tj. usługiIT, oprogramowanie (mimira.eu/branze/it-oprogramowanie-i-telekomunikacja) czy transport (mimira.eu/branze/transport-i-logistyka) oraz wiele wiele innych. Jednocześnie wielu przedsiębiorców wciąż uważa, że zamówienia publiczne nie dotyczą ich branży. Mimira pokazuje, że często wystarczy kilka minut analizy profilu firmy, aby znaleźć realne postępowania, w których można wystartować.

Największy paradoks rynku polega na tym, że przy tak dużej wartości zamówień konkurencja w wielu postępowaniach jest niewielka. W 2025 roku na jedno postępowanie przypadało średnio zaledwie 2,92 oferty. W zamówieniach krajowych tylko jedna oferta wpłynęła w 34% postępowań, a w dostawach udział takich przypadków był jeszcze wyższy. W dużych zamówieniach unijnych ponad połowa postępowań kończyła się złożeniem tylko jednej oferty.

Dla wykonawców oznacza to realną szansę. W wielu branżach sukces nie zależy wyłącznie od agresywnej walki cenowej, ale od tego, czy firma w ogóle znajdzie właściwy przetarg i złoży poprawną formalnie ofertę. Problemem nie jest więc brak pieniędzy na rynku, lecz bariera wejścia. Firmy rezygnują, bo boją się formalności, nie mają czasu na przeglądanie setek ogłoszeń i nie chcą ryzykować odrzucenia oferty przez drobny błąd.

Firmy, które próbują samodzielnie śledzić przetargi, szybko zderzają się z ogromną liczbą informacji. W samym Biuletynie Zamówień Publicznych opublikowano w 2025 roku 142 424 ogłoszenia o zamówieniu, co oznacza średnio około 390 nowych postępowań dziennie. Do tego dochodzą postępowania unijne z TED, platformy zakupowe, Baza Konkurencyjności oraz setki Biuletynów Informacji Publicznej. Bez narzędzia do monitoringu przetargów łatwo przeoczyć postępowanie, które idealnie pasuje do profilu firmy.

Drugą barierą jest czasochłonna analiza dokumentacji. Specyfikacje, formularze, załączniki, odpowiedzi na pytania, warunki udziału, kryteria oceny, terminy płatności i kary umowne potrafią zajmować setki stron. Trzecią barierą są błędy formalne, które wciąż prowadzą do odrzucania ofert. Mimira została zaprojektowana dokładnie pod te problemy: wyszukuje właściwe postępowania, streszcza dokumentację i pomaga przygotować poprawny komplet dokumentów.

Praca z Mimirą zaczyna się od utworzenia profilu firmy. System analizuje stronę internetową, dane rejestrowe z KRS lub CEIDG oraz materiały przekazane przez klienta, a następnie dopasowuje przetargi do rzeczywistych kompetencji, referencji, certyfikatów i zakresu działalności. Dzięki temu użytkownik nie otrzymuje długiej listy przypadkowych wyników, lecz krótką skrzynkę odbiorczą z rekomendowanymi postępowaniami. Każda rekomendacja zawiera uzasadnienie, dlaczego dany przetarg pasuje do firmy.

W tradycyjnym modelu osoba odpowiedzialna za przetargi musi codziennie odwiedzać wiele portali i samodzielnie filtrować ogłoszenia. W Mimirze ten proces skraca się do kilku lub kilkunastu minut dziennie. Użytkownik akceptuje interesujące postępowania i odrzuca niedopasowane, podając krótki powód. Model uczy się tych decyzji i z czasem coraz lepiej rozumie, które zamówienia publiczne są faktycznie warte uwagi danej firmy.

W skrzynce odbiorczej Mimira zobaczysz listę aktualnych przetargów dopasowanych do wybranego profilu wyszukiwania. Każdy profil wyszukiwania ma oddzielną skrzynkę.

Klasyczna wyszukiwarka przetargów najczęściej działa na podstawie słów kluczowych. Taki mechanizm bywa użyteczny, ale ma poważne ograniczenia: zwraca dużo wyników, wymaga ręcznej selekcji i łatwo pomija postępowania opisane innym językiem niż ten użyty w zapytaniu. Mimira idzie dalej, bo analizuje nie tylko tytuł i przedmiot zamówienia, lecz także warunki udziału, wymagane doświadczenie, certyfikaty, dokumenty i potencjalne przeszkody. Dzięki temu platforma pokazuje mniej przetargów, ale takich, w których firma ma realną szansę złożyć ofertę.

