W tym dziale znajdziesz porady prawne udzielone przez ekspertów w konkretnych sytuacjach, z jakimi spotkali się inni uczestnicy postępowań o zamówienia publiczne. Wszystkie odpowiedzi zostały udzielone przez doświadczonych prawników i specjalistów ds. Prawa zamówień publicznych.

Cena oferty przekracza kwotę na sfinansowanie zamówienia – jakie czynności podjąć w procedurze?

Pytanie: Prowadzę postępowanie w trybie podstawowym. Wpłynęły do nas dwie oferty. Sprawdziliśmy je pod kątem formalnym i nie podlegają one odrzuceniu. Zamawiający określił w SWZ następujące kryteria: cena ofertowa – 80,00 pkt, parametr odległości miejsca zagospodarowania – 20,00 pkt. Przystąpiono do oceny ofert: oferta nr 1 cena – 67 pkt, odległość – 20 pkt (razem 87 pkt), oferta nr 2 – cena – 80 pkt, odległość – 0 pkt (razem 80 pkt). Zamawiający przeznaczył na realizację zadania 220.000 zł brutto. Cena oferty, która otrzymała najwyższą liczbę punktów, przewyższa środki, jakie zamawiający przeznaczył na realizację zamówienia i wynosi 243.000 zł brutto. Czy poprawny jest mój sposób postępowania: 1) wzywam wykonawcę nr 1 do złożenia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, 2) sprawdzam dokumenty, 3) zawiadamiam wykonawców o wyborze oferty najkorzystniejszej, 4) unieważniam postępowanie, ponieważ oferta najkorzystniejsza przewyższa środki, jakie zamawiający zamierzał przeznaczyć na realizację zamówienia?

  • Autor: Justyna Andała-Sępkowska
  • 09.06.2022
  • Kryteria oceny ofert

Czy kryterium ceny jest zawsze obowiązkowe?

Pytanie: Przygotowujemy postępowanie krajowe (w trybie podstawowym) na organizację kampanii promocyjnej, na którą mamy przeznaczoną określoną kwotę, o której poinformujemy wykonawców na etapie publikacji SWZ. Biorąc pod uwagę, że sposób przeprowadzenia kampanii w szczególności dobór mediów i liczba emisji zależy od budżetu, chcielibyśmy odstąpić od stosowania ceny jako kryterium oceny ofert. Wykonawcy przygotowaliby oferty w odniesieniu do budżetu, a my ocenilibyśmy je zgodnie z poniższymi kryteriami (i podkryteriami, których nie cytuję w pytaniu z uwagi na ich obszerność): 1. Strategia i koncepcja kreatywna kampanii: 50%. 2. Mediaplan: 40%. 3. Szacowana liczba unikalnych odbiorców kampanii: 10%. Wobec powyższego, czy jest możliwe przeprowadzenie postępowania bez stosowania kryterium ceny? A jeśli nie, to czy może ono mieć wagę 5%? Czy mamy obowiązek stosować kryterium ceny o wadze co najmniej 60%?

  • Autor: Justyna Andała-Sępkowska
  • 09.06.2022
  • Kryteria oceny ofert

OSP upoważnia gminę do zamówienia wozu gaśniczego na jej rzecz – jak prowadzić procedurę?

Pytanie: Jednostka samorządu terytorialnego (JST) ma przeprowadzić postępowanie dla ochotniczej straży pożarnej (OSP) na zakup samochodu ratowniczo-gaśniczego na podstawie upoważnienia/pełnomocnictwa do przeprowadzenia postępowania. Kto w takim przypadku będzie zamawiającym? Czy postępowanie należy przeprowadzić na platformie e-Zamówienia na profilu JST? Czy może OSP powinna mieć swój profil, na którym będzie działać upoważniona JST? Czy postępowanie należy ująć w planie postępowań JST, czy OSP? I wreszcie kto powinien taką procedurę wykazać w sprawozdaniu – OSP czy JST? Rozważam także inne rozwiązania. Czy jest możliwość, aby OSP przeprowadziła takie procedury samodzielnie? Jeśli tak, to prosiłabym o wskazanie ku temu podstawy prawnej i warunków, jakie OSP musi w tym przypadku spełnić.

