Katarzyna Bełdowska

Pytanie: W jaki sposób udzielić zamówień, aby zapewnić akredytacje, stanowiska komentatorskie, zakwaterowanie w wiosce medialnej na Igrzyskach Olimpijskich Tokio 2020, jeżeli: zasady i wytyczne postępowania w tym zakresie narzuca MKOl, dla spraw związanych z organizacją igrzysk prawem właściwym jest prawo szwajcarskie, a warunki ubiegania się o akredytacje, zakwaterowanie i stanowiska komentatorskie, usługi techniczne itd., które są niezbędne, by móc realizować relacje z tych igrzysk podlegają postanowieniom Karty Olimpijskiej oraz Wymogów Operacyjnych umowy pomiędzy MKOl i Miastem − Gospodarzem? Te postanowienia nie przewidują takich procedur jak określone w dyrektywie czy ustawie Pzp.

Ustawa Prawo zamówień publicznych została znowelizowana w związku z koniecznością dostosowania jej regulacji do unijnego rozporządzenia RODO odnoszącego się do ochrony danych osobowych. Większość zamawiających stosowało regulacje rozporządzenia w prowadzonych postępowaniach, starając się dostosować procedury do aktualnych wytycznych i obowiązujących w tym zakresie przepisów. Jednak dopiero teraz określone wymogi i uprawnienia wynikają wprost z ustawy Pzp. W artykule przeczytasz o obowiązkach informacyjnych związanych z wszczęciem postępowania odnoszących się do przetwarzania danych osobowych o udzielenie zamówienia, zapisach siwz w zakresie przetwarzania i ochrony danych oraz koniecznych postanowieniach umowy po 4 maja br.

Począwszy od 4 maja br. zamawiający, przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia, muszą pamiętać o dodatkowych koniecznych zapisach dokumentacji postępowania w temacie ochrony danych osobowych. Do ustawy Pzp wprowadzono także pewne obostrzenia związane z przetwarzaniem danych uzyskanych w toku prowadzonego postępowania. Poniżej skrót najważniejszych informacji na temat nowych przepisów Prawa zamówień publicznych z punktu widzenia zarówno wykonawcy jak i zamawiającego. Więcej istotnych wskazówek dotyczących nowelizacji znajdziesz w Temacie tygodnia już pojutrze.

Pytanie: Czy do Pracowniczych Planów Emerytalnych należy stosować zamówienia publiczne?

Pytanie: Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane 17 sierpnia 2017 r. w Dz.Urz. UE. Początkowy termin składania ofert wyznaczono na 25 września 2017 r. na godz. 9.30. Jednakże modyfikacją do siwz z 22 września 2017 r. zamawiający wydłużył m.in. termin na składanie ofert oraz termin otwarcia ofert z 25 września 2017 r. na 9 października 2017 r. W ogłoszeniu o zmianie ogłoszenia zmieniono natomiast jedynie termin otwarcia ofert, nie dokonując jednocześnie zmiany terminu składania ofert. Wszystkie oferty w postępowaniu wpłynęły w terminie od 6 października 2017 do 9 października 2017 r. i zostały ocenione przez zamawiającego. Czy zatem powyższy błąd należy traktować jako formalny z uwagi na zapisy art. 86 ust. 2 ustawy Pzp? Czy też należałoby uznać, że zamawiający wyznaczył termin na składnie ofert do 25 września 2017 r., a ogłoszeniem o zmianie ogłoszenia jedynie wydłużył termin ich otwarcia (w tym miejscu warto przypomnieć, że zamawiający zmodyfikował siwz, w której wydłużył termin na składanie ofert i termin ich otwarcia), a co za tym idzie wszystkie złożone w postępowaniu oferty powinny zostać zwrócone w myśl art. 50 ust. 2 ustawy Pzp?

