Marzena Kopacka-Biculewicz

Pytanie: W procedurze podstawowej na świadczenie przez 6 miesięcy usług sprzątania wpłynęło 5 ofert. Najkorzystniejsza oferta zawiera niestety liczne błędy rachunkowe. Złożyło ją konsorcjum, w którym lider jest podatnikiem VAT, jego członek zaś nie. W ofercie w pozycji % VAT zaznaczono „nie dotyczy”, zatem cena oferty netto powinna odpowiadać cenie brutto. W formularzu ofertowym wpisano: cena oferty netto (tabela 1+2+3) – 72.735,70 zł, a słownie: siedemdziesiąt dwa tysiące siedemset trzydzieści trzy złote i dwadzieścia groszy (nie zgadzają się cyfry i słownie), cena oferty brutto (tabela 1+2+3) – 71.987,50 zł, a słownie: sześćdziesiąt osiem tysięcy pięćset trzydzieści trzy złote i dwadzieścia groszy (te kwoty najprawdopodobniej przez pomyłkę skądś skopiowano). W formularzu szczegółowo wyliczono sprzątanie poszczególnych jednostek (łączna liczba metrów x stawka za 1 m² x 6 miesięcy). Tabele są trzy i po ich zsumowaniu możemy wyliczyć cenę oferty. Jedna z tabel również zawiera błędy w wyliczeniach o 7 groszy w stosunku do naszych wyliczeń. Cena netto 72.735,70 wynika zatem z błędnego sumowania tabel. Czy należy odrzucić ofertę, wezwać wykonawcę do wyjaśnień, czy też poprawić omyłki? Na podstawie tabel i wpisanych w nich stawek za sprzątanie 1 m² oraz informacji o zwolnieniu z VAT możemy sami wyliczyć cenę oferty.

Pytanie: Prowadzę postępowanie na roboty budowlane o wartości powyżej progów unijnych z wynagrodzeniem ryczałtowym. Nie wymagałem od wykonawców kosztorysów ofertowych. Zażądałem natomiast, aby złożyli z ofertą formularz cenowy z poszczególnymi elementami robót i wartością netto i brutto każdego elementu. Otrzymaliśmy 4 oferty. Porównując zaoferowane ceny do kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia, otrzymaliśmy proporcje: 1)      oferta nr 1 była niższa od naszej wartości o 9,69% (tj. ok. 4,5 mln zł), 2)      oferta nr 2 o 5,16% (tj. ok. 3,4 mln zł), 3)      oferta nr 3 o 2,61% (ok. 1,7 mln zł), 4)      oferta nr 4 o 11% przekraczała kwotę na sfinansowanie zamówienia (tj. o ok. 7,4 mln zł). Przeanalizowaliśmy formularze cenowe wykonawców. Wyszło nam, że wszyscy wykonawcy w różnych pozycjach tego formularza mają poszczególne pozycje (elementy robót) niższe od ceny kosztorysu inwestorskiego o 30%, 40%, 50% a nawet ponad 60%. Co do dwóch ofert mamy wątpliwości, czy wykonawcy są w stanie wykonać przedmiot zamówienia za wskazaną cenę. Była to oferta 1 i oferta 2, które miały najwyższy procent różnicy w stosunku do wartości szacunkowej powiększonej o VAT. Czy mieliśmy prawo wezwać tylko 2 wykonawców do wyjaśnień zgodnie z art. 224 ust. 1 ustawy Pzp? Czy powinniśmy wezwać wszystkich wykonawców do wyjaśnień, nawet tego, którego cena przekracza kwotę na sfinansowanie? W postępowaniu zarzucono nam nierówne traktowanie wykonawców poprzez niewezwanie wykonawcy nr 3 do wyjaśnień. Czy zarzuty są słuszne?

Pytanie: Prowadzę postępowanie w trybie podstawowym zgodnie z art. 275 ust. 1 ustawy Pzp na roboty budowlane. Podana przez wykonawcę cena ofertowa brutto jest ceną ryczałtową. Wykonawca został wezwany do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny. W odpowiedzi przedstawił kosztorys ofertowy, w którym jedna z pozycji posiada błąd arytmetyczny w obliczeniu jej wartości, tzn. wartość jednej pozycji kosztorysowej stanowi iloczyn liczby jednostek obmiarowych i sumy kosztów jednostkowych robocizny, materiału i sprzętu. Zgodnie z zasadami arytmetyki wartość powinna wynieść 33.000 zł, natomiast w kosztorysie jest kwota 30.000 zł. W konsekwencji dokonanej poprawki zmienia się wartość końcowa kosztorysu ze 100.000 zł netto na 103.000 zł netto, co przekłada się także na cenę ofertową brutto. Zgodnie z zapisami SWZ wykonawca nie miał obowiązku załączać do oferty kosztorysu ofertowego. Miał podać w formularzu ofertowym cenę netto oraz brutto, gdzie cena brutto stanowiła sumę ceny netto i VAT. Do SWZ dołączył przedmiary robót, ale stanowiły one jedynie element pomocniczy przy obliczaniu ceny oferty. Co w tej sytuacji powinien zrobić zamawiający? Odrzucić ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 10 ustawy Pzp, ze względu na fakt, że zawiera błędy w obliczeniu ceny (cena z formularza ofertowego nie ma odzwierciedlenia w przestawionych wyliczeniach)? A może trzeba ją odrzucić zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp z uwagi na okoliczność, że zawiera rażąco niska cenę, ponieważ wykonawca przedstawił dowód w postaci kosztorysu, z którego wynika, że zaoferowana przez niego cena powinna być o 3.000 zł netto większa? A może należy podjąć jeszcze inne decyzje?

