Kiedy oferta jest niezgodna z warunkami zamówienia w prawie zamówień publicznych

Istota wniesionego odwołania sprowadzała się do zakwestionowania podjętej przez zamawiającego czynności, polegającej na odrzuceniu oferty. Podstawą do odrzucenia oferty był art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy Pzp, zgodnie z którym zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia.

W SWZ wskazano, że: "Wykonawca przygotowuje ofertę w rozumieniu art. 66 kc. na załączonym druku "formularz oferty" - załącznik do SWZ, który po wypełnieniu i opatrzeniu podpisem wymaganym w SWZ należy złożyć jak inne dokumenty opisane poniżej. Natomiast interaktywny "Formularz ofertowy" złożony przy pomocy udostępnionego przez Zamawiającego na Platformie e-Zamówienia i zamieszczonego w podglądzie postępowania w zakładce "Informacje podstawowe" nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 kc. Interaktywny formularz ofertowy służy do celów tylko sprawozdawczych i jego złożenie w sposób niekompletny lub niezłożenie nie rodzi żadnych negatywnych skutków do złożonej oferty".

Dalej w SWZ wskazano że: "Ofertę należy złożyć z wymaganymi załącznikami: Oferta cenowa zgodna z załączonym drukiem "formularza oferty" - załącznik nr 1 do SWZ, która zawiera cenę wyliczoną w sposób opisany w rozdziale XVII SWZ stanowi ofertę w rozumieniu art. 66 kc UWAGA: Złożenie systemowego, interaktywnego formularza ofertowego ma charakter techniczny służy do celów informacyjnych i sprawozdawczych dlatego nie może zastąpić oferty cenowej złożonej na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ".

W rozpoznawanej sprawie, wykonawca złożył ofertę bez "Formularza oferty" stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ. Do jego oferty załączony został za to interaktywny "Formularz ofertowy". Zamawiający zdecydował o odrzuceniu oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp. Uzasadnił, że wykonawca złożył ofertę bez wymaganego formularza stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ, a wskazany załącznik zawiera niezbędne zgody oraz oświadczenia. W konsekwencji uznał, że złożona została oferta niezgodna z warunkami zamówienia.

Rozpoznając odwołanie Izba doszła do przekonania, że odwołanie nie zasługuje na uwzględnienie.

W ocenie Izby czynność zamawiającego była prawidłowa. Po pierwsze - nie było w sprawie spornym, że w ofercie brak było "formularza oferty", który stanowił załącznik nr 1 do SWZ. Po drugie - podane przez zamawiającego uzasadnienie odrzucenia oferty zostało sporządzone w sposób jasny i niebudzący wątpliwości co do podstawy faktycznej dokonanej czynności. Wbrew twierdzeniom wykonawcy, zamawiający w sposób dostatecznie precyzyjny wskazał, których istotnych elementów oferty brakowało w złożonej ofercie. Zamawiający wyjaśnił, iż chodziło o brak wszystkich niezbędnych zgód oraz oświadczeń zawartych w formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ. Wbrew dokonanej przez wykonawcę analizie, złożony formularz bezsprzecznie nie zawierał oświadczeń i zgód w oczekiwanym, wynikającym z SWZ, zakresie. Złożony formularz systemowy załączony do oferty nie zawierał zatem następujących elementów (oświadczeń / zgód), odnoszących się do tego, że:

• termin wykonania zamówienia będzie zgodny z zapisami SWZ
• warunki płatności oraz okres rękojmi będą zgodne z wzorem umowy będącym załącznikiem do SWZ,
• wykonawca zapoznał się z SWZ, w tym z wzorem umowy w sprawie zamówienia publicznego i uzyskał wszelkie informacje niezbędne do przygotowania oferty, a przedstawione w SWZ warunki zawarcia umowy oraz wzór umowy zostały przez wykonawcę zaakceptowane,
• wykonawca uważa się za związanego ofertą przez czas wskazany w SWZ,
• w przypadku uznania oferty za ofertę najkorzystniejszą wykonawca zobowiązuje się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez zamawiającego, a przed zawarciem umowy do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Oświadczenia w powyższym zakresie literalnie wynikały z integralnej części SWZ, jaką stanowił formularz oferty - załącznik nr 1 do SWZ, a złożenie oferty zgodnej z załącznikiem nr 1 do SWZ wynikało wprost z zapisów SWZ. Nie można więc było w ocenie Izby mówić o jakichkolwiek wątpliwościach co do zakresu stwierdzonych braków przez zamawiającego. 

Nie chodziło jedynie o niespełnienie wymagań co do formy treści oferty, ale przede wszystkim o to, że w złożonym formularzu brak było wymaganych elementów. W ocenie Izby ww. oświadczenia składały się na treść oferty i stanowiły niezbędne elementy przyszłego stosunku prawnego łączącego strony umowy.

Brak w opisanym zakresie obciążał rzecz jasna wykonawcę, od którego wymagana była należyta staranność nie tylko na etapie realizacji zamówienia, ale również w toku postępowania o udzielenie zamówienia. Okoliczność ta była nieusuwalna z punktu widzenia przepisów ustawy Pzp.

Zamawiający nie znając intencji wykonawcy, nie miał jakichkolwiek uprawnień, ażeby uzupełnić w tym zakresie brakujące oświadczenia wykonawcy. Izba zgodziła się z zamawiającym, który w odpowiedzi na odwołanie wskazał, że: "Wykonawca nie złożył oświadczeń, które na etapie realizacji są niezwykle istotne, gdyż wykonawcy wskazują jaki zakres robót został wyceniony, w jakim okresie będą zrealizowane wraz z akceptacją warunków przyszłej umowy, rękojmi które w tej umowie opisano. Ponadto należy wskazać, że w przypadku sporu sądowego brak tych oświadczeń uniemożliwi skuteczne egzekwowanie zobowiązań wynikających z zawartej umowy w szczególności, że jednoznacznie wskazano ze formularz systemowy nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 kc".

W rozpoznawanym przypadku nie można było mówić o odrzuceniu oferty z błahego, czysto formalnego powodu niewpływającego na treść złożonej oferty.

Na ocenę prawidłowości czynności zamawiającego nie miało wpływu to, że dokument ofertowy wykonawcy zawierał inne istotne elementy (np. dane zamówienia, zamawiającego, wykonawcy, określenie ceny, inne niż ww. oświadczenia i informacje). Brak tychże elementów nie był bowiem kwestionowany przez zamawiającego.

 KIO podsumowała, że w zaistniałym stanie faktycznym, wykonawca złożył ofertę na służącym jedynie do celów sprawozdawczych formularzu systemowym, który nie zawierał wymaganych oświadczeń, o których była mowa w SWZ. Izba uznała zatem, że zamawiający słusznie odrzucił ofertę wykonawcy na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy Pzp.