To szczególnie ważne w branżach, w których nazewnictwo zamówień bywa niespójne. Ten sam typ usługi może być opisany przez zamawiającego na kilka różnych sposobów, a tradycyjna baza przetargów może nie wychwycić wszystkich wariantów. Mimira patrzy na kontekst i dopasowanie biznesowe. Dla wykonawcy oznacza to mniej szumu informacyjnego i większą szansę na znalezienie wartościowego kontraktu.

Mimira agreguje ogłoszenia z wielu publicznych i prywatnych źródeł, tworząc jedną spójną bazę przetargów. Wśród monitorowanych miejsc znajdują się m.in. e-Zamówienia, unijny TED, największe platformy zakupowe, Baza Konkurencyjności oraz setki Biuletynów Informacji Publicznej. Dzięki temu użytkownik nie musi samodzielnie sprawdzać wielu serwisów i porównywać rozproszonych informacji. Wszystkie kluczowe dane o postępowaniu trafiają do jednego widoku.

Centralizacja danych jest ważna nie tylko na etapie wyszukiwania. Dokumentacja przetargowa często składa się z wielu plików, uzupełnień, odpowiedzi na pytania i aktualizacji publikowanych w różnych terminach. Mimira porządkuje te informacje, aby wykonawca pracował na aktualnej wersji dokumentów. To ogranicza ryzyko przeoczenia ważnej zmiany i pozwala lepiej kontrolować terminy składania ofert.

• e-Zamówienia — główne źródło wielu krajowych ogłoszeń o zamówieniach publicznych.
• TED — baza dużych postępowań publikowanych na poziomie unijnym.
• Baza Konkurencyjności — źródło postępowań związanych m.in. z projektami finansowanymi ze środków publicznych.
• Urząd Zamówień Publicznych — instytucja publikująca informacje i sprawozdania dotyczące rynku.

Mimira analizuje rynek przetargów w Polsce.

Przetarg rzadko wygląda tak samo w dniu publikacji i w dniu składania ofert. Zamawiający mogą dodawać załączniki, publikować odpowiedzi na pytania, zmieniać terminy, modyfikować warunki udziału albo doprecyzowywać opis przedmiotu zamówienia. W 2025 roku w BZP opublikowano ponad 67 tys. ogłoszeń o zmianie ogłoszenia. To pokazuje, że monitoring przetargów jest równie ważny jak samo wyszukiwanie nowych postępowań.

Mimira codziennie odświeża dane i wykrywa zmiany w obserwowanych przetargach. Użytkownik otrzymuje streszczenie aktualizacji w skrzynce odbiorczej, zamiast samodzielnie porównywać kolejne wersje dokumentów. To szczególnie istotne przy postępowaniach o krótkich terminach lub dużej liczbie załączników. Oferta przygotowana na podstawie nieaktualnych dokumentów może oznaczać stracony czas, a czasem także ryzyko odrzucenia.

Aplikacja przetargowa Mimira zawiadamia o zmianach w przetargach.

Poprawna dokumentacja przetargowa to fundament skutecznego udziału w postępowaniu. Nawet dobra cena i doświadczenie firmy nie pomogą, jeśli oferta zostanie przygotowana na nieaktualnym formularzu albo nie uwzględni zmienionych wymagań zamawiającego. Dlatego codzienne wykrywanie zmian jest jednym z najważniejszych elementów pracy nad ofertą. Mimira pomaga pilnować tego procesu automatycznie, ograniczając ręczną kontrolę portali i załączników.

W praktyce oznacza to, że zespół może szybciej reagować na pytania zamawiającego i zmiany w specyfikacji. Zamiast sprawdzać, czy „coś się zmieniło”, użytkownik otrzymuje podsumowanie tego, co faktycznie ma znaczenie. Taki model pracy zwiększa przewidywalność procesu i zmniejsza stres związany z terminami. Dla firm składających wiele ofert jednocześnie jest to realna oszczędność czasu.

Zanim firma zdecyduje się złożyć ofertę, musi odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań. Czy spełnia warunki udziału? Czy posiada wymagane referencje, certyfikaty lub doświadczenie? Jakie dokumenty trzeba przygotować, jaki jest termin składania ofert i jakie kryteria oceny zastosuje zamawiający? Mimira automatycznie porządkuje te informacje w przejrzystym podsumowaniu.

