Katarzyna Bełdowska

Pytanie: W 2018 roku jeszcze przed obowiązkową komunikacją elektroniczną zawarliśmy w przetargu nieograniczonym umowę ramową o wartości powyżej 221.000 euro. Obecnie przygotowuję procedurę na kontrakt wykonawczy do tej umowy. Wartość części objętej umową wykonawczą nie przekracza progu unijnego. Czy w takim przypadku muszę stosować obowiązkowo przepisy o komunikacji elektronicznej? Postępowanie na umowę ramową nie przewidywało (tylko w ograniczonym zakresie – do pytań) komunikacji elektronicznej.

Pewien zamawiający stanął przed trudnym do rozstrzygnięcia dylematem związanym z kwestią unieważnienia procedury lub realizacji umowy przez wybranego wykonawcę. Problem powstał z uwagi na mało precyzyjne zapisy opisu przedmiotu zamówienia i w konsekwencji różnice w urządzeniach zaoferowanych przez wykonawców.

Pytanie: W 2017 roku została zawarta umowa na robotę budowlaną. Zamawiający przewidział w tym zamówieniu zlecenie robót podobnych w okresie 3 lat polegających na powtórzeniu prac wykończeniowych na kondygnacjach remontowanego budynku (zamówienie podstawowe obejmowało III piętro). Zamówienie podobne przewidziano na piętrze I, II i na parterze. Ustalona na podstawie kosztorysu inwestorskiego wartość robót podobnych została doliczona do zamówienia podstawowego. Teraz chcemy zlecić roboty na II i I piętrze. Jednak wartość robót według zaktualizowanego kosztorysu jest wyższa niż wartość tych robót doliczona do zamówienia podstawowego. Wiadomo, że w ciągu minionego okresu nastąpił wzrost cen materiałów budowlanych i że zwiększyły się koszty pracy. Czy w takim razie możemy udzielić zamówienia bez konieczności zamknięcia się w pierwotnym szacunku tych robót, czy tez możemy zlecić tylko taki zakres, którego wartość nie przekroczy pierwszego szacunku? Pierwotnie wartość szacunkowa trzech kondygnacji wynosiła 1.666.000 zł, a obecnie wartość szacunkowa dwóch kondygnacji to 1.700.000 zł.

Pytanie: W jaki sposób udzielić zamówień, aby zapewnić akredytacje, stanowiska komentatorskie, zakwaterowanie w wiosce medialnej na Igrzyskach Olimpijskich Tokio 2020, jeżeli: zasady i wytyczne postępowania w tym zakresie narzuca MKOl, dla spraw związanych z organizacją igrzysk prawem właściwym jest prawo szwajcarskie, a warunki ubiegania się o akredytacje, zakwaterowanie i stanowiska komentatorskie, usługi techniczne itd., które są niezbędne, by móc realizować relacje z tych igrzysk podlegają postanowieniom Karty Olimpijskiej oraz Wymogów Operacyjnych umowy pomiędzy MKOl i Miastem − Gospodarzem? Te postanowienia nie przewidują takich procedur jak określone w dyrektywie czy ustawie Pzp.

Ustawa Prawo zamówień publicznych została znowelizowana w związku z koniecznością dostosowania jej regulacji do unijnego rozporządzenia RODO odnoszącego się do ochrony danych osobowych. Większość zamawiających stosowało regulacje rozporządzenia w prowadzonych postępowaniach, starając się dostosować procedury do aktualnych wytycznych i obowiązujących w tym zakresie przepisów. Jednak dopiero teraz określone wymogi i uprawnienia wynikają wprost z ustawy Pzp. W artykule przeczytasz o obowiązkach informacyjnych związanych z wszczęciem postępowania odnoszących się do przetwarzania danych osobowych o udzielenie zamówienia, zapisach siwz w zakresie przetwarzania i ochrony danych oraz koniecznych postanowieniach umowy po 4 maja br.

