Prawidłowa forma elektronicznego zaświadczenia ZUS

Podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wobec wykonawcy nie zachodzi wskazana wyżej przesłanka wykluczenia, określa § 2 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (dalej: rozporządzenie pśd). Przywołany przepis aktu wykonawczego pozwala zamawiającemu żądać do wykonawcy zaświadczenia albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy,

wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z zaświadczeniem albo innym dokumentem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności.

Formę, w jakiej powinno być złożone zaświadczenie ZUS lub KRUS, określają przepisy rozporządzenia w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (dalej: rozporządzenie śke). W § 6 ust. 1 tego rozporządzenia wskazano, że w przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe zostały wystawione przez upoważnione podmioty inne niż wykonawca, jako dokument elektroniczny, zamawiającemu przekazuje się ten dokument. W sprawie zakończonej wyrokiem z 30 maja 2022 r. (sygn. akt KIO 1238/22) Krajowa Izba Odwoławcza, bazując na przywołanym przepisie, musiała rozstrzygnąć, czy elektroniczne zaświadczenie z ZUS, po brane samodzielnie przez płatnika składek, spełnia wymagania rozporządzenia śke.

Po wyborze najkorzystniejszej oferty jeden z wykonawców zakwestionował tę czynność zamawiającego. W złożonym odwołaniu wskazywał między innymi na naruszenie przepisów ustawy Pzp i rozporządzenia śke. Zdaniem odwołującego wykonawca, którego oferta została wybrana, nie przedłożył, w wymaganej formie, podmiotowego środka dowodowego potwierdzającego brak podstawy wykluczenia określonej w art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp.

Wykonawca na potwierdzenie braku podstawy wykluczenia dysponował na swoim koncie w portalu PUE ZUS zaświadczeniem o niezaleganiu w opłacaniu składek. Dokument ten został sporządzony jako dokument elektroniczny, tj. podpisany przez pracownika ZUS kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zaświadczenie przekazane zamawiającemu nie zawierało jednak takiego podpisu.

Odwołujący argumentował zatem, że skoro wykonawca uzyskał zaświadczenie wystawione jako dokument elektroniczny, podpisany podpisem kwalifikowanym, to zgodnie zatem z § 6 ust. 1 rozporządzenia śke zobowiązany był przekazać zamawiającemu właśnie ten dokument w niezmienionej formie. Tymczasem wykonawca przedłożył wyłącznie kopię zaświadczenia z ZUS, niezawierającą podpisu elektronicznego pracownika ZUS (a tym samym uniemożliwiającą jego weryfikację). Dokument zawierał jedynie podpis elektroniczny (poświadczenie) pełnomocnika wykonawcy. W ocenie składającego odwołanie działanie wykonawcy jest równoznaczne z tym, że nie przedłożył on podmiotowego środka dowodowego, który należycie potwierdzałby spełnianie braku podstawy wykluczenia z art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp. Odwołujący stał na stanowisku, że zamawiający powinien wezwać wykonawcę, w trybie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, do uzupełnienia zaświadczenia ZUS.

Izba, po zapoznaniu się z argumentami stron, oddaliła ten zrzut odwołania. Zdaniem składu orzekającego złożone zaświadczenie ZUS jest prawidłowe. Tym samym brak jest podstaw, aby zamawiający, korzystając z przepisu art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, wzywał wykonawcę do uzupełnienia dokumentu.

Wyjaśniając swoje stanowisko, KIO zwróciła w pierwszej kolejności uwagę, że przedstawione przez wykonawcę zaświadczenie zostało wydane na jego wniosek (jako płatnika), na podstawie art. 50 ust. 4 i art. 123 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, co wynika wprost z treści tego dokumentu. Oznacza to, że do zaświadczenia zastosowanie znajduje przepis art. 50 ust. 4a–4c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z art. 50 ust. 4a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek oraz decyzje o odmowie wydania zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek wydane przez ZUS w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym mogą być wykorzystywane w formie wydruku przez płatnika składek, który je uzyskał. Z kolei wydruki takie, zgodnie z art. 4c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, mają moc zrównaną z mocą dokumentów wydawanych przez ZUS, jeżeli zawierają dane, o których mowa w ust. 4b, umożliwiające ich weryfikację w sposób określony w tym przepisie. Na mocy ust. 4b ZUS umożliwia weryfikację zaświadczenia lub decyzji, o których mowa w ust. 4a, przez udostępnioną przez niego stronę internetową, po podaniu: danych identyfikujących zaświadczenie albo decyzję; typu identyfikatora płatnika składek i jego numeru; daty wydania zaświadczenia lub decyzji.

