Rozmowa kwalifikacyjna jako kryterium pozacenowe – sprawdź opinię KIO

Na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych zamieszczone zostało opracowanie „Pozacenowe kryteria oceny ofert. Poradnik z katalogiem dobrych praktyk”. Publikacja zawiera wiele niestandardowych kryteriów, które można zastosować w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Jednym z nich jest rozmowa kwalifikacyjna.

W poradniku wskazano, że „(...) formalne potwierdzenie kompetencji mierzone w latach doświadczenie zawodowego, uzyskanych dyplomach, certyfikatach należy uzupełnić rozmową kwalifikacyjną. W celu obiektywizacji rozmowy kwalifikacyjnej można posłużyć się kwestionariuszem pytań, pisemnymi case study, a odpowiedzi kandydata nagrywać” (str. 19 części drugiej opracowania).

Opisane kryterium zostało zastosowane w praktyce przez PKP PLK w postępowaniu na „Zarządzanie i sprawowanie nadzoru nad realizacją zadania inwestycyjnego w ramach Projektu pn. »Prace na linii kolejowej E 59 Poznań Główny – Szczecin Dąbie« – część 1 od km 0,000 do km 53,500 oraz część 3 od km 128,680 do km 195,170”.

Jeden z wykonawców, który zamierzał wziąć udział w tym postępowaniu, uznał, że kryterium jest sformułowane nieprawidłowo. Konsekwencją tego było odwołanie rozstrzygnięte przez Krajową Izbę Odwoławczą wyrokiem z 26 stycznia 2018 r. (sygn. akt KIO 45/18).

W postępowaniu prowadzonym przez PKP PLK (dalej: zamawiający lub PKP) jeden z wykonawców złożył odwołanie na treść siwz. W dokumentacji postępowania zamawiający ustalił następujące kryteria oceny ofert:

• Cena (waga 40%),
• Doświadczenie personelu wykonawcy (waga 30%),
• Metodologia (waga 30%).

Kryterium Metodologia zostało podzielone na podkryteria:

• PK1 – Ryzyka Projektu (maks. 15 pkt),
• PK2 – Rozmowa z Inżynierem Projektu (maks. 15 pkt).

W ramach podkryterium PK2 zamawiający oczekiwał omówienia przez Inżyniera przygotowanego przez wykonawcę opracowania dotyczącego Ryzyk Projektu, a następnie udzielenia odpowiedzi na trzy pytania zadane przez Komisję Przetargową. Miały być one jednakowe dla wszystkich osób.

Odwołujący zarzucił zamawiającemu, że pozacenowe kryterium oceny ofert „Rozmowa z Inżynierem Projektu (podkryterium PK2)” zostało opisane w sposób nieprawidłowy, ponieważ:

1. Pomija możliwość wystąpienia wypadków losowych uniemożliwiających odbycie rozmowy w wyznaczonym przez zamawiającego terminie.

• Stanowisko odwołującego

PKP ustaliła w siwz, że o terminie przeprowadzenia rozmowy powiadomi wykonawców z 5-dniowym wyprzedzeniem. Konsekwencją braku stawiennictwa osoby będzie przyznanie 0 punktów, bez względu na to, jaka była przyczyna niestawiennictwa. Odwołujący wskazywał, że nie jest w stanie określić choćby prawdopodobnego terminu, na który zostanie wezwana dedykowana osoba. Podkreślał, że może to prowadzić do tego, że wykonawca nie ze swojej winy zostanie pozbawiony możliwości uzyskania punktów w tym kryterium. Przykładowo podał, że może to mieć miejsce np. w sytuacji przebywania osoby na standardowym, dwutygodniowym urlopie i wówczas do zapewnienia stawiennictwa na wyznaczony termin konieczne byłoby jego przerwanie oraz nieplanowany powrót. Podobnie wyglądałoby to w sytuacji choroby czy innego zdarzenia losowego (np. wypadku komunikacyjnego).

• Stanowisko zamawiającego

Zamawiający uznał racje odwołującego i jeszcze przed rozprawą zmienił treść siwz. Modyfikacja polegała na doprecyzowaniu, że rozmowy z Inżynierami Projektu zostaną wyznaczone w terminie 30 dni od dnia terminu składania ofert, a każdy z wykonawców zostanie poinformowany o ww. terminie z 7-dniowym wyprzedzeniem.

2. Dokonuje wysoce nieostrych i silnie rozstawionych na skali ocen. Przyczyną tego jest ustanowienie następującej zasady przyznawania punktów:

-          0 – wypowiedź nie dotyczy tematu zadanego pytania lub brak odpowiedzi,

-          0 – w przypadku braku stawiennictwa osoby dedykowanej na wyznaczony termin –niezależnie od przyczyn,

-          0 – w sytuacji odmowy podpisania wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz na utrwalenie głosu i wizerunku,

-          0,5 – udzielono niepełnej odpowiedzi na zadane pytanie,

-          1,5 – udzielono pełnej odpowiedzi na zadane pytanie,

-          2,5 – temat został omówiony w sposób wyczerpujący w zakresie przedstawionego zagadnienia z podaniem innowacyjnych rozwiązań w zakresie zadanych pytań.