Począwszy od 4 maja br. zamawiający, przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia, muszą pamiętać o dodatkowych koniecznych zapisach dokumentacji postępowania w temacie ochrony danych osobowych. Do ustawy Pzp wprowadzono także pewne obostrzenia związane z przetwarzaniem danych uzyskanych w toku prowadzonego postępowania. Poniżej skrót najważniejszych informacji na temat nowych przepisów Prawa zamówień publicznych z punktu widzenia zarówno wykonawcy jak i zamawiającego. Więcej istotnych wskazówek dotyczących nowelizacji znajdziesz w Temacie tygodnia już pojutrze.

Pytanie: Czy do Pracowniczych Planów Emerytalnych należy stosować zamówienia publiczne?

Pytanie: Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane 17 sierpnia 2017 r. w Dz.Urz. UE. Początkowy termin składania ofert wyznaczono na 25 września 2017 r. na godz. 9.30. Jednakże modyfikacją do siwz z 22 września 2017 r. zamawiający wydłużył m.in. termin na składanie ofert oraz termin otwarcia ofert z 25 września 2017 r. na 9 października 2017 r. W ogłoszeniu o zmianie ogłoszenia zmieniono natomiast jedynie termin otwarcia ofert, nie dokonując jednocześnie zmiany terminu składania ofert. Wszystkie oferty w postępowaniu wpłynęły w terminie od 6 października 2017 do 9 października 2017 r. i zostały ocenione przez zamawiającego. Czy zatem powyższy błąd należy traktować jako formalny z uwagi na zapisy art. 86 ust. 2 ustawy Pzp? Czy też należałoby uznać, że zamawiający wyznaczył termin na składnie ofert do 25 września 2017 r., a ogłoszeniem o zmianie ogłoszenia jedynie wydłużył termin ich otwarcia (w tym miejscu warto przypomnieć, że zamawiający zmodyfikował siwz, w której wydłużył termin na składanie ofert i termin ich otwarcia), a co za tym idzie wszystkie złożone w postępowaniu oferty powinny zostać zwrócone w myśl art. 50 ust. 2 ustawy Pzp?

Pytanie: Zgodnie z art. 18 ustawy Pzp za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada kierownik zamawiającego. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiadają także inne osoby w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz związane z przygotowaniem postępowania. Kierownik zamawiającego może pisemnie powierzyć wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności, określonych w niniejszym rozdziale, pracownikom zamawiającego. Czy aby wicedyrektor mógł podpisywać dokumenty w ramach postępowania, musi mieć nadane pisemne upoważnienie, czy wystarczający jest ogólny zapis w regulaminie organizacyjnym jednostki, z którego wynika, że wicedyrektor zastępuje dyrektora pod jego nieobecność w zakresie wszystkich zadań? Czy powierzenie kierownikowi zespołu zamówień publicznych podlegającemu dyrektorowi (upoważnieniem) wszystkich czynności w postępowaniu, podczas gdy wicedyrektorom nie powierzono żadnych czynności, jest prawidłowym postępowaniem? W takiej sytuacji kierownik komórki zamówień zatwierdza i ponosi odpowiedzialność za działania merytoryczne (np. opis przedmiotu zamówienia) komórek organizacyjnych wszystkich pionów (wicedyrektorów), chociaż kierownicy zespołów w tych pionach ustalają kwestie merytoryczne ze swoimi wicedyrektorami i faktyczne decyzje zapadają na tym szczeblu. Czy w takiej sytuacji istnieje możliwość zakwestionowania upoważnienia przez kierownika zamówień, jeśli poza odpowiedzialnością nie ma on żadnych faktycznych uprawnień decyzyjnych? Co może w takiej sytuacji zrobić kierownik zespołu zamówień? Czym może skutkować odmowa przyjęcia pisemnego upoważnienia do czynności przez kierownika zespołu zamówień publicznych?

