Załóż konto testowe

Dostęp na 48h za darmo!

Wypróbuj bez ograniczeń
Poleć znajomemu

Wskazówki Rady Zamówień Publicznych dotyczące analizy potrzeb i wymagań

Justyna Rek-Pawłowska

Autor: Justyna Rek-Pawłowska

Dodano: 11 stycznia 2021
Wskazówki Rady Zamówień Publicznych dotyczące analizy potrzeb i wymagań

Na stronie WWW Urzędu Zamówień Publicznych opublikowano opracowanie zatwierdzone przez Radę Zamówień Publicznych w zakresie przeprowadzania analizy potrzeb i wymagań przez zamawiających przed wszczęciem postępowania. Zawiera ono wiele praktycznych i przydatnych wskazówek dotyczących tego procesu. Poniżej publikujemy najważniejsze wnioski, jakie z niego płyną. Całe opracowanie dostępne jest na stronie WWW UZP pod adresem https://www.uzp.gov.pl/aktualnosci/wskazowki-dla-zamawiajacych-publicznych-do-opracowania-analizy-potrzeb-i-wymagan.

Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości równej progom unijnym lub je przekraczającej, zamawiający musi dokonać analizy potrzeb i wymagań. Wynikiem takiej analizy będą rekomendacje dla komórek merytorycznych realizujących czynności związane z przygotowaniem postępowania. Komórki merytoryczne w następnym kroku złożą do komórki zamówień publicznych wniosek o udzielenie zamówienia.

Co powinny zawierać rekomendacje wydane na podstawie dokonanej analizy? W zależności od wybranego wariantu udzielenia zamówienia będzie to w szczególności:

  • określenie przedmiotu zamówienia,
  • orientacyjna wartość zamówienia,
  • istotne elementy opisu przedmiotu zamówienia,
  • uzasadnienie podziału lub braku dokonania podziału zamówienia na części,
  • proponowany tryb udzielenia zamówienia,
  • identyfikacja ryzyka związanego z postępowaniem o udzielenie zamówienia i propozycja jego minimalizacji,
  • propozycja podziału ryzyka związanego z realizacją umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Po co analiza potrzeb i wymagań?

UZP wskazuje, że analiza potrzeb i wymagań pozwala:

1)     realizować zasadę efektywności ekonomicznej określoną w art. 17 ust. 1 nowej ustawy Pzp,

2)     w pełni wdrożyć zasady wskazane w art. 44 ust. 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Przepis ten nakazuje zamawiającym publicznym, aby wydatkowali publiczne środki w sposób celowy, z zachowaniem:

  • zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
  • optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów,
  • możliwości terminowej realizacji zadań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Kto dokona analizy potrzeb i wymagań?

Obowiązek przeprowadzenia analizy potrzeb i wymagań dotyczy wyłącznie zamawiających publicznych, o których mowa w art. 4 nowej ustawy Pzp tzn.:

1)     jednostek sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,

2)     innych niż określone w pkt 1 państwowych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej;

3)     innych niż określone w pkt 1, osób prawnych, utworzonych w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, niemających charakteru przemysłowego ani handlowego, jeżeli podmioty, o których mowa w tym przepisie oraz w pkt 1 i 2, pojedynczo lub wspólnie, bezpośrednio lub pośrednio przez inny podmiot:

a)     finansują je w ponad 50% lub

b)     posiadają ponad połowę udziałów albo akcji, lub

c)     sprawują nadzór nad organem zarządzającym, lub

d)     mają prawo do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub zarządzającego;

4) związków podmiotów, o których mowa w pkt 1 lub 2, lub podmiotów, o których mowa w pkt 3.

Kiedy trzeba dokonać analizy?

Zamawiający publiczny dokonuje analizy potrzeb i wymagań przed wszczęciem postępowania klasycznego o wartości równej progom unijnym lub je przekraczającej. Zamówieniem klasycznym jest zamówienie udzielane przez zamawiającego publicznego oraz zamawiającego subsydiowanego inne niż zamówienie sektorowe i w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa (art. 7 pkt 33 nowej ustawy Pzp).

