SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (dawniej: SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA)

W ustawie Prawo zamówień publicznych z 29 stycznia 2004 r. (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 1843 ze zm.) funkcjonowało pojęcie specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ). Nowa ustawa z 11 września 2019 r. mówi o specyfikacji warunków zamówienia (SWZ).

Specyfikacja jest jednym z dokumentów zamówienia (obok m.in. opisu potrzeb i wymagań), o którym mówi art. 7 pkt 3 ustawy Pzp. SWZ jest obecna w każdym trybie za wyjątkiem zamówienia z wolnej ręki oraz partnerstwa innowacyjnego.

Specyfikacja określa wszystkie warunki zamówienia, które zgodnie z art. 7 pkt 29 ustawy dotyczą samego zamówienia lub postępowania o udzielenie zamówienia. Wynikają one w szczególności z:

• opisu przedmiotu zamówienia,
• wymagań związanych z realizacją zamówienia,
• kryteriów oceny ofert,
• wymagań proceduralnych lub
• projektowanych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Podstawą prawną dla przygotowania SWZ stanowią przepisy ustawy:

• w postępowaniach unijnych – art. 134 ustawy Pzp wraz z modyfikacjami wynikającymi ze stosownych regulacji normujących dane tryby,
• w postępowaniach krajowych – art. 281 ustawy Pzp wraz z modyfikacjami wynikającymi ze stosownych regulacji normujących dane tryby.

Dla każdego trybu udzielenia zamówienia treść SWZ będzie nieco odmienna i jest regulowana w danym dziale dotyczącym procedury. W poniższej tabeli wskazujemy, jakie przepisy normują SWZ w różnych procedurach zamówieniowych.

Procedury, w których zamawiający sporządza SWZ

W poszczególnych trybach zawartość SWZ będzie różna, w zależności od przebiegu procedury (tryby jedno i wieloetapowe) oraz konkretnych stawianych przez zamawiającego wymogów.

W procedurze przetargu nieograniczonego specyfikacja warunków zamówienia zgodnie zart. 134 ust.1 ustawy Pzp zawiera co najmniej:

1)     nazwę oraz adres zamawiającego, numer telefonu, adres poczty elektronicznej
oraz strony internetowej prowadzonego postępowania;

2)     adres strony internetowej, na której udostępniane będą zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia;

3)     tryb udzielenia zamówienia;

4)     opis przedmiotu zamówienia;

5)     informację o przedmiotowych środkach dowodowych;

6)     termin wykonania zamówienia;

7)     podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 108;

8)     informację o warunkach udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

9)     wykaz podmiotowych środków dowodowych;

10)  informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej;

11)  informacje o sposobie komunikowania się zamawiającego z wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w tym w przypadku zaistnienia jednej z sytuacji określonych w art. 65 ust. 1, art. 66 i art. 69;

12)  wskazanie osób uprawnionych do komunikowania się z wykonawcami;

13)  termin związania ofertą;

14)  opis sposobu przygotowywania oferty;

15)  sposób oraz termin składania ofert;

16)  termin otwarcia ofert;

17)  sposób obliczenia ceny;

18)  opis kryteriów oceny ofert wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert;

19)  informacje o formalnościach, jakie muszą zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;

20)  projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego;

21)  pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy.

Kolejne postanowienia SWZ są obowiązkowe wówczas, gdy zamawiający przewidział zastosowanie danych narzędzi w postępowaniu bądź skorzystał z określonych rozwiązań. Wówczas ma obowiązek wskazać je w SWZ. Zatem stosownie do ust. 2 art. 134 ustawy Pzp  SWZ zawiera również:

1)     podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 109 ust. 1, jeżeli zamawiający je przewiduje (tzw. przesłanki fakultatywne);

2)     opis części zamówienia, jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert
częściowych;

3)     liczbę części zamówienia, na którą wykonawca może złożyć ofertę, lub maksymalną liczbę części, na które zamówienie może zostać udzielone temu samemu wykonawcy, oraz kryteria lub zasady, mające zastosowanie do ustalenia, które części zamówienia zostaną udzielone jednemu wykonawcy, w przypadku wyboru jego oferty w większej niż maksymalna liczbie części;

4)     wymagania dotyczące wadium, jeżeli zamawiający przewiduje obowiązek wniesienia wadium;

5)     informacje dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli zamawiający przewiduje obowiązek jego wniesienia;

6)     informacje dotyczące ofert wariantowych, w tym informacje o sposobie przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe, jeżeli zamawiający wymaga lub dopuszcza ich składanie;

7)     maksymalną liczbę wykonawców, z którymi zamawiający zawrze umowę ramową, jeżeli zamawiający przewiduje zawarcie umowy ramowej;

8)     informację o przewidywanych zamówieniach, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 i 8, jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie takich zamówień;

9)     informacje dotyczące przeprowadzenia przez wykonawcę wizji lokalnej lub
sprawdzenia przez niego dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia, o których mowa w art. 131 ust. 2, jeżeli zamawiający przewiduje możliwość albo wymaga złożenia oferty po odbyciu wizji lokalnej lub sprawdzeniu tych dokumentów;

10)  informacje dotyczące walut obcych, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia między zamawiającym a wykonawcą, jeżeli zamawiający przewiduje rozliczenia w walutach obcych;