• Stanowisko odwołującego

Odwołujący porównał sposób punktacji określony przez PKP do skali ocen szkolnych. Wskazał, że w ramach oceny 0,5 pkt zawierają się oceny szkolne 2–4, ocena 1,5 pkt odpowiada ocenie 5, a ocena 2,5 pkt odpowiada ocenie 6. Składający odwołanie argumentował, że uniemożliwia to dokonanie rzetelnej oceny odpowiedzi. Zwrócił również uwagę, że w treści siwz całkowicie brak danych pozwalających wykonawcy na zidentyfikowanie, na jakiej podstawie będzie dokonywana ocena. W szczególności wykonawca nie jest w stanie uzyskać wiedzy, jakie cechy i właściwości oferowanego przez niego przedmiotu będą uznane za pozwalające na uzyskanie wysokiej pozycji w ramach porównania ofert.

• Stanowisko zamawiającego

Zamawiający wskazał, że wprowadzenie dodatkowej punktacji nie przełoży się na bardziej miarodajny sposób oceny ofert. Stwierdził, że rozszerzenie skali może przynieść odwrotny skutek. Wówczas bowiem ocena ofert będzie miała charakter bardziej subiektywny, gdyż będzie umożliwiała członkom komisji przyznanie liczby punktów na podstawie własnych odczuć czy założenia – w przypadku „spłaszczonej” skali ocen takie zjawisko nie będzie miało miejsca.

3. Daje zamawiającemu całkowitą dowolność w ocenie odpowiedzi.

• Stanowisko odwołującego

Według odwołującego o dowolności w ocenie odpowiedzi świadczy brak wskazania pytań, które zostaną zadane, i określenia w siwz szczegółowego sposobu oceniania odpowiedzi. Wykonawca wskazywał, że nie wiadomo, jakie pytania będą zadawane i jakie elementy odpowiedzi będą wymagane do uznania odpowiedzi za pełną czy omówione w sposób wyczerpujący w zakresie przedstawionego zagadnienia z podaniem innowacyjnych rozwiązań w zakresie zadanych pytań, co prowadzi do wniosku, że nie mamy do czynienia z oceną ofert wg określonych kryteriów, a z egzaminowaniem w sposób dowolny przez zamawiającego osoby dedykowanej na stanowisko Inżyniera Projektu.

• Stanowisko zamawiającego

Zamawiający stał na stanowisku, że przekazanie gotowych pytań i odpowiedzi spowoduje brak realnej konkurencji w ramach tego kryterium. Według zamawiającego przekazanie wykonawcom zakresu zagadnień umożliwi każdej z osób dedykowanych do rozmowy kompleksowe przygotowanie się („wyuczenie się” odpowiedzi) – zatem w ocenie zamawiającego istnieje możliwość założenia, iż każdy z wykonawców w ramach przedmiotowego kryterium uzyska maksymalną liczbę punktów. Celem ustanowienia przedmiotowego kryterium było premiowanie wykonawców, którzy dysponują wykwalifikowanym oraz posiadającym znajomość branży Inżynierem Projektu.

4. Prowadzi do kształtowania treści oferty w zakresie podlegającym ocenie po upływie terminu do jej składania.

• Stanowisko odwołującego

Odwołujący argumentował, że w ramach tego kryterium nie będą oceniane treści zawarte w ofercie, lecz te, które zostaną zaprezentowane w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej, a więc już po złożeniu oferty.

• Stanowisko zamawiającego

Zamawiający sporne kryterium porównał z kryterium próbki systemu informatycznego. Podkreślił, że przeprowadzenie rozmowy nie będzie skutkowało zmianą treści oferty po dacie jej złożenia. Będzie to weryfikacja oświadczeń oraz informacji zawartych w ofercie. W jego ocenie jedyną możliwością sprawdzenia informacji dotyczących kompetencji wskazanych w ofercie osób jest przeprowadzenie bezpośredniej rozmowy „na żywo” z członkami komisji przetargowej.

