Faktura online – co zawiera i jak ją szybko wystawić?

Faktury to dokumenty księgowe, które służą zarówno do potwierdzenia zawartej transakcji obejmującej zazwyczaj sprzedaż towarów lub usług, jak i do rozliczeń podatkowych, jakie pojawiają się z tego tytułu. Najczęściej mamy do czynienia z fakturą VAT, która może mieć dwie formy – papierową oraz elektroniczną. W tym drugim przypadku mamy możliwość wystawienia faktury online. Co to oznacza w praktyce? 

Taka faktura to nic innego jak dokument księgowy w postaci cyfrowej, który jest wystawiony zdalnie przez Internet. Czynność tę można zrealizować za pośrednictwem nowoczesnego oprogramowania, które jest dostępne z poziomu przeglądarki internetowej lub aplikacji na urządzenia mobilne. Co musi zawierać taka faktura online?

O tym, jakie dane powinny znajdować się na fakturze, precyzyjnie informuje Ustawa o VAT. Faktura online ma taką samą moc prawną jak faktura papierowa, dlatego muszą znaleźć się na niej takie same dane, na które składa się:

• data wystawienia dokumentu

• kolejny numer faktury

• dokładna nazwa sprzedawcy (wraz z adresem)

• dokładna nazwa nabywcy (wraz z adresem)

• numer NIP sprzedawcy

• numer NIP lub PESEL nabywcy

• data dostarczenia towarów lub realizacji usługi

• data otrzymania zapłaty, jeżeli różni się ona od daty wystawienia faktury

• nazwa towaru / usługi

• liczbę dostarczonych towarów lub zakres zrealizowanej usługi

• cena jednostkowa towaru lub usług netto

• kwoty rabatów / upustów/ promocji

• stawkę podatku

• suma wartości transakcji netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku

• kwota podatku od sumy wartości transakcji netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku

• kwota należności ogółem

Coraz częściej faktury online zawierają również link do szybkiej płatności (https://www.erpxt.pl/funkcje/uslugi-finansowe/#link-do-platnosci). Nie jest to oczywiście obowiązek, ale takie rozwiązanie pozwala na wygodne opłacenie faktury przez klienta.

Nowoczesnym systemem pozwalającym na wygodne wystawienie faktury online jest oprogramowanie Comarch ERP XT. Jest to rozwiązanie dostępne zarówno z poziomu wyszukiwarki internetowej, jak i aplikacji na urządzenia mobilne – w tym Android oraz iOS. Firma Comarch jest liderem branży IT, oferując szeroki zakres systemów informatycznych – w tym nowoczesnych programów i aplikacji do wielowymiarowego zarządzania procesami biznesowymi. 

Wśród nich znajduje się również oprogramowanie Comarch ERP XT dedykowane między innymi także do szybkiego i wygodnego fakturowania online. Warto zaznaczyć, że system ten dostępny jest w darmowej wersji demonstracyjnej (30 dni), która pozwala na zapoznanie się z korzyściami, jakie niesie tego typu rozwiązanie.

Wystawianie faktur przez wyszukiwarkę wymaga jedynie zarejestrowania się do systemu, który jest dostępny online. Oprogramowanie znajduje się w chmurze, nie zajmuje zatem miejsca na dysku komputera. Po zalogowaniu się do systemu mamy do dyspozycji intuicyjny w obsłudze interfejs, który pozwoli z łatwością wystawić fakturę. Co ważne, większość procesu wystawienia faktury jest zautomatyzowana – przykładowo wystarczy podać jedynie NIP kontrahenta, aby system sam ściągnął wszystkie jego dane z bazy GUS. System pozwala również na wystawianie faktur cyklicznych, dzięki czemu comiesięczny proces wystawiania tych samych dokumentów można zredukować do minimum.

W przypadku aplikacji mobilnej do wystawiania faktur w pierwszej kolejności należy zainstalować ją na swoim urządzeniu – np. tablecie lub smartfonie (pobierając np. ze sklepu Google Play). Następnie proces wystawiania faktury online jest podobny do tego, jak miało to miejsce w poprzednim przypadku. Największymi zaletami takiego rozwiązania jest możliwość wystawiania faktur online z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Ponadto proces ten jest maksymalnie uproszczony i zautomatyzowany, a sam system działa w oparciu o aktualne przepisy prawa podatkowego.