  • Autor: Krzysztof Hodt
  • 09.06.2022
  • Procedura z wolnej ręki i inne tryby udzielania zamówień

Reguły tworzenia grupy zakupowej w praktyce

Pytanie: Zamawiający zamierza przystąpić do grupy zakupowej na zakup dostaw o wartości powyżej 130.000 zł. Lider grupy opracował regulamin i wprowadził opłaty dla zamawiających za zrealizowanie umowy – 1,5% od wartości zawartej umowy wykonawczej. Czy zapłata przez zamawiającego za realizację zamówienia wykonawcy oraz wynagrodzenie dla lidera grupy zakupowej jest dopuszczalne w świetle ustawy Pzp?

  • Autor: Andrzej Łukaszewicz
  • 09.06.2022
  • Procedura z wolnej ręki i inne tryby udzielania zamówień

Jak ocenić, czy omyłka w ofercie kwalifikuje się do poprawy?

Pytanie: W procedurze podstawowej na świadczenie przez 6 miesięcy usług sprzątania wpłynęło 5 ofert. Najkorzystniejsza oferta zawiera niestety liczne błędy rachunkowe. Złożyło ją konsorcjum, w którym lider jest podatnikiem VAT, jego członek zaś nie. W ofercie w pozycji % VAT zaznaczono „nie dotyczy”, zatem cena oferty netto powinna odpowiadać cenie brutto. W formularzu ofertowym wpisano: cena oferty netto (tabela 1+2+3) – 72.735,70 zł, a słownie: siedemdziesiąt dwa tysiące siedemset trzydzieści trzy złote i dwadzieścia groszy (nie zgadzają się cyfry i słownie), cena oferty brutto (tabela 1+2+3) – 71.987,50 zł, a słownie: sześćdziesiąt osiem tysięcy pięćset trzydzieści trzy złote i dwadzieścia groszy (te kwoty najprawdopodobniej przez pomyłkę skądś skopiowano). W formularzu szczegółowo wyliczono sprzątanie poszczególnych jednostek (łączna liczba metrów x stawka za 1 m² x 6 miesięcy). Tabele są trzy i po ich zsumowaniu możemy wyliczyć cenę oferty. Jedna z tabel również zawiera błędy w wyliczeniach o 7 groszy w stosunku do naszych wyliczeń. Cena netto 72.735,70 wynika zatem z błędnego sumowania tabel. Czy należy odrzucić ofertę, wezwać wykonawcę do wyjaśnień, czy też poprawić omyłki? Na podstawie tabel i wpisanych w nich stawek za sprzątanie 1 m² oraz informacji o zwolnieniu z VAT możemy sami wyliczyć cenę oferty.

  • Autor: Marzena Kopacka-Biculewicz
  • 09.06.2022
  • Omyłki

Jak ustalić ranking ofert według przyjętych kryteriów?

Pytanie: Zamawiający prowadzi postępowanie w trybie art. 275 ust. 1 ustawy Pzp na dostawę paliw płynnych (ON, PB95). Ustalił następujące kryteria oceny ofert: cena – 60%, rabat – 40%. Punktacja przedstawia się następująco: 1) oferta 1: cena – 60 pkt, rabat – 36,92 pkt, suma – 96,92 pkt, 2) oferta 2: cena – 56,92 pkt, rabat – 40 pkt, suma – 96,92 pkt. Zatem trzeba będzie zastosować art. 248 ust. 1 ustawy Pzp. Czy w związku z tą regulacją zamawiający wybiera ofertę nr 2, gdyż uzyskała najwyższą ocenę w kryterium o najwyższej wadze (pozacenowym), czy jednak  ofertę nr 1, bo jest to oferta z najniższą ceną? Czy kryteriami o najwyższej wadze, o których mowa w art. 248 ust. 1 ustawy Pzp, są kryteria pozacenowe, czy jednak kryterium ceny także się tu zawiera?

  • Autor: Katarzyna Bełdowska
  • 07.06.2022
  • Kryteria oceny ofert

Upewnij się, czy certyfikaty jakości mogą stanowić kryterium oceny ofert?

