Szacowanie remontów w szkołach i przedszkolach – kiedy liczyć łącznie, a kiedy osobno?
Jak prawidłowo ustalić wartość zamówienia na roboty budowlane realizowane w wielu budynkach oświatowych, położonych w różnych miejscowościach gminy? Czy – mimo odrębnego funkcjonowania szkół i przedszkoli – gmina powinna oszacować remonty łącznie i prowadzić jedno postępowanie, czy też może dopuścić realizację prac przez poszczególnych dyrektorów w oparciu o wewnętrzne regulaminy? Wątpliwości narastają zwłaszcza przy projektach unijnych, gdzie błędne szacowanie wartości może skutkować zarzutem nieuprawnionego podziału zamówienia. W artykule omawiamy, kto w świetle Pzp jest zamawiającym, jak szacować roboty budowlane w różnych obiektach oraz kiedy konieczne jest łączne ustalenie wartości zamówienia – wraz z konsekwencjami dla wyboru trybu udzielenia zamówienia.
Case study: gmina remontuje szkoły
Gmina X realizuje projekt współfinansowany ze środków unijnych. We wniosku o dofinansowanie jako osoby odpowiedzialne za wykonanie zadań wskazano dyrektorów szkół i przedszkoli, jednak umowę o partnerstwie podpisuje wyłącznie gmina, a ze względu na centralizację rozliczeń jednostki oświatowe nie mają możliwości samodzielnego zawierania umów. W związku z powyższym gmina ma wątpliwości:
1) kto jest właściwy do przeprowadzenia postępowania na roboty budowlane – czy powinna to zrobić gmina jako podmiot podpisujący umowę o partnerstwie, czy też poszczególni dyrektorzy szkół/przedszkoli mogą udzielać zamówień na podstawie wewnętrznego regulaminu, skoro wartość robót w każdym budynku nie przekracza progu stosowania ustawy Pzp;
2) jak prawidłowo ustalić wartość zamówienia – czy podobne rodzajowo roboty w różnych, odrębnie funkcjonujących obiektach należy szacować łącznie i ogłosić jedno postępowanie z podziałem na części, czy też można traktować każdy budynek jako niezależny obiekt i szacować wartości oddzielnie?
Gmina obawia się jednocześnie ryzyka postawienia zarzutu zarówno nieuzasadnionego podziału zamówienia, jak i braku jego podziału.
Kto przeprowadza postępowanie i kto za nie odpowiada?
Pod pojęciem „zamówienia” należy rozumieć odpłatną umowę zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług (art. 7 pkt 32 ustawy Pzp).
Z powyższej definicji wynika m.in., że stroną umowy o zamówienie publiczne jest zamawiający. To on podpisuje we własnym imieniu umowę na realizację świadczenia. Zamawiający przygotowuje i przeprowadza także postępowanie o udzielenie zamówienia – jest za to odpowiedzialny (art. 37 ust. 1 ustawy Pzp).
Z drugiej strony, mimo, że co do zasady, zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia, może on powierzyć przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w ramach pomocniczych działań zakupowych, własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej np. szkole.
Reguły szacowania zamówień
Przechodząc do szacowania wartości robót budowlanych, zgodnie z jednoznacznym stanowiskiem doktryny, potwierdzonym opinią prawną UZP pt. „Ustalanie wartości zamówienia na roboty budowlane i związanych z nim zamówień na usługi projektowania oraz nadzoru inwestorskiego”, z jednym zamówieniem na roboty budowlane mamy do czynienia, jeżeli są one realizowane na potrzeby jednego obiektu budowlanego.
Z kolei w przypadku, w którym zamówienie publiczne obejmuje wykonanie robót budowlanych w różnych obiektach budowlanych, podstawowym kryterium pozwalającym na ustalenie, czy określone roboty/usługi stanowią jedno zamówienie, czy też zamówienia odrębne, będzie przede wszystkim:
- tożsamość planowanych robót, a także
- fakt, czy są one możliwe do przewidzenia w tym samym czasie.
Zamawiający nie może tutaj zastępować „szacowania w ramach obiektu”, szacowaniem rodzajowym. Tym samym, w pierwszej kolejności należy oszacować wszystkie roboty realizowane w ramach obiektu, a następnie porównać ich zakres z robotami realizowanymi w innych obiektach.
Rekomendacje dla gminy i szkół
Mając na uwadze powyższe, w odniesieniu do kwestii prowadzenia remontów w różnych budynkach szkół i przedszkoli na terenie danej gminy:
- Z opisu stanu faktycznego wynika, że zamawiającym, podmiotem podpisującym umowę oraz odpowiedzialnym za przeprowadzenie postępowania jest gmina.
- Szkoła może działać „w sposób pomocniczy” – przeprowadzić postępowanie w imieniu i na rzecz gminy.
- Podział zamówienia na części oraz powierzenie pomocniczych działań zakupowych w poszczególnych częściach różnym podmiotom nie zdejmuje z zamawiającego obowiązku procedowania w reżimie właściwym dla łącznej wartości zamówienia.
- Jeżeli zakres zlecanych robót jest podobny, wszystkie zamówienia należy oszacować łącznie i nawet w przypadku podziału zamówienia na części, każdą część realizować w reżimie adekwatnym dla łącznej szacunkowej wartości.
- Z uwagi na różną lokalizację, nawet w sytuacji gdyby to gmina ogłaszała jedno postępowanie zbiorcze, należy dokonać podziału zamówienia na części i dopuścić oferty częściowe, zgodnie z art. 91 ustawy Pzp.
Powiązane treści
