Katarzyna Bełdowska

Pytanie: Proszę o wskazanie, czy dokument JEDZ złożony w postępowaniu (w naszym przypadku według stanu prawnego przed 18.10.2018 r.) w formie skanu tj. podpisanego odręcznie dokumentu, a opatrzonego następnie przez tę samą osobę elektronicznym kwalifikowanym podpisem można uznać za prawidłowe? Obecne orzeczenia KIO (m.in. sygn. akt KIO 2611/18 i KIO 119/19) generują wątpliwości po stronie zamawiającego.

Pytanie: Zamawiający zawarł umowę z wykonawcą w wyniku postępowania o zamówienie publiczne na opracowanie dokumentacji projektowej wraz z pełnieniem nadzoru autorskiego dla zadania „Przebudowa i remont pomieszczeń w celu utworzenia pracowni cytostatyków oraz przeniesienia zlikwidowanych pomieszczeń w inne miejsca wraz z przebudową instalacji wewnętrznych”. Wykonawca pisemnie poprosił o wydłużenie terminu realizacji umowy. Zmiany, jakie zamawiający proponuje w stosunku do dokumentacji przetargowej – opisu przedmiotu zamówienia tj. zmiany koncepcji projektu pierwotnego są okolicznościami niezależnymi od niego a będącymi wynikiem modyfikacji zakresu prac ujętych w dokumentach przetargowych tj. zmiany lokalizacji dotychczasowych pomieszczeń. W wyniku zmian proponowanych przez zamawiającego konieczne byłoby przedłużenie terminu realizacji umowy. Zmiany proponowane przez zamawiającego w stosunku do pierwotnych zapisów przedmiotu zamówienia uległyby zmianie, gdyż oprócz zmian w zakresie przeznaczenia pomieszczeń wiązałoby się to ze zmianą ich lokalizacji oraz wydzielenia nowego pomieszczenia. Czy zamawiający może dokonać takich zmian w dokumentach, które stanowiły opis przedmiotu zamówienia i były wytycznymi do opracowania ww. dokumentacji i czy w związku z tymi zmianami możliwe byłoby przedłużenie terminu realizacji umowy? Czy konieczne jest uruchomienie nowego przetargu zgodnie z art. 144 ust. 3 ustawy Pzp? W siwz zamawiający zawarł zapisy odnośnie do zmian umowy: „Zamawiający przewiduje możliwość dokonania następujących zmian treści umowy: 1)      zmiana terminu wykonania przedmiotu umowy, będąca następstwem działania organów administracji, w szczególności przekroczenie zakreślonych przez prawo terminów wydawania przez organy administracji decyzji, zezwoleń, itp.; termin wykonania przedmiotu umowy może ulec odpowiedniemu przedłużeniu, o czas niezbędny do zakończenia wykonywania jej przedmiotu w sposób należyty, nie dłużej jednak niż o okres trwania tych okoliczności; 2)      zmiana sposobu wykonania umowy w przypadku gdy wystąpi konieczność zrealizowania przedmiotu umowy przy zastosowaniu innych rozwiązań ze względu na zmiany obowiązującego prawa; 3)      zmiana ceny wykonywanych usług projektowych w przypadku, jeżeli jest to konieczne i spowodowane zmianą stawki podatku od towarów i usług (VAT) (…)”.

Pytanie: Moje pytanie dotyczy zamówienia na termomodernizację budynku urzędu miejskiego. Zadanie jest dofinansowane z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego RPO-WO 2014–2020. Zadanie obejmuje lata 2019 i 2020 z tym, że w jego zakres wchodzi: 1)      termomodernizacja budynku (elewacja, okna) – zgodnie z wnioskiem wydatki do poniesienia w II–IV kwartałach 2019 roku, 2)      pokrycie dachu – zgodnie z wnioskiem wydatki do poniesienia w III kwartale 2020 roku, 3)      instalacje elektryczne – zgodnie z wnioskiem wydatki do poniesienia od II do III kwartału 2020 roku, 4)      instalacja fotowoltaiczna – zgodnie z wnioskiem wydatki do poniesienia od II do III kwartału 2020 roku. W budżecie na 2019 rok mamy kwotę na zadanie pierwsze, natomiast na całość inwestycji w wieloletniej prognozie finansowej. Czy zadanie należy ogłosić w całości czy z możliwością składania ofert częściowych? Jeśli dopuścimy składanie ofert częściowych, może dojść do sytuacji, że np. na zadanie 2, 3 lub 4 nikt w bieżącym roku nie złoży oferty, bo realizacja odbędzie się dopiero w 2020 roku. W związku z tym zastanawiamy się, czy nie udzielić zamówienia w częściach tj. na zadanie 1 w 2019 roku a kolejnych (zadania 2, 3 i 4) w 2020 roku lub pod koniec 2019 roku. Czy można nie dopuszczać składania ofert częściowych i ogłosić wszystkie części przedmiotowego zamówienia w 2019 roku? Czy montaż fotowoltaiki będzie w tym przypadku dostawą? Wówczas jej koszt nie przekroczy 30.000 euro i obowiązywałaby nas baza konkurencyjności. Jak rozpisać te zadania, aby uniknąć ewentualnych korekt finansowych?