Pytanie: Prowadzimy postępowanie na usługę kompleksowego utrzymania ciągłości druku wraz z dzierżawą nowych urządzeń (art. 275 pkt 1 ustawy Pzp). Jako jedno z kryteriów oceny ofert chcemy przyjąć kryterium jakościowe. Będziemy mianowicie wymagać, aby wykonawca udokumentował powszechnie znanymi, stosowanymi, wdrażanymi certyfikatami, że przestrzega norm jakości usług serwisowych w odniesieniu do drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych ogólnie oraz będących przedmiotem dzierżawy w szczególności a także stosuje te normy. Dodatkowo certyfikaty powinny także potwierdzać jakość usługi wsparcia dla klienta (użytkownika), bezpieczeństwa informatycznego i bezpieczeństwa informacji w zakresie polityki bezpieczeństwa, organizacji bezpieczeństwa informacji, zarządzania aktywami, bezpieczeństwem zasobów ludzkich, bezpieczeństwa fizycznego i środowiskowego, zarządzania systemami i sieciami, kontroli dostępu, pozyskiwania, rozwoju i utrzymania systemów informatycznych, zarządzania incydentami związanymi z bezpieczeństwem informacji, zarządzania zmianą i ciągłością działania. Wykonawca otrzyma odpowiednią liczbę punktów, kiedy wykaże się np.: minimum trzema/dwoma/jednym ogólnie znanymi i powszechnie stosowanymi certyfikatami. Czy wskazane rozwiązanie może stanowić kryterium oceny ofert? Jeśli nie, to czy zamawiający może żądać, aby wykonawca wykazał się ww. certyfikatami w kontekście warunków udziału w postępowaniu? Czy mogą one stanowić przedmiotowe środki dowodowe?

  • Autor: Krzysztof Hodt
  • 07.06.2022
  • Kryteria oceny ofert

Praktyczne wskazówki związane z kryterium rachunku kosztów cyklu życia

Pytanie: Zamawiający otrzymał od swojej jednostki nadrzędnej wytyczne dotyczące prowadzenia postępowań przetargowych o następującej treści: „Obligatoryjnym kryterium w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na projekt albo projekt i realizację inwestycji obejmującej budowę/remont/rewitalizację budynków użyteczności publicznej/komunalnych i ich otoczenia stanowiących własność lub współwłasność gminy jest najniższa suma kosztów robót i eksploatacji energetycznej obiektu w okresie co najmniej 10 lat”. Jak zamawiający może stworzyć powyższe kryterium? Jak rozumieć sumę kosztów robót, a nie cenę? Czy cena i koszt są w zamówieniach tożsame? W jaki sposób badać eksploatację energetyczną obiektu? Za pomocą jakich dokumentów można to zbadać?

  • Autor: Krzysztof Hodt
  • 07.06.2022
  • Kryteria oceny ofert

Czy aneks do umowy z powodu COVID-19 może objąć dowolne zmiany?

Pytanie: Czy któryś z przepisów specustawy o COVID-19 umożliwia zmianę asortymentu w umowie w porozumieniu z zamawiającym? Niektóre produkty, które przewidywano w SWZ, są obecnie niedostępne. W odniesieniu do innych producent zmienił warunki handlowe na tyle, że dalsza ich dostawa naraża wykonawcę na straty. Na jakiej podstawie zmienić umowę? Jakie dokumenty przedstawić zamawiającemu?

  • Autor: Katarzyna Bełdowska
  • 07.06.2022
  • Zmiana umowy

Aneks do umowy, który podwyższa wynagrodzenie za część zamówienia publicznego – kiedy wolno go zawrzeć?

Pytanie: Czy w świetle obowiązujących przepisów można zmienić umowę, podwyższając cenę jednego z dostarczanych produktów, a co za tym idzie – zwiększając wartość umowy? Na jakiej podstawie dokonać zmiany (art. 144 i 145 ustawy Pzp)? Czy specustawa koronawirusowa również uwzględnia takie modyfikacje? Jakie dokumenty przedstawić, by zamawiający uwzględnił wniosek wykonawcy? Czy wykonawca może odmówić przedstawienia konkretnych wyliczeń swojego zysku, tzn. ceny zakupowej na dzień kalkulacji, a także ceny zakupowej na dzień składania wniosku? Czy wystarczy pismo od dostawcy o procentowej wysok ości podwyżek? A może lepszym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest całkowita odmowa realizacji dostaw ze stratą dla wykonawcy?

  • Autor: Iwona Bujak
  • 07.06.2022
  • Zmiana umowy

Czy podwyżka cen stali i styropianu może uzasadniać zmianę umowy?

Pytanie: Nasze pytanie dotyczy poprzedniego stanu prawnego. Na spotkaniu wykonawca wskazał na wzrost cen materiałów budowlanych i zasugerował zmianę cen podanych w kosztorysie ofertowym (umowa jest zawarta na 11 miesięcy). W tym przypadku chodzi m.in. o ceny stali i styropianu. Czy istnieje możliwość zmiany cen jednostkowych podanych w kosztorysie ofertowym? W przetargu otrzymaliśmy trzy oferty. Cena oferty, która wygrała, była o ok. 25% niższa od dwóch pozostałych. Na etapie postępowania wyjaśnialiśmy elementy ceny oferty.