Pytanie: Wykonawca, z którym była podpisana umowa (w procedurze krajowej, ale z dofinansowaniem) na realizację inwestycji polegającej na wykonaniu termomodernizacji budynku szkoły, odstąpił od umowy. Informację o odstąpieniu wykonawca przekazał zamawiającemu w dniu, w którym zgodnie z umową powinien zakończyć prace. Niezwłocznie po otrzymaniu odstąpienia zamawiający wezwał go do zakończenia robót, ale wezwanie zostało zignorowane. Do wykonania pozostało prac na ok. 10% wartości umowy. Zamawiający złożył do sądu pozew o ustalenie odstąpienia od umowy za bezskuteczne, w grudniu sąd poprosił o uzupełnienie pozwu o kwotę sporu. Współpraca z wykonawcą na etapie realizacji inwestycji była bardzo trudna m.in. od momentu przejęcia placu budowy prace były pozorowane, roboty prowadzone były jednoczasowo przez przeciętnie dwóch pracowników, zwykle obcokrajowców, bez przewidzianego prawem i umową nadzoru. Poszczególne prace rozpoczynano z ogromnym opóźnieniem, więc nie było możliwości dochowania terminów realizacji wynikających z umowy i sporządzonego harmonogramu. W miejscu prowadzenia robót nie było kierownika budowy ani koordynatora robót, konsekwencją czego nie mieliśmy możliwości dokonywania odbioru robót zanikających i ulegających zakryciu. Osoby te nie pojawiały się na inicjowanych przez inwestora kolejnych radach budowy, poprzez brak ich obecności utrudniony był np. wykonany przez podwykonawcę odbiór remontu dachu. W lipcu wykonawca zabrał z terenu budowy dziennik budowy i mimo wielokrotnych wezwań, do chwili obecnej go nie zwrócił. Opóźnienia spowodowały, że wymiana pokrycia dachowego została zakończona dopiero 16 października br. w trakcie trwania roku szkolnego. Opóźnienia w zakresie montażu pieca oraz zamówienie kotła po upływie terminu, w którym miał być zamontowany, spowodowały konieczność uruchomienia ogrzewania zastępczego i poniesienia dodatkowych kosztów zarówno w związku z koniecznością zakupu czynnika grzewczego, jak i kosztów dostosowania pieca. Dokonaliśmy inwentaryzacji niewykonanych robót, przekazaliśmy ją wykonawcy oraz wezwaliśmy do wystawienia faktury za wykonane prace. Dysponując inwentaryzacją, ponownie oszacowaliśmy wartość prac i ogłosiliśmy przetarg nieograniczony na wykonanie zastępcze (wartość brutto to ok. 308.000 zł). W wyznaczonym terminie wniesiono dwie oferty − wykonawca, który nie dokończył głównego zamówienia i odstąpił od umowy, przystąpił do przetargu i złożył najkorzystniejszą ofertę. Nie zastosowano przesłanek fakultatywnych, ponieważ to wykonawca, a nie zamawiający odstąpił od umowy. Zamawiający domyśla się, że wykonawca chce kontynuować przerwane roboty, by w jakimś stopniu zrekompensować sobie koszty niedoszacowania wartości materiałów i urządzeń oraz kar umownych z poprzedniej umowy. Ponadto na terenie budowy wykonawca po odstąpieniu od umowy do tej pory pozostawił materiały budowlane i piec CO, który nie został przez niego zamontowany. Z informacji, jakimi dysponuje zamawiający, wynika, że piec ten nie spełnia wymogów postawionych w dokumentacji przetargowej, mimo że wykonawca w dołączonych kosztorysach podał, że dysponuje odpowiednim piecem (przepisał KNNR 4 0502/01 z przedmiarów). Czy zamawiający może wezwać wykonawcę na podstawie art. 87 ust. 1 ustawy Pzp do złożenia wyjaśnień treści złożonej oferty i poprosić o potwierdzenie parametrów pieca określonych w dokumentacji projektowej? W jaki sposób zamawiający może wykluczyć nierzetelnego wykonawcę lub odrzucić jego ofertę? Czy można zlecić wykonanie zastępcze firmie, z powodu której realizowane jest to wykonanie (dotychczasowemu wykonawcy, który nie wywiązał się z umowy)?