Pytanie: Zgodnie z art. 18 ustawy Pzp za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada kierownik zamawiającego. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiadają także inne osoby w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz związane z przygotowaniem postępowania. Kierownik zamawiającego może pisemnie powierzyć wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności, określonych w niniejszym rozdziale, pracownikom zamawiającego. Czy aby wicedyrektor mógł podpisywać dokumenty w ramach postępowania, musi mieć nadane pisemne upoważnienie, czy wystarczający jest ogólny zapis w regulaminie organizacyjnym jednostki, z którego wynika, że wicedyrektor zastępuje dyrektora pod jego nieobecność w zakresie wszystkich zadań? Czy powierzenie kierownikowi zespołu zamówień publicznych podlegającemu dyrektorowi (upoważnieniem) wszystkich czynności w postępowaniu, podczas gdy wicedyrektorom nie powierzono żadnych czynności, jest prawidłowym postępowaniem? W takiej sytuacji kierownik komórki zamówień zatwierdza i ponosi odpowiedzialność za działania merytoryczne (np. opis przedmiotu zamówienia) komórek organizacyjnych wszystkich pionów (wicedyrektorów), chociaż kierownicy zespołów w tych pionach ustalają kwestie merytoryczne ze swoimi wicedyrektorami i faktyczne decyzje zapadają na tym szczeblu. Czy w takiej sytuacji istnieje możliwość zakwestionowania upoważnienia przez kierownika zamówień, jeśli poza odpowiedzialnością nie ma on żadnych faktycznych uprawnień decyzyjnych? Co może w takiej sytuacji zrobić kierownik zespołu zamówień? Czym może skutkować odmowa przyjęcia pisemnego upoważnienia do czynności przez kierownika zespołu zamówień publicznych?

Pytanie: Wykonawca, z którym była podpisana umowa (w procedurze krajowej, ale z dofinansowaniem) na realizację inwestycji polegającej na wykonaniu termomodernizacji budynku szkoły, odstąpił od umowy. Informację o odstąpieniu wykonawca przekazał zamawiającemu w dniu, w którym zgodnie z umową powinien zakończyć prace. Niezwłocznie po otrzymaniu odstąpienia zamawiający wezwał go do zakończenia robót, ale wezwanie zostało zignorowane. Do wykonania pozostało prac na ok. 10% wartości umowy. Zamawiający złożył do sądu pozew o ustalenie odstąpienia od umowy za bezskuteczne, w grudniu sąd poprosił o uzupełnienie pozwu o kwotę sporu. Współpraca z wykonawcą na etapie realizacji inwestycji była bardzo trudna m.in. od momentu przejęcia placu budowy prace były pozorowane, roboty prowadzone były jednoczasowo przez przeciętnie dwóch pracowników, zwykle obcokrajowców, bez przewidzianego prawem i umową nadzoru. Poszczególne prace rozpoczynano z ogromnym opóźnieniem, więc nie było możliwości dochowania terminów realizacji wynikających z umowy i sporządzonego harmonogramu. W miejscu prowadzenia robót nie było kierownika budowy ani koordynatora robót, konsekwencją czego nie mieliśmy możliwości dokonywania odbioru robót zanikających i ulegających zakryciu. Osoby te nie pojawiały się na inicjowanych przez inwestora kolejnych radach budowy, poprzez brak ich obecności utrudniony był np. wykonany przez podwykonawcę odbiór remontu dachu. W lipcu wykonawca zabrał z terenu budowy dziennik budowy i mimo wielokrotnych wezwań, do chwili obecnej go nie zwrócił. Opóźnienia spowodowały, że wymiana pokrycia dachowego została zakończona dopiero 16 października br. w trakcie trwania roku szkolnego. Opóźnienia w zakresie montażu pieca oraz zamówienie kotła po upływie terminu, w którym miał być zamontowany, spowodowały konieczność uruchomienia ogrzewania zastępczego i poniesienia dodatkowych kosztów zarówno w związku z koniecznością zakupu czynnika grzewczego, jak i kosztów dostosowania pieca. Dokonaliśmy inwentaryzacji niewykonanych robót, przekazaliśmy ją wykonawcy oraz wezwaliśmy do wystawienia faktury za wykonane prace. Dysponując inwentaryzacją, ponownie oszacowaliśmy wartość prac i ogłosiliśmy przetarg nieograniczony na wykonanie zastępcze (wartość brutto to ok. 308.000 zł). W wyznaczonym terminie wniesiono dwie oferty − wykonawca, który nie dokończył głównego zamówienia i odstąpił od umowy, przystąpił do przetargu i złożył najkorzystniejszą ofertę. Nie zastosowano przesłanek fakultatywnych, ponieważ to wykonawca, a nie zamawiający odstąpił od umowy. Zamawiający domyśla się, że wykonawca chce kontynuować przerwane roboty, by w jakimś stopniu zrekompensować sobie koszty niedoszacowania wartości materiałów i urządzeń oraz kar umownych z poprzedniej umowy. Ponadto na terenie budowy wykonawca po odstąpieniu od umowy do tej pory pozostawił materiały budowlane i piec CO, który nie został przez niego zamontowany. Z informacji, jakimi dysponuje zamawiający, wynika, że piec ten nie spełnia wymogów postawionych w dokumentacji przetargowej, mimo że wykonawca w dołączonych kosztorysach podał, że dysponuje odpowiednim piecem (przepisał KNNR 4 0502/01 z przedmiarów). Czy zamawiający może wezwać wykonawcę na podstawie art. 87 ust. 1 ustawy Pzp do złożenia wyjaśnień treści złożonej oferty i poprosić o potwierdzenie parametrów pieca określonych w dokumentacji projektowej? W jaki sposób zamawiający może wykluczyć nierzetelnego wykonawcę lub odrzucić jego ofertę? Czy można zlecić wykonanie zastępcze firmie, z powodu której realizowane jest to wykonanie (dotychczasowemu wykonawcy, który nie wywiązał się z umowy)?