Analiza nie ogranicza się do ogólnego streszczenia przetargu. Platforma zwraca uwagę także na elementy, które wpływają na realną opłacalność kontraktu: terminy płatności, zaliczki, kary umowne, wymagania organizacyjne czy szczególne obowiązki wykonawcy. To ważne, ponieważ najtańsza lub najbardziej atrakcyjna na pierwszy rzut oka oferta publiczna nie zawsze jest najlepszą decyzją biznesową. Mimira pomaga szybciej oddzielić postępowania warte zaangażowania od tych, które mogą generować zbyt duże ryzyko.

Każda firma ma własne zasady oceny tego, czy przetarg jest atrakcyjny. Dla jednej kluczowe będzie doświadczenie wymagane przez zamawiającego, dla innej limit kar umownych, lokalizacja realizacji, poziom wadium albo minimalna wartość kontraktu. Mimira pozwala definiować własne pytania i kryteria, które system sprawdza automatycznie przy każdym postępowaniu. Dzięki temu analiza przetargów jest dopasowana do strategii wykonawcy, a nie tylko do ogólnych parametrów ogłoszenia.

Przykładowe kryteria mogą dotyczyć tego, czy wymagane jest doświadczenie w projektach powyżej określonej wartości, czy potrzebny jest konkretny certyfikat albo czy w umowie pojawiają się kary przekraczające przyjęty próg. Po zmianie kryteriów Mimira może ponownie przeanalizować postępowania znajdujące się już w skrzynce. To przydatne, gdy firma zmienia strategię sprzedaży lub chce wejść w nowy segment zamówień publicznych. W efekcie narzędzie staje się nie tylko wyszukiwarką, ale także systemem wspierającym decyzje ofertowe.

Dokumentacja przetargowa bywa obszerna i napisana językiem, który wymaga uważnej interpretacji. Dlatego Mimira udostępnia asystenta AI, który odpowiada na pytania dotyczące konkretnego postępowania. Użytkownik może zapytać np. o wymagane załączniki, termin realizacji, warunki udziału, kryteria oceny czy zapisy umowy. Chatbot odpowiada na podstawie dokumentów danego przetargu i wskazuje fragment, z którego pochodzi informacja.

To ważne zabezpieczenie, ponieważ odpowiedzi AI w procesie przetargowym muszą być weryfikowalne. Użytkownik nie musi ufać odpowiedzi „w ciemno”, bo może od razu sprawdzić źródło w dokumentacji. Takie podejście łączy szybkość sztucznej inteligencji z kontrolą nad informacją. W efekcie analiza SWZ i załączników może zająć minuty zamiast wielu godzin.

Aplikacja Mimira wyposażona jest w asystenta AI.

Jednym z najtrudniejszych etapów udziału w przetargu jest przygotowanie kompletnej dokumentacji. Formularze ofertowe, oświadczenia, załączniki, pełnomocnictwa, wykazy usług lub dostaw i inne wymagane pliki muszą być zgodne z wymaganiami zamawiającego. Nawet drobna pomyłka może spowodować konieczność uzupełnień, opóźnienie albo odrzucenie oferty. Mimira automatyzuje ten etap, generując dokumenty z wykorzystaniem AI.

Kluczowe jest jednak to, że automatyzacja nie kończy się na wygenerowaniu plików. Przed przekazaniem klientowi dokumenty są weryfikowane przez eksperta od zamówień publicznych. Dzięki temu platforma łączy skalowalność technologii z praktyczną kontrolą jakości. Wykonawca nadal odpowiada za merytoryczny wkład, finalną cenę i decyzję o starcie, ale ciężar formalności zostaje znacząco ograniczony.

Ustalenie ceny w przetargu wymaga wiedzy o rynku, kosztach i podobnych zamówieniach. Mimira wspiera ten proces, korzystając z bazy ponad 2 mln historycznych postępowań i modułu szacunkowych wycen AI. System pomaga porównać aktualne zamówienie z podobnymi kontraktami i szybciej oszacować możliwą wartość oferty. To nie zastępuje decyzji biznesowej wykonawcy, ale dostarcza danych, które ułatwiają podjęcie tej decyzji.