Izba, na podstawie akt sprawy, ustaliła, że przekazane zamawiającemu zaświadczenie zawiera wszystkie informacje umożliwiające jego weryfikację. Dodatkowo, co podkreśliła KIO, zamawiający na rozprawie oświadczył, że dokonał takiej weryfikacji wydanego dokumentu w zakresie, w jakim umożliwia to przepis art. 50 ust. 4b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Z kolei odwołujący, uzasadniając zasadność podnoszonych zarzutów, nie kwestionował prawdziwości danych zawartych w zaświadczeniu.

Odnosząc się do formy złożonego zaświadczenia, skład orzekający stwierdził, że „(...) rozstrzygające w ocenie Izby znaczenie mają cytowane wyżej przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, które decydują o tym, że zaświadczenie złożone przez przystępującego (wydruk) ma moc zrównaną z mocą dokumentu wydanego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Nie sposób także zgodzić się z twierdzeniami odwołującego, że przekazane zaświadczenie, co do formy, nie jest zgodne z § 6 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie dokumentów elektronicznych, gdyż powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracownika Zakładu - pani K.S. Jak wyjaśniał zamawiający, co też zaprezentował na rozprawie na przykładowym koncie przedsiębiorcy, zaświadczenie potwierdzające, iż wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, wydawane jest przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych za pośrednictwem Indywidualnego konta w portalu informatycznym udostępnionym rzez ZUS (www.zus.pl/portal). Przedsiębiorca wnioskujący o takie zaświadczenie nie otrzymuje go bezpośrednio, a jedynie jest mu on udostępniany w zakładce »skrzynka odbiorcza«. Po wejściu do zawartości skrzynki widoczna jest lista dokumentów przygotowanych przez ZUS, gdzie przy każdym dokumencie wybrać można opcję »szczegóły«. Po naciśnięciu przycisku »szczegóły« wyświetlają się dane dokumentu, załączniki, jeśli występują, oraz opcja »przeglądaj dokument«. Po naciśnięciu »przeglądaj dokument« na ekranie wyświetla się treść samego dokumentu wystawionego przez ZUS (dokładnie taki sam, jaki F... przekazało zamawiającemu). U dołu przedmiotowego zaświadczenia do wyboru pozostaje opcja »zamknij« oraz »drukuj«. Po wybraniu opcji »drukuj« można dokument wydrukować lub zapisać np. w formacie .pdf. Dodatkowo w instrukcji zamieszczonej w omawianym portalu, w zakładce »Korzystanie z portalu«, znajduje się informacja pod nazwą »zapisanie informacji na dysk«, gdzie ZUS wskazuje, iż »Użytkownik ma możliwość wyboru formatu, w którym plik ma być zapisany. Dostępne są formaty XLS, XML, CSV, TXT oraz PDF«. Skoro zatem F..., po zapoznaniu się z treścią dokumentu zamieszczonego na portalu ZUS, dokonało jego zapisu w jednym z dopuszczalnych w instrukcji formatów (.pdf), a następnie przekazało zamawiającemu ten dokument, to nie sposób podzielić zarzutu odwołującego, iż wykonawca przekazał, a zamawiający bezpodstawnie uznał za prawidłowy, dokument przekazany w niewłaściwej formie, albowiem przystępujący przekazał go w formie takiej, w jakiej został mu udostępniony”.

Krajowa Izba Odwoławcza nie miała również wątpliwości, że „(...) bez znaczenia pozostaje także to, że przedstawiony przez F... dokument został dodatkowo opatrzony podpisem elektronicznym pracownika przystępującego. Złożenie na dokumencie takiego podpisu nie pozbawiło w żaden sposób prawdziwości tego dokumentu czy waloru dokumentu wydanego przez Zakład, a wynikającego z art. 50 ust. 4c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Potwierdzenie takie należy zatem poczytywać wyłącznie jako dodatkowe potwierdzenie jego wiarygodności”.

Podsumowując uzasadnienie wyroku, Izba przywołała również dwa inne orzeczenia potwierdzające jej stanowisko: wyrok z 2 stycznia 2019 r. (sygn. akt KIO 2578/18) oraz wyrok z 11 czerwca 2021 r. (sygn. akt KIO 1233/21, KIO 1243/21).