  • Autor: Krzysztof Hodt
  • 07.06.2022
  • Zmiana umowy

Czy wykonawca może odmówić podpisania umowy bez ponoszenia sankcji?

Pytanie: Czy wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, może odmówić podpisania umowy bez konsekwencji? Czy kolejny w rankingu wykonawca także może złożyć taką odmowę i nie ponosić żadnych sankcji? Jakie znaczenie ma tutaj termin związania ofertą?

  • Autor: Katarzyna Bełdowska
  • 07.06.2022
  • Realizacja umowy

Czy po ponownym oszacowaniu zamówienia trzeba uaktualnić plan postępowań?

Pytanie: Unieważniliśmy przetarg ze względu na podejrzenie nieumyślnego zaniżenia szacowania wartości zamówienia. Zadanie wskoczy w progi unijne, jednak w planie postępowań określono je do realizacji w trybie podstawowym z art. 275 pkt 1 ustawy Pzp. Czy jeśli będziemy ponownie ogłaszać postępowanie, musimy najpierw dodać do planu postępowań nowe zamówienie powyżej progów czy zmienić istniejącą pozycję w planie na zamówienie powyżej progów?

  • Autor: Agnieszka Gwóźdź-Kuzior
  • 03.06.2022
  • Ogłoszenia

Co w sytuacji gdy pierwszy w rankingu wykonawca złożył podmiotowe środki dowodowe bez wezwania?

Pytanie: W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wykonawca, który z informacji o złożonych ofertach wywnioskował, że jego oferta będzie najwyżej oceniona, nie czekając na wezwanie zamawiającego do złożenia podmiotowych środków dowodowych na podstawie art. 126 ust. 1 lub art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, złożył te dokumenty wcześniej. Tak złożone dokumenty nie będą mogły spełnić warunku aktualności na dzień ich złożenia wyznaczony przez zamawiającego w wezwaniu, o czym mowa odpowiednio we wskazanych wyżej artykułach. Co w takiej sytuacji powinien zrobić zamawiający: uznać te dokumenty i nie wzywać do ponownego złożenia, zakładając że są one jednak aktualne na dzień złożenia, bo z przepisów nie wynika jednoznacznie, że dniem ich złożenia jest tylko ten dzień, który wyznaczy zamawiający? Czy może trzeba wezwać do ponownego złożenia tych samych dokumentów? A może powołując się na art. 127 ust. 2 ustawy Pzp, zamawiający powinien skierować do wykonawcy pismo z prośbą o potwierdzenie prawidłowości i aktualności złożonych wcześniej dokumentów na wyznaczony termin?

  • Autor: Krzysztof Hodt
  • 31.05.2022
  • Dokumenty od wykonawców

Meble o różnym przeznaczeniu – jak je oszacować i kupić?

Pytanie: Zamawiający kupił meble biurowe, meble tapicerowane, laboratoryjne i regały do archiwum. Wysłał 4 zapytania ofertowe do różnych firm i dla każdego rodzaju mebli wybrał najkorzystniejszą ofertę. Czy mógł w ten sposób dokonać zakupu mebli, czy powinien zastosować ustawę Pzp dla przetargów dla czterech części?

  • Autor: Andrzela Gawrońska-Baran
  • 30.05.2022
  • Szacowanie wartości zamówienia

Zamów dostęp do pełnej wersji portalu!

Zyskaj pewność i bezpieczeństwo prowadząc postępowanie o zamówienie publiczne. Dołącz do specjalistów korzystających z PortaluZP!

Zamów dostęp

Nagrody i wyróżnienia

               

Kontakt

Napisz do nas »
  • Infolinia
  • Tel: 22 518 29 29
  • Faks: 22 617 60 10
  • Adres do korespondencji
  • Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
  • ul. Paderewskiego 167
  • 05-070 Sulejówek

Wiedza i Praktyka Sp. z o. o.

  • Siedziba
  • ul. Łotewska 9a
  • 03-918 Warszawa
  • NIP: 526-19-92-256
  • REGON: 011235225
  • KRS: 0000098264
  • Nr rejestrowy BDO: 000008579

Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIV Wydział Gospodarczy Rejestrowy,
Kapitał Zakładowy: 200 000 zł.