Wycena końcowa pozostaje po stronie firmy, bo to ona najlepiej zna swoje koszty, marżę, dostępność zespołu, terminy i ryzyka realizacyjne. AI może jednak skrócić etap researchu i wskazać, jak wyglądały podobne postępowania w przeszłości. Dla firm, które składają wiele ofert, taka funkcja może być znaczącym przyspieszeniem. Pozwala też lepiej ocenić, czy dany przetarg ma sens ekonomiczny przed rozpoczęciem przygotowywania pełnej dokumentacji.

Największa wartość platformy ujawnia się wtedy, gdy porównamy tradycyjny proces przetargowy z pracą wspieraną przez AI. Bez narzędzi firma musi samodzielnie przeszukiwać wiele źródeł, analizować dokumenty, pilnować zmian, przygotowywać formularze i kontrolować kompletność oferty. Z Mimirą duża część tych czynności jest automatyzowana lub porządkowana w jednym miejscu. Według danych firmy klienci poświęcają na proces przetargowy o 90–95% mniej czasu i składają 3–4 razy więcej ofert.

Oszczędność nie wynika z jednego „magicznego” elementu, lecz z połączenia kilku funkcji. Inteligentne wyszukiwanie ogranicza liczbę niepotrzebnych ogłoszeń, monitoring zmian zmniejsza ryzyko pracy na nieaktualnych plikach, analiza AI skraca czytanie dokumentacji, a automatyczne generowanie dokumentów eliminuje najbardziej powtarzalne czynności. Ekspercka weryfikacja dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo formalne. To właśnie dlatego Mimira pozycjonuje się jako zamiennik całego workflow, a nie kolejna klasyczna baza przetargów.

• Wyszukiwanie przetargów: zamiast setek ogłoszeń dziennie — krótka lista dopasowanych rekomendacji.
• Monitoring przetargów: zamiast ręcznego sprawdzania portali — codzienne wykrywanie zmian i streszczenia aktualizacji.
• Analiza dokumentacji: zamiast wielogodzinnej lektury — podsumowanie, kryteria i chatbot ze wskazaniem źródeł.
• Dokumentacja przetargowa: zamiast ręcznego wypełniania formularzy — generowanie przez AI i weryfikacja eksperta.
• Wyceny AI: zamiast ręcznego researchu — porównanie z bazą historycznych postępowań.

Mimira pomaga w przygotowaniu dokumentacji przetargowej, używając do tego zaawansowanego modułu AI.

Zamówienia publiczne nie są zarezerwowane wyłącznie dla dużych przedsiębiorstw z rozbudowanymi działami prawnymi. Mimira została zaprojektowana tak, aby wspierać zarówno jednoosobowe działalności, małe i średnie firmy, jak i większe organizacje składające wiele ofert jednocześnie. Dla mniejszych firm najważniejsze jest obniżenie bariery wejścia i ograniczenie formalności. Dla większych — skalowanie procesu, kontrola jakości i szybsze wyszukiwanie szans sprzedażowych.

Platforma może być szczególnie przydatna w firmach, które wiedzą, że sektor publiczny kupuje ich produkty lub usługi, ale do tej pory nie miały zasobów, aby regularnie startować w przetargach. Może też pomóc organizacjom, które już działają na rynku publicznym, ale chcą składać więcej ofert bez proporcjonalnego zwiększania zespołu. W obu przypadkach efekt jest podobny: mniej pracy administracyjnej i więcej czasu na decyzje handlowe. Dlatego hasło „Składaj więcej ofert przetargowych w czasie krótszym o 90%” dobrze oddaje praktyczny cel platformy.

Mimira to polski startup GovTech, który pozyskał ponad 4 mln zł w rundzie pre-seed prowadzonej przez brytyjski fundusz Elder Gull. W rundzie uczestniczyli również inwestorzy branżowi związani z rynkiem zamówień publicznych, w tym osoba zarządzająca firmą wygrywającą tysiące postępowań rocznie w sektorze medycznym. Pozyskane środki mają wspierać rozwój technologii, wzmacnianie zespołu oraz ekspansję na wybrane rynki europejskie. To ważne, ponieważ problem biurokracji i manualnej pracy w przetargach nie dotyczy wyłącznie Polski.