Pytanie: Dnia 21 kwietnia 2021 r. otwarto oferty w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego (procedura unijna). Zamawiający zażądał od wykonawców w SWZ, aby wraz z ofertą wnieśli wadium. Termin związania ofertą wynosił 90 dni od dnia składania ofert, tj. od 21 kwietnia 2021 r. do 19 lipca 2021 r. Jedna z ofert (najkorzystniejsza) została zabezpieczona wadium w sposób nieprawidłowy – w formie gwarancji ubezpieczeniowej na okres obowiązywania od 21 kwietnia 2021 r. do 21 maja 2021 r. W związku z tym, że wadium nie zabezpiecza oferty na pełny okres związania ofertą, ofertę należy odrzucić na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 14 ustawy Pzp. Zgodnie z brzmieniem tego przepisu „Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli wykonawca nie wniósł wadium, lub wniósł w sposób nieprawidłowy lub nie utrzymywał wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złożył wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp”. Jednak 21 maja 2021 r. wykonawca przesłał w wiadomości za pośrednictwem platformy zakupowej aneks nr 1 do ubezpieczeniowej gwarancji przetargowej ze wskazaniem terminu jej ważności od 21 kwietnia 2021 do 19 lipca 2021 r. Czy w tej sytuacji wadium wniesiono prawidłowo, czy oferta podlega odrzuceniu?

Pytanie: Unieważniłem przetarg na dostawę z uwagi na odrzucenie ofert. Następnie ponownie sprawdziłem rynek i wysłałem zapytania ofertowe, na które otrzymałem kilka odpowiedzi. Potem udzieliłem zamówienia z wolnej ręki zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 4 starej ustawy Pzp. Wszystko wydarzyło się w jednym roku kalendarzowym. Czy zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, mimo że otrzymał kilka odpowiedzi na rozeznanie rynku? A jeżeli tak, to w jaki sposób wybiera wykonawcę, jeżeli w unieważnionym postępowaniu otrzymał kilka ofert? Czy ponowne rozeznanie rynku było obowiązkiem zamawiającego? Czy fakt otrzymania kilku odpowiedzi z rynku nie powinien obligować zamawiającego do wszczęcia nowego postępowania konkurencyjnego?

Pytanie: W postępowaniu w procedurze podstawowej z negocjacjami prowadzonym w trybie z art. 275 pkt 2 ustawy Pzp złożono jedną ofertę. Czy wobec tego można skrócić termin składania oferty ostatecznej z 5 do np. 2 dni?

Pytanie: Czy w rocznym sprawozdaniu za 2021 rok należy uwzględnić wydatki z umów dotyczących np. usług telekomunikacyjnych, które zawarto na czas nieokreślony w 2018 roku? Jaką wartość umowy należy przyjąć w przypadku zawarcia bezterminowej umowy?

Pytanie: Czy dokumenty składane przez wykonawcę zawierające informacje, na podstawie których zamawiający przyznaje punkty w kryteriach pozacenowych, są przedmiotowymi środkami dowodowymi w rozumieniu definicji zawartej w art. 7 pkt 20 ustawy Pzp i należy je w ten sposób określać w SWZ? Chodzi przykładowo o zestawienie wykonanych przez projektanta projektów, liczbę lat doświadczenia w projektowaniu, zakres wykształcenia – są one oceniane w postępowaniu na usługi projektowe w kryterium „doświadczenie projektanta” lub informację o odległości hotelu od miejsca zakwaterowania artystów oceniana w postępowaniu na usługi hotelowe w kryterium „odległość hotelu od sali koncertowej”. Czy błędem będzie, jeżeli zamawiający nie zażąda z ofertą odrębnych dokumentów, a tylko wyznaczy w formularzu ofertowym miejsce, aby wpisać określone wyżej informacje związane z kryteriami oceny ofert? Czy w SWZ można nie określać ich wówczas jako przedmiotowych środków dowodowych i zapisać, iż w postępowaniu nie wymaga złożenia takich środków?

Pytanie: Prowadzimy procedurę podstawową. Jako najkorzystniejszą w postępowaniu wybraliśmy ofertę spółki cywilnej. Spółka dostarczyła nam tylko jedno oświadczenie z art. 125 ustawy Pzp podpisane przez pełnomocnika. Wezwaliśmy ją wobec tego do uzupełnienia. Wykonawca mimo, że w wezwaniu szczegółowo określiliśmy zakres żądania, przesłał znów jedno oświadczenie dotyczące całej spółki podpisane przez pełnomocnika. Czy w tej sytuacji możemy uznać, że wykonawca – działając przez pełnomocnika – miał prawo złożyć jeden dokument dotyczący całej spółki? Czy jednak postąpił niewłaściwie i powinniśmy odrzucić jego ofertę? Podobnie sprawa ma się z oświadczeniem dotyczącym grupy kapitałowej – tutaj wykonawca także złożył jeden dokument. Wykonawca dostarczył nam pełnomocnictwo dotyczące reprezentowania spółki i poszczególnych jej członków. Natomiast zastanawia nas, czy możemy pomimo obowiązku ustawowego z art. 125 ust. 4 ustawy Pzp uznać, że oświadczenie dotyczące każdego ze wspólników złożył pełnomocnik.