Jak wskazać termin związania ofertą w ogłoszeniu o zamówieniu publicznym

Prezes Urzędu Zamówień Publicznych przeprowadzał kontrolę uprzednią postępowania. W informacji o jej wyniku stwierdzono naruszenie przez zamawiającego art. 220 ust. 2 ustawy Pzp oraz art. 90 ust. 1 ustawy Pzp, poprzez określenie w ogłoszeniu o zamówieniu terminu związania ofertą na 120 dni i zaniechanie zmiany treści ogłoszenia w ww. zakresie.

Prezes UZP wskazał, że "Zamawiający w sekcji 5.1.12 ogłoszenia o zamówieniu, tj. "Termin, do którego oferta musi pozostać ważna" określił termin związania ofertą: 120 dni. W SWZ Zamawiający podał, iż "Wykonawca jest związany ofertą od dnia terminu składania ofert do dnia 4 czerwca 2024 r.". W wyniku modyfikacji SWZ termin ten został zmieniony do dnia 23 września 2024 r. Kontrolujący podkreślił, że zgodnie z dyspozycją art. 220 ust. 2 ustawy Pzp zamawiający określa w dokumentach zamówienia termin związania ofertą przez wskazanie daty. Powyższe oznacza zatem, że termin związania ofertą musi nastąpić bezwzględnie przez wskazanie daty, a nie przez podanie okresu związania ofertą, w tym wypadku 120 dni. Zamawiający określając w ogłoszeniu o zamówieniu termin związania ofertą na 120 dni, naruszył więc dyspozycję art. 220 ust. 2 ustawy Pzp. W toku kontroli zauważono, że zgodnie z art. 90 ust. 1 ustawy Pzp, zamawiający może zmienić ogłoszenie, przekazując Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej sprostowanie, ogłoszenie zmian lub dodatkowych informacji. Przepisy art. 87 i art. 88 stosuje się. Mając na uwadze powyższe kontrolujący stwierdził, że określenie terminu związania ofertą w ogłoszeniu o zamówieniu, niezgodne z przepisami, wymagało jego zmiany lub sprostowania, tak aby zapisy w ogłoszeniu o zamówieniu oraz SWZ były ze sobą spójne i odpowiadały wymaganiom określonym w treści art. 220 ust. 2 ustawy Pzp. Ze względu na stwierdzone zaniechania w zakresie dokonania zmiany ogłoszenia o zamówieniu, stwierdzono naruszenie art. 90 ust. 1 ustawy Pzp oraz naruszenie art. 220 ust. 2 ustawy Pzp. Naruszenia ocenione zostały jako niemające wpływu na wynik postępowania.

Zamawiający wniósł zastrzeżenia do wyniku kontroli uprzedniej, w których poinformował, iż ogłoszenie o zamówieniu oraz zmiany do tego ogłoszenia publikuje się za pomocą interaktywnych formularzy zamieszczonych na stronie https://enotices2.ted.europa.eu/home. Wyjaśnił, że formularz ogłoszenia o zamówieniu dostępny w enotices2 w polu przewidzianym do wskazania terminu związania ofertą (pole BT-98-Lot) nie daje możliwości oznaczenia  terminu związania ofertą w postaci daty. Rozwijalna lista wyboru dla pola BT-98-Lot zawiera tylko jednostki dzień/miesiąc/tydzień/rok i nie ma technicznej możliwości wypełnienia tej komórki poprzez określenie terminu konkretną datą.

Co istotne, zmiany ogłoszenia o zamówieniu w enotices2 dokonuje się poprzez wypełnienie identycznego interaktywnego formularza z jednakowym polem pn. "Termin, do którego oferta musi pozostać ważna", co powoduje niewykonalność dokonania korekty formatu (jednostki) terminu związania ofertą poprzez zmianę ogłoszenia. Zamawiający dostrzegł, że opisane w wyniku kontroli rozwiązanie, tj. zmiana terminu związania ofertą poprzez zmianę lub sprostowanie ogłoszenia o zamówieniu, tak aby zapisy w ogłoszeniu o zamówieniu oraz SWZ były ze sobą spójne i odpowiadały wymaganiom określonym w treści art. 220 ust. 2 ustawy Pzp, byłoby technicznie niemożliwe z przyczyn opisanych powyżej. W konsekwencji, zaniechanie dokonania zmiany ogłoszenia o zamówieniu w powyższym zakresie, nie mogło stanowić naruszenia art. 90 ust. 1 ustawy Pzp, z uwagi na technologiczną barierę udostępnionego zamawiającym narzędzia do przygotowywania i przesyłania ogłoszeń i zmian ogłoszeń. Zamawiający podniósł, że nie posiada technicznej wiedzy, w jaki sposób doprowadzić do spójności terminu związania ofertą określonego datą zgodnie z art. 220 ustawy Pzp w SWZ i zmianach do SWZ z terminem związania ofertą w ogłoszeniu o zamówieniu, w którym w miejscu przewidzianym do podania tego terminu można określić go tylko poprzez liczbę dni/tygodni/miesięcy lub lat. Podkreślił, że zamawiający we wszystkich dokumentach postępowania, w których miał możliwość określenia terminu związania ofertą, w formacie narzuconym ustawą Pzp, dokonał tego w sposób zgodny z dyspozycją art. 220 ust. 2, natomiast jedynie w ogłoszeniu określił ten termin poprzez liczbę dni z uwagi na powyższej opisane okoliczności. Niedostosowanie do przepisów ustawy Pzp narzędzia do publikacji ogłoszeń w DUUE zarówno w treści interaktywnego formularza do tworzenia ogłoszenia o zamówieniu jak i formularza do wprowadzania zmian ogłoszenia nie powinno narażać zamawiającego na zarzut naruszenia przepisów Pzp.