Europejski rynek zamówień publicznych jest ogromny — ministerstwa, samorządy i urzędy wydają ponad 2 biliony euro rocznie na usługi, dostawy i roboty budowlane. Jednocześnie wiele procedur wciąż opiera się na ręcznej pracy, analizie dokumentów i powtarzalnym wypełnianiu formularzy. Mimira odpowiada na ten problem przez stworzenie systemu, który obsługuje cały proces: od wyszukania postępowania po przygotowanie oferty. Właśnie ta kompleksowość odróżnia ją od narzędzi, które skupiają się wyłącznie na wyszukiwaniu ogłoszeń.

Wielu przedsiębiorców zakłada, że w ich branży nie ma przetargów albo że zamówienia publiczne są zbyt trudne, aby warto było się nimi zajmować. W praktyce instytucje publiczne kupują bardzo szeroki zakres usług i produktów, dlatego potencjał często jest większy, niż wydaje się na pierwszy rzut oka. Mimira umożliwia szybkie sprawdzenie tego potencjału po podaniu adresu strony internetowej firmy. System generuje spersonalizowaną listę aktualnych przetargów oraz wstępną wycenę dla wybranego kontraktu.

Takie podejście skraca pierwszy krok do minimum. Zamiast zaczynać od nauki portali, procedur i ręcznego filtrowania ogłoszeń, firma może od razu zobaczyć, czy na rynku są postępowania pasujące do jej działalności. Jeśli są, kolejne etapy — analiza wymagań, monitoring zmian i przygotowanie dokumentów — mogą zostać obsłużone w ramach tej samej platformy. To szczególnie ważne dla przedsiębiorców, którzy chcą szybko zweryfikować nowy kanał sprzedaży bez angażowania dużych zasobów.

Najprostszy scenariusz zaczyna się od utworzenia profilu firmy i wskazania podstawowych informacji o działalności. Następnie Mimira analizuje dostępne dane, dopasowuje przetargi i prezentuje je w skrzynce odbiorczej. Użytkownik wybiera postępowania, które go interesują, a system pomaga przejść przez analizę dokumentacji, ocenę wymagań i przygotowanie oferty. Na końcu wykonawca podejmuje decyzję biznesową i zatwierdza finalne warunki.

Proces można podsumować w kilku krokach. Najpierw firma sprawdza swój potencjał, potem otrzymuje dopasowane rekomendacje, analizuje postępowania z pomocą AI i decyduje, gdzie warto startować. Następnie Mimira wspiera przygotowanie dokumentów i kontrolę formalną. Dzięki temu udział w przetargach staje się bardziej przewidywalny, prostszy i mniej czasochłonny.

1. Podajesz informacje o firmie — strona internetowa, dane rejestrowe i materiały opisujące działalność.
2. Otrzymujesz dopasowane przetargi — system analizuje kilkanaście tysięcy źródeł i wybiera postępowania pasujące do profilu.
3. Sprawdzasz analizę AI — widzisz warunki udziału, wymagane dokumenty, terminy, kryteria i ryzyka.
4. Ustalasz cenę i decyzję biznesową — AI może wesprzeć research, ale finalna wycena pozostaje po Twojej stronie.
5. Otrzymujesz dokumenty — formularze i załączniki są generowane przez AI oraz weryfikowane przez eksperta.

Mimira odpowiada na jeden z największych problemów rynku zamówień publicznych: ogromne pieniądze są dostępne, ale wiele firm nie startuje, bo boi się biurokracji, błędów formalnych i czasochłonnej dokumentacji. Platforma łączy wyszukiwarkę przetargów, bazę przetargów, monitoring zmian, analizę dokumentacji, chatbot AI, wyceny szacunkowe i automatyczne przygotowanie dokumentów w jednym procesie. Dzięki temu wykonawcy mogą składać więcej ofert publicznych, poświęcając na obsługę przetargów znacznie mniej czasu. To praktyczne wykorzystanie AI tam, gdzie praca ręczna przez lata była główną barierą wzrostu.

Jeśli Twoja firma chce sprawdzić, czy w jej branży są aktualne przetargi, warto zacząć od szybkiej analizy potencjału. Rynek zamówień publicznych jest szeroki, konkurencja w wielu postępowaniach pozostaje niska, a poprawnie przygotowana oferta może otworzyć drogę do stabilnych kontraktów. Mimira pomaga przejść od przekonania „to zbyt skomplikowane” do działania: wygrywaj przetargi publiczne z AI. Sprawdź, ile postępowań pasuje do Twojej firmy i zobacz, jak wygląda proces, w którym Ty ustalasz cenę, a technologia i eksperci robią resztę.