Sprawdź, jak może porozumiewać się zamawiający z wykonawcą (omówienie wyroku)
Dopuszczenie faksowej formy porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami, jako dodatkowej, niemającej znaczenia dla dochowania terminu, a tym samym weryfikacji prawidłowości uzupełnionych dokumentów, byłoby zbędne i nielogiczne (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 13 sierpnia 2009 r.; sygn. akt KIO/UZP 998/09).
Zamawiający prowadził przetarg ograniczony na budowę autostrady A4. W zakresie spełniania warunków zdolności ekonomicznej i finansowej żądał od wykonawców przedłożenia rachunków zysków i strat za ostatnie trzy lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności był krótszy, za ten okres wraz z opinią wydaną przez biegłego rewidenta, jeśli zgodnie z właściwymi przepisami sprawozdania finansowe wykonawcy podlegają obowiązkowemu badaniu przez biegłego.
Jeden z wykonawców do oferty nie dołączył wymaganych dokumentów, a w to miejsce złożył dokument „Klasyfikacja rocznego obliczenia za 2007, 2006, 2005, 2004, 2003 rok”. Zamawiający wezwał wykonawcę do złożenia wyjaśnień (art. 26 ust. 4 ustawy Pzp). Wykonawca wyjaśnił, że dokument został sporządzony na bazie sprawozdań finansowych, których elementem był rachunek zysków i strat. Zamawiający wezwał wykonawcę do przedłożenia rachunków zysków i strat za ostatnie 3 lata obrotowe sporządzonych i podpisanych zgodnie z wymogami prawa siedziby wykonawcy wraz z tłumaczeniem ich na język polski.
Zamawiający wezwał wykonawcę do uzupełnienia dokumentów w określony sposób!
Zamawiający w wezwaniu do uzupełnienia dokumentów precyzyjnie wskazał miejsce oraz formę przedłożenia wymaganych dokumentów. Wykonawca miał w określonym w wezwaniu terminie złożyć dokumenty w formie oryginału lub kopii poświadczonej przez wykonawcę za zgodność z oryginałem na adres zamawiającego:
- przesyłką pocztową,
- kurierską lub
- osobiście na dziennik podawczy pokoju 107.
W wyznaczonym terminie odwołujący przesłał do zamawiającego wyłącznie faksem pismo wraz z kopiami rachunków zysków i strat oraz opiniami biegłego rewidenta, a także tłumaczeniami przedmiotowych dokumentów. Zamawiający uznał, że zastosowana przez wykonawcę forma złożenia dokumentów była sprzeczna z formą wskazaną przez zamawiającego i naruszała § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane. Zdaniem zamawiającego skutkiem braku dochowania wymaganej formy było uznanie, że wykonawca nie złożył wymaganego dokumentu i podlega wykluczeniu z udziału w postępowaniu.
Zamawiający poinformował tego wykonawcę o wykluczeniu go z dalszego udziału w postępowaniu (art. 24 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp).
Wykonawca złożył protest. Twierdził, że żądanie przez zamawiającego uzupełnienia dokumentów o rachunek zysków i strat było nieuprawnione, ponieważ złożona wraz z ofertą reklasyfikacja potwierdzała spełnienie warunku udziału w postępowaniu, a wykonawca wskazane dokumenty rachunków zysków i strat przedłożył wyłącznie w związku z żądaniem w tym zakresie, skierowanym przez zamawiającego.
Zamawiający oddalił protest, w konsekwencji czego wykonawca złożył odwołanie.
Krajowa Izba Odwoławcza orzekła, że zamawiający żądał złożenia uzupełnionych dokumentów:
- przesyłka pocztową,
- kurierską lub
- osobiście na dziennik podawczy w pokoju 107.
Skład orzekający Izby uznał, że dokumenty przedłożone przez odwołującego w wyniku wezwania zamawiającego do uzupełnienia dokumentów przesłane drogą faksową w wyznaczonym terminie zostały uzupełnione skutecznie. Twierdzenia zamawiającego, że wymagał on bezwzględnie przedłożenia wskazanych dokumentów w wyznaczonym terminie wyłącznie w formie oryginału bądź kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem, a zatem na piśmie (pocztą, kurierem, osobiście), nie zasługuje na uwzględnienie.
W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający określa w siwz formę kontaktów z wykonawcami (art. 27 ust. 1 ustawy Pzp). Nie jest wykluczone, a wręcz przeciwnie pożądane, aby zamawiający taką formę kontaktów określił niezależnie od zawsze dopuszczalne formy pisemnej. W tym postępowaniu zamawiający formę tę określił w kierowanym do wykonawcy wezwaniu do uzupełnienia dokumentów. Dopuścił możliwość przedłożenia dokumentów droga faksową, wskazując także w tym celu konkretny numer telefonu. Dlatego niezasadna była, zdaniem KIO, interpretacja treści wskazanego pisma dokonana przez zamawiającego, że wymagane dokumenty należało w wyznaczonym terminie dostarczyć do zamawiającego na piśmie fizycznie, natomiast przesłanie dokumentów faksem miało służyć przyspieszeniu postępowania.
Czy wykonawca mógł przesłać uzupełnione dokumenty faksem?
Zdaniem KIO należało uznać, że dopuszczalne i skuteczne jest uzupełnienie dokumentów przez wykonawcę w określonym terminie drogą faksową. Dopuszczenie formy faksowej, jako dodatkowej, niemającej znaczenia dla dochowania terminu, a tym samym weryfikacji prawidłowości uzupełnionych dokumentów, byłoby zbędne i nielogiczne, jeśli dokumenty przesłane faksem miałyby nie wywoływać jakichkolwiek skutków co do możliwości ich weryfikacji.
KIO uwzględniła odwołanie i nakazała zamawiającemu ponowną weryfikacje wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowania.
Podstawa prawna
- art. 24 ust. 2 pkt 3, art. 26 ust. 4, art. 27 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007 r. nr 223, poz. 1655 ze zm.),
- § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2006 r. nr 87, poz. 605).