11)  informację o uprzedniej ocenie ofert, zgodnie z art. 139, jeżeli zamawiający przewiduje odwróconą kolejność oceny;

12)  informację o przewidywanym wyborze najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej wraz z informacjami, o których mowa w art. 230, jeżeli zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną;

13)  informacje dotyczące zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, jeżeli zamawiający przewiduje ich zwrot;

14)  wymagania w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95, jeżeli zamawiający przewiduje takie wymagania;

15)  wymagania w zakresie zatrudnienia osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt 2, jeżeli zamawiający przewiduje takie wymagania;

16)  informację o zastrzeżeniu możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia wyłącznie przez wykonawców, o których mowa w art. 94, jeżeli zamawiający przewiduje takie wymagania;

17)  informację o obowiązku osobistego wykonania przez wykonawcę kluczowych zadań, jeżeli zamawiający dokonuje takiego zastrzeżenia zgodnie z art. 60 i art. 121;

18)  wymóg lub możliwość złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia katalogów elektronicznych do oferty, w sytuacji określonej w art. 93.

Zamawiający zapewnia na stronie WWW prowadzonego postępowania bezpłatny, pełny, bezpośredni i nieograniczony dostęp do specyfikacji warunków zamówienia. SWZ musi być dostępna na stronie od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej nie krócej niż do dnia udzielenia zamówienia.

Jeżeli zamawiający nie może udostępnić części SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania z powodu jednej z sytuacji określonej w art. 65 ust. 1, przekazuje ją w inny sposób określony przez zamawiającego w ogłoszeniu o zamówieniu.

Jeżeli zamawiający nie może udostępnić części SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania z powodu ochrony poufnego charakteru informacji zawartych w SWZ, określa w ogłoszeniu o zamówieniu sposób dostępu do tych informacji oraz wymagania związane z ochroną ich poufnego charakteru.

Zgodnie z art. 135ustawy Pzp wykonawca może w toku postępowania o udzielenie zamówienia zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ. Zamawiający musi udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na:

• 6 dni przed upływem terminu składania ofert albo
• 4 dni przed upływem terminu składania ofert w przypadku, o którym mowa
  w art. 138 ust. 2 pkt 2,

pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynął do zamawiającego nie później niż na odpowiednio 14 albo 7 dni przed upływem terminu składania ofert.

Jeżeli zamawiający nie udzieli wyjaśnień w powyższych terminach, musi przedłużyć termin składania ofert o czas niezbędny do zapoznania się przez wszystkich zainteresowanych wykonawców z wyjaśnieniami niezbędnymi do należytego przygotowania i złożenia ofert.

Jeśli zaś wykonawca złoży wniosek o wyjaśnienia później niż na 14 lub 7 dni przed upływem termin składania ofert, zamawiający nie musi udzielać wyjaśnień wykonawcy, ale ma oczywiście taką możliwość.

Dalej przepis mówi, że przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku o wyjaśnienie treści SWZ. W przypadku gdy wniosek o wyjaśnienie treści SWZ nie wpłynął w ustawowym terminie, zamawiający nie ma obowiązku udzielania wyjaśnień SWZ oraz obowiązku przedłużenia terminu składania ofert.

Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający udostępnia na stronie WWW prowadzonego postępowania, a w przypadkach, o których mowa w art. 133 ust. 2 i 3, przekazuje wykonawcom, którym przekazał SWZ, bez ujawniania źródła zapytania.

Zamawiający może zwołać zebranie wszystkich wykonawców w celu wyjaśnienia treści SWZ (art. 136 ustawy Pzp).

Stosownie do art. 137 ust.1 ustawy Pzp w uzasadnionych przypadkach zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SWZ. Zmianę zamawiający udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania.

Jeżeli zmiana dotyczy części SWZ, które nie zostały udostępnione na stronie internetowej prowadzonego postępowania, zgodnie z art. 133 ust. 2 i 3, dokonaną zmianę treści SWZ przekazuje w inny sposób wskazany w ogłoszeniu o zamówieniu.

Jeśli zmiana SWZ prowadzi do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, zamawiający przekazuje Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenie, o którym mowa w art. 90 ust. 1.

W przypadku, o którym mowa w ust. 4, udostępnienie zmiany treści SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania nie może nastąpić przed publikacją ogłoszenia, o którym mowa w art. 90 ust. 1, z wyjątkiem przypadku gdy zamawiający nie został powiadomiony o publikacji w terminie 48 godzin od potwierdzenia przez Urząd Publikacji Unii Europejskiej otrzymania tego ogłoszenia.

W przypadku gdy zmiany treści SWZ są istotne dla sporządzenia oferty lub wymagają od wykonawców dodatkowego czasu na zapoznanie się ze zmianą SWZ i przygotowanie ofert, zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny na zapoznanie się ze zmianą SWZ i przygotowanie oferty. Przepisy ust. 4 i 5 stosuje się. W przypadku gdy zmiany treści SWZ prowadziłyby do istotnej zmiany charakteru zamówienia w porównaniu z pierwotnie określonym, w szczególności prowadziłyby do znacznej zmiany zakresu zamówienia, zamawiający unieważnia postępowanie na podstawie art. 256.

Reguły wyjaśniania i zmiany SWZ w trybie podstawowym reguluje art. 284–art. 286 ustawy Pzp.

Zobacz także: OPIS POTRZEB I WYMAGAŃ, WARUNKI ZAMÓWIENIA