Pytanie: Zamawiający przygotowuje postępowanie unijne. Jaka powinna być forma składanych dokumentów? Czy JEDZ musi być złożony w oryginale z kwalifikowanym podpisem elektronicznym? Czy taka forma dotyczy także JEDZ uzupełnianego na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp czy może to być forma elektronicznej kopii podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym? Czy poniższa forma zapisów siwz jest prawidłowa? „Oryginał podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym dotyczy takich dokumentów i oświadczeń jak: formularz ofertowy, specyfikacja asortymentowo-cenowa stanowiąca integralną część oferty, JEDZ, pełnomocnictwo, wadium np. w postaci gwarancji ubezpieczeniowej lub gwarancji bankowej. Elektroniczna kopia dokumentu lub oświadczenia jest to skan lub zdjęcie dokumentu bądź oświadczenia podpisany/e kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Forma ta dotyczy: oświadczenia o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej zgodnie z art. 24 ust. 11 ustawy Pzp, informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13, 14 i 21 ustawy Pzp wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem podatkowym w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności bądź wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, zaświadczenia właściwej terenowej jednostki organizacyjnej ZUS lub KRUS albo innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert bądź innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, odpisu z właściwego rejestru lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy Pzp, oświadczenia wykonawcy o braku wydania wobec niego prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o zaleganiu z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne albo – w przypadku wydania takiego wyroku lub decyzji – dokumentów potwierdzających dokonanie płatności tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami lub zawarcie wiążącego porozumienia w sprawie spłat tych należności, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do siwz, oświadczenia wykonawcy o braku orzeczenia wobec niego tytułem środka zapobiegawczego zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne, oświadczenia wykonawcy o niezaleganiu z opłacaniem podatków i opłat lokalnych, o których mowa w ustawie z 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz.U. z 2016 r. poz. 716), dokumentów dotyczących podmiotu trzeciego, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełnienia, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby, warunków udziału w postępowaniu – jeżeli wykonawca polega na zasobach podmiotu trzeciego, wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane należycie wraz z dowodami określającymi, czy usługi wykazane na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu, zostały wykonane należycie (…), wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z oświadczeniem dotyczącym dysponowania osobami – w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, oświadczenia i dokumentów potwierdzających, że oferowane usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego: (…) zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem spełniania przez wykonawcę określonych norm zapewnienia jakości (…)”. Które zatem dokumenty lub oświadczenia muszą być składane w formie oryginału podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a które można przedstawić w formie kopii dokumentu elektronicznego (skanu lub zdjęcia) potwierdzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym?

Pytanie: Wykonawca miał obowiązek przedstawienia ceny w formularzu ofertowym we wskazanych do tego komórkach. Dodatkowo w tabeli miał dokonać matematycznego działania poprzez przemnożenie ceny jednostkowej netto przez ilość danego asortymentu pozostającą w zapotrzebowaniu zamawiającego. Poniżej przedstawiam układ, jaki został opracowany w formularzu ofertowym: „1.2. Cena zamówienia brutto: ……………………… PLN Słownie: …................................ Stawka VAT: ………. % Kwota VAT: ………. PLN Wartość netto zamówienia: ……….. PLN Słownie: ……………………......... Tabela nr 2 L.p. Urządzenie Model (typ, symbol)/producent j.m. Cena jedn. netto [PLN] Ilość wartość netto zamówienia [PLN] kol. 5 x kol. 6 1 2 3 4 5 6 7 1. szt. 29. Cenę należy podać z zaokrągleniem do dwóch miejsc po przecinku”. W treści siwz nie mam wskazania, że wartość z kolumny 7 tabeli należy przenieść do „wartości netto zamówienia” powyżej, ponieważ wydawało mi się, że taki układ w formularzu ofertowym jest oczywisty i nie będzie tu żadnych wątpliwości. Jedynie w treści siwz wykonawcy otrzymali pouczenie, że cyt.: „Wszystkie składniki wskazane w pkt 1.1., 1.2., 1.3., 1.4. i 1.5. Załącznika nr 1 – formularz ofertowy, w zależności od tego na którą z części przedmiotu zamówienia jest składana oferta, muszą być wpisane w wyznaczonych miejscach odpowiednio liczbą i słownie. W przypadku gdy oferta nie jest składana w danej części przedmiotu zamówienia, należy wykreślić odpowiedni pkt dotyczący tej części lub wpisać »nie dotyczy«. Wszystkie pola (wolne miejsca przeznaczone do wypełnienia) w tabelach nr 1–6 w ww. Załączniku nr 1 muszą być szczegółowo wypełnione. W miejscach dotyczących składników cenowych, zaoferowane i wpisane przez wykonawcę kwoty w pola tabel muszą być wyższe niż 0 i określone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku”. Otrzymałam 8 ofert i żaden z wykonawców nie pomylił się, oprócz jednego, do którego odnosi się moje pytanie. Wyliczył on prawidłowo wartość netto w tabeli w kolumnie 7, ale wartość tę wpisał w miejscu „cena zamówienia brutto” i dokonał dalszych czynności odjęcia od tej ceny stawki VAT. W konsekwencji w wartości netto pojawiła się inna kwota jak w kolumnie 7 tabeli. W jaki sposób i czy w ogóle można to poprawić? Czy zwrócić się do wykonawcy w trybie art. 87 ust. 1 ustawy Pzp celem wyjaśnienia zaistniałej sytuacji? Wykonawca może wówczas stwierdzić, że przez nieuwagę wyliczoną przez niego wartość netto potraktował jako cenę zamówienia brutto, ale również może odpowiedzieć, że omyłkowo zawarł w tabeli cenę zamówienia brutto i w kolumnie cena jednostkowa jest cena brutto nie netto – co wtedy zrobić?