 

Ważne

Zamawiający publiczny będzie mógł odstąpić od dokonania analizy potrzeb i wymagań, jeśli ma możliwość udzielenia zamówienia:

  • w trybie negocjacji bez ogłoszenia, w przypadku pilnej potrzeby udzielenia zamówienia (art. 209 ust. 1 pkt 4 nowej ustawy Pzp), lub
  • w trybie zamówienia z wolnej ręki, w przypadku gdy wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia (art. 214 ust. 1 pkt 5 nowej ustawy Pzp).

Termin dokonania analizy i forma jej przygotowania

Ustawa Pzp nie określa, w jakim terminie zamawiający publiczny powinien dokonać analizy potrzeb i wymagań, wskazując jednak, aby odbyło się to przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia. Może to być zatem wyodrębniony okres w toku planowania i przygotowania konkretnego postępowania o udzielenie zamówienia, może to być też proces ciągły – istotny jest tylko moment zakończenia analizy określony jako wszczęcie postępowania.

Przepis nie zawiera także wytycznych co do formy, w jakiej powinna być dokonana analiza potrzeb i wymagań. Nie wyklucza również dokonywania analiz wieloletnich. Do decyzji zamawiającego pozostawiono sposób dokonania analizy i formę dokumentu, jaką ona przyjmie. Może to być zarówno jeden dokument, jak i zbiór różnych dokumentów obejmujących poszczególne elementy analizy. W ramach dokonania analizy potrzeb i wymagań mogą być wykorzystane opracowania sporządzone przez zamawiającego do innych celów zawierające podobne lub tożsame elementy jak analiza, przykładowo:

  • studia wykonalności,
  • analizy wielokryteriowe,
  • analizy przedwdrożeniowe,
  • ocena efektywności realizacji przedsięwzięcia w ramach partnerstwa publiczno-prywatnego w porównaniu do efektywności jego realizacji w inny sposób.

Analiza w 7 krokach

Rada Zamówień Publicznych w opublikowanym opracowaniu zaproponowała przykładowy przebieg analizy, z zastrzeżeniem, że powinien on uwzględniać specyfikę zidentyfikowanej potrzeby i że należy go dostosować do konkretnego stanu faktycznego:

1)     identyfikacja potrzeby i zdefiniowanie okresu odniesienia, na jaki planowane jest jej zaspokojenie; jako minimum rekomendowane jest przyjęcie takiej samej perspektywy czasowej jak przy przygotowywaniu projektu uchwały budżetowej lub planu finansowego, aczkolwiek najbardziej korzystne ze względu na efektywność zamówienia jest badanie zaspokojenia potrzeb w dłuższym horyzoncie czasowym niż budżet, np. cykl życia, nie jest to jednak wymagane przepisami;

2)     badanie możliwości zaspokojenia zidentyfikowanej potrzeby z wykorzystaniem zasobów własnych oraz orientacyjnej wartości jej zaspokojenia tym sposobem;

3)     rozeznanie rynku w celu ustalenia alternatywnych środków zaspokojenia zidentyfikowanej potrzeby oraz orientacyjnej wartości jej zaspokojenia tym sposobem;

4)     rozeznanie rynku w celu ustalenia wariantów wykonania zamówienia oraz orientacyjnej wartości zamówienia dla każdego ze wskazanych wariantów;

5)     w oparciu o przeprowadzone badanie – wybór środka lub środków w celu zaspokojenia zidentyfikowanej potrzeby;

6)     w przypadku, gdy wybranym w wyniku dokonania analizy środkiem zaspokojenia zidentyfikowanej potrzeby będzie udzielenie zamówienia, dokonanie wyboru wariantu realizacji zamówienia;

7)     dla wybranego wariantu realizacji zamówienia dokonanie kolejnych analiz w celu wskazania:

  • możliwości podziału zamówienia na części,
  • przewidywanego trybu udzielenia zamówienia,
  • możliwości uwzględnienia aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych w ramach zamówienia,
  • ryzyka związanego z postępowaniem o udzielenie i realizacją zamówienia wraz ze wskazaniem możliwości ich zmniejszenia oraz propozycji ich podziału.