Izba oddaliła odwołanie, uznając wszystkie zarzuty odwołującego za niezasadne. W uzasadnieniu wyroku KIO przedstawiła swoje argumenty:

• Odnosząc się do terminu przeprowadzenia rozmowy z Inżynierem Projektu, Izba uznała za wystarczającą modyfikację siwz dokonaną przez PKP. W jej wyniku został wskazany konkretny, 30-dniowy okres, w którym będzie miała miejsce rozmowa. Oprócz tego informacja o terminie przeprowadzenia rozmowy zostanie przekazana wykonawcom co najmniej z 7-dniowym wyprzedzeniem. KIO stwierdziła, że „z tak sformułowanych postanowień siwz wywieść można wniosek, że rozmowy nastąpią nie wcześniej niż w drugim tygodniu po upływie terminu składania ofert, skoro zamawiającego wiąże obowiązek poinformowania wykonawców o ich terminie z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem, a informacje takie z oczywistych względów mogą zostać przekazane najwcześniej w dniu otwarcia ofert. Już sam ten fakt powoduje, że okres, w którym może nastąpić rozmowa, ograniczony został w praktyce do trzech tygodni. Z kolei wprowadzenie 7-dniowego odstępu czasowego pomiędzy otrzymaniem informacji o terminie rozmowy a samą rozmową pozwala wykonawcom na podjęcie odpowiednich czynności organizacyjnych w przypadku wskazywanych przez odwołującego sytuacji takich jak urlop pracownika, choroba czy inne zdarzenia losowe”.

• Rozpatrując zarzut dotyczący skali ocen, jaką ustanowił zamawiający, KIO stanęła na stanowisku, że „(...) to nie liczba stopni w skali punktowej może świadczyć w tym wypadku o miarodajności czy obiektywizmie oceny, lecz sposób opisania warunków przyznawania punktów (udzielenie niepełnej/pełnej/wyczerpującej odpowiedzi), ewentualnie sposób rozstawienia ocen na skali”.

W ocenie Izby nie zachodzi jednak okoliczność wskazująca na brak dokonania obiektywnej oceny w tym kryterium. KIO zauważyła, że „(...) w treści IDW Zamawiający przewidział postanowienia regulujące, że cały przebieg rozmowy będzie nagrywany, a z rozmowy zostanie sporządzony protokół ze streszczeniem jej przebiegu. Ponadto rozmowa z każdym inżynierem obejmowała będzie te same pytania i będzie podlegała ocenie na podstawie tych samych zasad, a członkowie komisji przetargowej na podstawie wytycznych z IDW będą zobowiązani do przyznawania punków na podstawie ustalonej tam skali. W konsekwencji – abstrahując od obiekcji Odwołującego związanych z użyciem przez Zamawiającego w opisie sposobu oceniania nieostrych sformułowań oraz samego sposobu rozstawienia ocen na skali ocen – uznać należy, że po zestawieniu treści nagrania z rozmowy z treścią uzasadnienia przyznanej punktacji, jakie Zamawiający powinien przedstawić, weryfikacja działań Zamawiającego pod kątem ich zgodności z przewidzianym w IDW sposobem przyznawania punktacji będzie możliwa”.

• Kolejny zarzut dotyczył braku możliwości uprzedniego zapoznania się przez wykonawców z pytaniami, jakie zostaną zadane w trakcie rozmowy. Analizując tę kwestię, Izba wskazała, że wcześniejsze opublikowanie pytań prowadziłoby do sytuacji, w której oceniany byłby sposób opracowania przez danego inżyniera odpowiedzi na pytanie oraz sposób prezentacji tej odpowiedzi, a nie jego wiedza merytoryczna i umiejętność udzielenia w ograniczonym terminie czasowym odpowiedzi na określone zagadnienie.

Jako kolejny argument KIO podniosła, że „(...) wcześniejsze opublikowanie pytań czyniłoby w praktyce omawiane podkryterium nieprzydatnym i iluzorycznym, a ocenę w tym zakresie czysto formalną (z dużym prawdopodobieństwem w przypadku wcześniejszego opublikowania pytań każda z osób delegowana przez wykonawców na stanowisko Inżyniera Projektu uzyskałaby maksymalną liczbę punktów). Z analogicznych względów nie znajduje także uzasadnienia domaganie się przez Odwołującego opublikowania wzorcowych odpowiedzi na te pytania”.

• Ostatni zarzut dotyczący kreowania treści oferty po upływie terminu na jej złożenie również nie został uznany przez Izbę. W uzasadnieniu wyroku KIO stwierdziła, że „(...) ofertę stanowi tutaj wskazanie danych dotyczących osób, które wykonawca dedykuje do pełnienia funkcji Inżyniera Projektu w ramach realizacji przedmiotowego zamówienia publicznego, zaś ich wiedza i umiejętności będą prezentowane w ramach rozmowy ocenianej w podkryterium PK2 w kryterium Metodologia. Nie dojdzie tu więc do sytuacji, w której po terminie składania ofert nastąpi zmiana oświadczenia woli wykonawcy, gdyż po terminie składania ofert będą weryfikowane jedynie zdolności osób, których dane zostały wskazane w ofercie”.