Prezes UZP nie uwzględnił wniesionych zastrzeżeń, w wyniku czego sprawa trafiła pod rozstrzygnięcie Krajowej Izby Odwoławczej. 

Skład orzekający przyznał rację podmiotowi zamawiającemu. Uznał, że zgłoszone zastrzeżenia zasługują na uwzględnienie. Wyjaśnił, że zgodnie z art. 220 ust. 2 ustawy Pzp "zamawiający określa w dokumentach zamówienia termin związania ofertą przez wskazanie daty". Art. 90 ust. 1 ustawy Pzp stanowi zaś, że "Zamawiający może zmienić ogłoszenie, przekazując Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej sprostowanie, ogłoszenie zmian lub dodatkowych informacji. Przepisy art. 87 i art. 88 stosuje się."

W ogłoszeniu o zamówieniu w przedmiotowym postępowaniu wskazano liczbę dni (120), a nie datę. Mając na uwadze treść art. 87 ust. 2 ustawy Pzp, zgodnie z którym "zamawiający przekazuje ogłoszenia zgodnie z formatem i procedurami elektronicznego przesyłania ogłoszeń, ustanowionymi przez Komisję Europejską, dostępnymi na stronie internetowej, o której mowa w ust. 3 załącznika VIII do dyrektywy 2014/24/UE", KIO przyznała rację zamawiającemu, iż "ogłoszenie o zamówieniu oraz zmiany do tego ogłoszenia publikuje za pomocą interaktywnych formularzy zamieszczonych na stronie https://enotices2.ted.europa.eu/home", "formularz ogłoszenia o zamówieniu dostępny w enotices2 w polu przewidzianym do wskazania terminu związania ofertą (pole BT-98-Lot) nie daje możliwości oznaczenia TZO w postaci daty" oraz "rozwijalna lista wyboru dla pola BT- 98-Lot zawiera tylko jednostki dzień/miesiąc/tydzień/rok i nie ma technicznej możliwości wypełnienia tej komórki poprzez określenie terminu konkretną datą".

Nie ma sprzeczności pomiędzy wynikającym z art. 87 ust. 2 ustawy Pzp nakazem przekazywania ogłoszeń zgodnie z formatem i procedurami elektronicznego przesyłania ogłoszeń, ustanowionymi przez Komisję Europejską - co oznacza brak możliwości określenia w ogłoszeniu o zamówieniu "terminu, do którego oferta musi pozostać ważna" (czyli terminu związania ofertą) datą - a art. 220 ust. 2 ustawy Pzp, z którego wynika nakaz określenia w dokumentach zamówienia terminu związania ofertą przez wskazanie daty. Definicję "dokumentów zamówienia" zawiera art. 7 pkt 3 ustawy Pzp, zgodnie z którym "ilekroć w niniejszej ustawie jest mowa o dokumentach zamówienia należy przez to rozumieć dokumenty sporządzone przez zamawiającego lub dokumenty, do których zamawiający odwołuje się, inne niż ogłoszenie, służące do określenia lub opisania warunków zamówienia, w tym specyfikacja warunków zamówienia oraz opis potrzeb i wymagań". Z przepisu tego jednoznacznie wynika, że ogłoszenie o zamówieniu nie jest dokumentem zamówienia. W konsekwencji nakaz wynikający z art. 220 ust. 2 ustawy Pzp, który dotyczy wyłącznie dokumentów zamówienia, nie zobowiązuje zamawiającego do określenia datą terminu związania ofertą w ogłoszeniu o zamówieniu. Tym samym określenie w ogłoszeniu o zamówieniu terminu związania ofertą w inny sposób niż przez wskazanie daty (w szczególności liczbą dni) nie narusza art. 220 ust. 2 ustawy Pzp.

Brak jest podstaw do uznania, że zaniechanie dokonania zmiany ogłoszenia o zamówieniu w zakresie "terminu, do którego oferta musi pozostać ważna" (czyli terminu związania ofertą) stanowi naruszenie art. 90 ust. 1 ustawy Pzp. Brak technicznej możliwości określenia datą "terminu, do którego oferta musi pozostać ważna" (czyli terminu związania ofertą) dotyczy każdego ogłoszenia przekazywanego zgodnie z art. 87 ust. 2 ustawy Pzp, a zatem również ogłoszenia, którym dokonywana jest zmiana lub sprostowanie ogłoszenia o zamówieniu. Treść art. 220 ust. 2 ustawy Pzp nie dotyczy ogłoszenia o zamówieniu. Z przepisu tego nie wynika obowiązek zmiany lub sprostowania ogłoszenia o zamówieniu w taki sposób, aby "termin, do którego oferta musi pozostać ważna" był określony datą.

Wobec powyższego Izba uznała, że zgłoszone przez Zamawiającego zastrzeżenia do wyniku kontroli uprzedniej zasługują na uwzględnienie. Zamawiający nie dopuścił się naruszenia art. 220 ust. 2 ustawy Pzp oraz art. 90 ust. 1 ustawy Pzp.