Na jakie pytania warto sobie odpowiedzieć, dokonując analizy?

Jeśli zamawiający posiada dokumenty strategiczne, na podstawie których określane są priorytety – zakupowe czy inwestycyjne związane z realizacją tych zadań, wówczas takie dokumenty mogą być dobrym punktem wyjścia dla identyfikacji potrzeb zamówieniowych. Jeśli jednak takich dokumentów nie ma, wówczas przystępując do sporządzenia analizy zamawiający powinien skorzystać w szczególności z poniższych pytań pomocniczych:

  • „dlaczego” dana rzecz lub usługa są potrzebne;
  • z czego wynika potrzeba zamawiającego; dlaczego zamawiający chce zaspokoić tę, a nie inną potrzebę;
  • jaki cel zamawiający chce osiągnąć;
  • jakiej brakującej funkcji potrzeba, aby osiągnąć cel, określony bądź wynikający z właściwych przepisów i zadań zamawiającego;
  • jakimi zasobami własnymi dysponuje zamawiający (np. kadrowymi, zakładami budżetowymi) i czy można wykonać nimi dodatkowe zadania;
  • czy możliwe jest zaspokojenie potrzeby np. w trybie partnerstwa publiczno-prywatnego albo w trybie koncesji, i w jakim czasie jest to możliwe, jakie koszty należałoby ponieść w tym celu, i jakie jest ryzyko z tym związane;
  • czy istnieje jeden lub więcej wariantów realizacji zamówienia, poprzez które można zaspokoić zidentyfikowaną potrzebę (takim wariantem może być udzielenie zamówienia na usługi zamiast zakupu rzeczy: najem, dzierżawa, leasing zamiast zakupu samochodu, sprzętu medycznego, usługa drukowania zamiast zakupu drukarek, zakup usług przedszkolnych zamiast budowy przedszkola);
  • jaka jest w przybliżeniu orientacyjna wartość analizowanego wariantu (np. na podstawie rozeznania rynku);
  • jakie korzyści, koszty i ryzyka będą wiązać się lub wynikać z wyboru konkretnego środka zaspokojenia potrzeby;
  • czy dokonać podziału zamówienia czy nie (UZP przypomina, że istotą podziału zamówienia na części jest umożliwienie wykonawcom z sektora MŚP udziału w realizacji zamówienia jako generalnych wykonawców poszczególnych części, a nie tylko ewentualnych podwykonawców w przypadku zamówień, których rozmiar przekracza ich możliwości. Zamawiający musi jednak wziąć pod uwagę, że z jednej strony maksymalna agregacja zamówienia może ograniczyć konkurencję w danym zamówieniu publicznym, jednocześnie zmniejszając możliwości zakupowe zamawiającego (mniej wykonawców, mniejsza możliwość wyboru). Z drugiej zaś podział zamówienia na zbyt małe części może spowodować niskie zainteresowanie tym zamówieniem nawet wśród wykonawców z sektora MŚP;
  • jaki tryb jest najodpowiedniejszy do udzielenia danego zamówienia (aby dokonać wyboru odpowiedniego trybu, należy wziąć pod uwagę takie czynniki jak: możliwość dokonania precyzyjnego, jednoznacznego opisu przedmiotu zamówienia, okoliczności związane z charakterem, stopień złożoności lub uwarunkowania prawne związane z zamówieniem, aspekty finansowe lub ryzyko związane z realizacją zamówienia);
  • jakie aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne w przedmiocie zamówienia można w danym przypadku zastosować – mowa przykładowo o ofertach wariantowych (art. 92 nowej ustawy Pzp), zamówieniach zastrzeżonych (art. 94 nowej ustawy Pzp), odpowiednim ukształtowaniu przedmiotu zamówienia (art. 96 nowej ustawy Pzp) czy wykorzystaniu w kryteriach oceny ofert kryterium kosztu opartego na metodzie efektywności kosztowej, jaką jest rachunek kosztów cyklu życia (art. 245 nowej ustawy Pzp).