Pytanie: Pod koniec ubiegłego roku zamawiający ogłosił przetarg, przedstawił siwz i wszystkie załączniki (w tym kosztorys ofertowy) i inne rzeczy przydatne do oszacowania przeze mnie wartości zamówienia. W kosztorysie były takie pozycje jak przykładowo usługa koszenia. Zamawiający nie przewidział w 2019 roku takiej usługi, więc było wpisane 0. Z doświadczenia wiem, że różnie to bywa i zdarza się, że zaistnieje potrzeba koszenia, dlatego wpisałem w formularzu swoją stawkę za tę usługę (nie wpłynęło to jednak na wartość mojej oferty, bo iloczyn dawał wynik 0). Moja oferta została wybrana, umowa podpisana, ale w załączonym do umowy kosztorysie (przygotowanym przez zamawiającego) nie ma już pozycji koszenia z wartością 0. Zamawiający wszędzie powstawiał „X”. Czy miał on prawo zmienić kosztorys przedstawiony przeze mnie wraz z ofertą?

Pytanie: Realizujemy projekt z dofinansowaniem unijnym dotyczący m.in. transportu uczniów. Według wniosku unijnego transport będzie dotyczyć dowozu dzieci z zajęć dodatkowych, które odbywają się na miejscu w szkołach tzw. zajęcia pozalekcyjne. W ramach projektu przewidziany jest też transport na zewnątrz tj.: na zajęcia, które odbędą się np.: na uniwersytetach przyrodniczych. Jesteśmy gminą i mamy własną jednostkę organizacyjną w postaci gminnego zakładu gospodarki komunalnej, która świadczy m.in. usługi transportu. Czy możemy zlecić naszej jednostce organizacyjnej wykonywanie usługi dowozu dzieci na zajęcia pozalekcyjne na miejscu (dodam, iż dowozimy także dzieci do szkół)? Nasza jednostka dysponuje autobusami i mogłaby obciążać szkoły za transport uczestników projektu notą księgową zgodnie ze stawką do 1 km. Natomiast transport dzieci na zewnątrz realizowałby podmiot wybrany w postępowaniu. Czy wówczas do wartości zamówienia na transport wliczam też wartość dowozu dzieci realizowany przez naszą jednostkę?

Pytanie: Czy żeby oszacować wartość zamówienia (np. na dostawy gazu) do wartości netto należy doliczyć akcyzę?

Pytanie: Zamawiający planuje udzielić zamówienia z wolnej ręki w trybie unijnym. W związku z tym że w postępowaniu nie ma oferty wykonawcy, zamawiający uważa, że nie ma podstaw do żądania zabezpieczenia należytego wykonania umowy, ponieważ dotyczących jego wysokości mówi się o cenie podanej w ofercie. Czy takie stanowisko jest prawidłowe?

Pytanie: Zamawiający prowadzi postępowanie w trybie zapytania ofertowego zgodnie z wewnętrznym regulaminem udzielania zamówień publicznych do 30.000 euro. W wyznaczonym terminie wpłynęły 3 oferty. Każda z nich opiewa na kwotę powyżej 30.000 euro: oferta nr 1 – cena netto równa cenie brutto (zwolnienie z VAT) wynosi 135.730 zł, oferta nr 2 – cena netto równa cenie brutto (zwolnienie z VAT) wynosi 150.010 zł, oferta nr 3 – cena netto wynosi 136.430 zł cena brutto 147.344,40 zł. Wartość szacunkową ustalono na podstawie kwoty wykonanej usługi w latach 2017–2018 zwiększoną o 10%. Wyniosła ona 127.400,00 zł, czyli 29.547,51 euro. Jak należy postąpić w analizowanym przypadku? Czy dokonać wyboru oferty i podpisać umowę z wykonawcą, który spełni warunki udziału w postępowaniu i którego oferta otrzyma największą liczbę punktów, czy jednak unieważnić zapytanie ofertowe i przeprowadzić procedurę przetargową?