PEF Platforma Elektronicznego Fakturowania w zamówieniach publicznych
Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) to centralna platforma do odbierania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i innych dokumentów pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami zamówień publicznych. Posiadanie konta na Platformie PEF jest ustawowym obowiązkiem zamawiającego. Kto powinien odbierać FV od wykonawców – dział zamówień czy księgowości?
Każdy zamawiający jest zobowiązany posiadać konto na Platformie PEF. Wynika to z obowiązku odbioru ustrukturyzowanych elektronicznych FV od wykonawców, którzy zdecydują się taką fakturę wystawić. W przypadku zamówień udzielanych z zastosowaniem ustawy Pzp, zamawiający nie może zwolnić się ze wskazanego obowiązku poprzez zapisy w projekcie umowy czy dokumencie zamówienia. Przy zamówieniach, do udzielenia których nie stosujemy ustawy Pzp, takie zwolnienie jest możliwe.
Najważniejsze regulacje ustawy o elektronicznym fakturowaniu
Ustawa z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (dalej: ustawa o elektronicznym fakturowaniu), która weszła w życie 18 kwietnia 2019 r., określa zasady przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (dalej: platforma).
Na gruncie art. 4 ust. 1 przywołanej ustawy, zamawiający jest ustawowo zobowiązany, aby odbierać od wykonawcy ustrukturyzowane faktury elektroniczne przesłane za pośrednictwem specjalnie stworzonej w tym celu platformy PEF. Tym samym, ustawodawca pozbawia zamawiającego możliwości negowania prawa wykonawcy do wystawiania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.
To oznacza, że swoboda odmowy, albo inaczej, obowiązek akceptacji dotyczy wyłącznie tych faktur elektronicznych, które przekazano za pośrednictwem platformy. Zamawiający nie musi więc odbierać faktury elektronicznej, którą przesłano inną drogą niż przez platformę, w tym uznawać bez uprzedniej akceptacji faktur, które przesłano mu na skrzynkę mailową lub przez portal internetowy, służący do pobierania pliku z fakturą.
Zamówienia pozaustawowe a FV
Zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy o fakturowaniu elektronicznym w przypadku zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów ustawy Pzp, ustawy o umowie koncesji albo ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, zamawiający może w umowie, w ogłoszeniu o zamówieniu, w SWZ albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, postępowanie o zawarcie umowy koncesji albo postępowanie w sprawie wyboru partnera prywatnego wyłączyć stosowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.
Zamawiający mogą odstąpić od obowiązku nałożonego na nich ustawą o elektronicznym fakturowaniu tj. wyłączyć stosowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, m.in. w przypadku, gdy wartość zamówienia klasycznego udzielanego przez zamawiającego publicznego jest mniejsza niż 130.000 zł.
Aby wyłączyć stosowanie ustawy o elektronicznym fakturowaniu, zamawiający musi poinformować wykonawców o takiej decyzji stosowną adnotacją w dokumencie rozpoczynającym postępowanie. Jeżeli postępowanie jest prowadzone z zastosowaniem procedury konkurencyjnej, informacja powinna zostać zawarta zarówno:
- w ogłoszeniu o zamówieniu, zapytaniu ofertowym, dokumencie opisującym istotne warunki zamówienia lub innym, na podstawie którego wykonawca podejmuje decyzję o udziale w postępowaniu, jak i
- w umowie z wybranym wykonawcą.
Co do zasady ustawa o elektronicznym fakturowaniu ma zastosowanie do wszystkich zamówień publicznych, niezależnie od tego czy do zawarcia umów zastosowano ustawę Pzp, ustawę o umowie koncesji, ustawę o partnerstwie publiczno-prywatnym, czy też ustawy te nie znalazły zastosowania w związku z „bagatelną” wartością umowy.
W związku z tym, że faktura dotyczy etapu realizacji zamówienia, zapewne platformę PEF powinna obsługiwać „księgowość”. Rozwiązanie organizacyjne przyjęte przez zamawiającego nie zostało jednak odgórnie narzucone i dopuszczalne jest także powierzenie obsługi PEF innym osobom.