Więcej na temat nowych przepisów i obowiązków zamawiającego przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia znajdziesz w zakładce Nowe Pzp 2021m.in. w artykule:

Opracowanie:

Autor:

Justyna Rek-Pawłowska

prawnik z wieloletnim doświadczeniem w stosowaniu prawa zamówień publicznych, w tym jako pracownik działu prawnego dużej spółki budowlanej reprezentujący spółkę przed KIO, sporządzający opinie prawne z zakresu prawa zamówień publicznych i weryfikujący poprawność ofert składanych przez poszczególne działy spółki,

od wielu lat redaktor prowadząca publikacji o tematyce zamówień publicznych skierowanych do zamawiających i wykonawców

Justyna Rek-Pawłowska

Autor: Justyna Rek-Pawłowska

Prawnik z wieloletnim doświadczeniem w stosowaniu prawa zamówień publicznych, w tym jako pracownik działu prawnego dużej spółki budowlanej reprezentujący spółkę przed KIO, sporządzający opinie prawne z zakresu prawa zamówień publicznych i...

Załóż konto testowe

Zyskaj dostęp do wszystkich treści na 48h za darmo!

48-godzinne testy portalu to:

48h

Dostępu za darmo
  • Brak opłat!
  • Dostęp do 5128 porad prawnych o Pzp i aktualnego słownika CPV!
  • Nawet 1500 ogłoszeń o nowych przetargach i zleceniach każdego dnia!
  • 25 szkoleń wideo nt. praktycznej strony zamówień publicznych!
> Wypróbuj bez ograniczeń przez 48h
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Obejrzyj webinarium

Podmiotowe środki dowodowe, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy​ 

19 stycznia, godz. 10-11

Transmisja online

Zapisz sie już dziś >> 

Poradnia

Odpowiedzi nawet na najtrudniejsze pytania

Zadaj pytanie ekspertowi Sprawdź wszystkich ekspertów portalu »

Porady

Czy plan postępowań obejmie zamówienia poniżej 130.000 zł?

Pytanie: Czy w planie postępowań o udzielenie zamówień, o którym mowa w art. 23 ust. 1 nowej ustawy Pzp, umieszcza się również informacje o zamówieniach podprogowych (bagatelnych)? Na co zwrócić uwagę przy sporządzaniu planu...

Czytaj więcej »
Czy plan postępowań można opublikować na platformie e-Zamówienia lub w komercyjnym portalu?

Pytanie: Jesteśmy jednostką budżetową urzędu miasta i posiadamy konto w Biuletynie Zamówień Publicznych. Z uwagi na brak konta ePUAP do udzielania zamówień publicznych w 2021 roku podpisaliśmy umowę z portalem komercyjnym i to...

Czytaj więcej »

Aktualności

Treść oferty – które dokumenty można do niej zaliczyć?
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest procedurą mocno sformalizowaną. Ma to wpływ na proces składania ofert – ich treść w toku postępowania zasadniczo nie może już ulec zmianie. Mimo to ustawodawca przewidział w ustawie Pzp wiele...
Umowa o zamówienie publiczne – o czym trzeba wiedzieć w związku z nową ustawą Pzp?
Wydaje się, że nikogo nie trzeba przekonywać, iż warto jest dobrze przygotować wzór przyszłej umowy o zamówienie publiczne. Każdy zakup powinien być zabezpieczony prawidłową realizacją, a taką zapewnić mogą dobre i zgodne z przepisami zapisy umowne...
Zamawiający nie może wymagać wykazania dowodów oddzielnie dla każdej z przesłanek zastrzeżenia informacji
Zgodnie z legalną definicją tajemnicy przedsiębiorstwa skuteczne objęcie ochroną informacji wymaga spełnienia przesłanek odnoszących się m.in. do określonego ich charakteru (tj. charakteru technicznego, technologicznego, organizacyjnego...

Nasi partnerzy, osiągnięcia i opinie klientów

wiper-pixel