Pytanie: Artykuł 57 ust. 6 ustawy Pzp dotyczący składania ofert wstępnych w trybie negocjacji z ogłoszeniem stanowi: „Zamawiający wyznacza termin składania ofert wstępnych, z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty wstępnej, z tym że termin ten nie może być krótszy niż 30 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert wstępnych. Do składania ofert wstępnych przepisy art. 52 ust. 3–5 stosuje się odpowiednio.” Przepisy artykułu 52 ust. 3-5, do których odsyła ustawodawca, dotyczą terminów postępowań wyłącznie dla zamówień o wartości równej progom unijnym lub wyższej od nich. Czy dobrze odczytuję intencję ustawodawcy, że w przypadku trybu negocjacji z ogłoszeniem dla zamówień o wartości powyżej progów unijnych zamawiający może skrócić termin składania ofert wstępnych z 30 do 10 dni, natomiast dla zamówień o wartości mniejszej niż progi unijne już nie jest to możliwe? Wydaje się, że nawet art. 52 ust. 4, w którym jest mowa o zaistnieniu pilnej potrzeby również na to nie pozwala, bo jest w nim użyty spójnik „oraz”. Czy w procedurze prowadzonej w trybie negocjacji z ogłoszeniem dla zamówienia o wartości poniżej progów unijnych istnieje możliwość skrócenia terminu składania ofert wstępnych z 30 dni do mniejszej liczby? Może wspomniany wyżej art. 45 ust. 4 jednak na to pozwala?

Pytanie: Wykonawca w trakcie realizacji usługi informuje zamawiającego o powierzeniu do wykonania części zamówienia podwykonawcy i przedkłada mu umowę regulującą zasady podwykonawstwa. Czy zamawiający powinien wcześniej zaakceptować projekt umowy czy też taka akceptacja jest wymagana wyłącznie przy robotach budowlanych? Czy w przypadku podwykonawstwa na usługi lub dostawy umowa jest przedkładana wyłącznie w celu zapoznania się z nią przez zamawiającego i nie ma on żadnego wpływu na jej treść? Czy zamawiający musi wymagać przedłożenia umowy i samo podanie danych podwykonawcy i zakresu prac nie jest wystarczające do uznania udziału podwykonawcy?

Pytanie: Jesteśmy spółką prawa handlowego (sp. z.o.o.), w której 100% udziałów posiada gmina. Czy jako jedyne kryterium oceny ofert możemy stosować cenę?