Monitorowanie komunikacji elektronicznej prowadzonej w postępowaniu

W świetle postanowień SWZ komunikacja pomiędzy wykonawcami, a zamawiającym odbywała się za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, a wykonawcy zostali zobowiązani wprost do śledzenia informacji na tej Platformie. W SWZ podkreślono, że to Platforma jest podstawowym źródłem informacji, a fakultatywne powiadomienia za pomocą poczty e-mail obciążone są ryzykiem błędów związanych z działaniem serwerów pocztowych, na których działanie zamawiający nie ma wpływu. Ponadto wykonawcy w ofercie zobowiązywali się do zapewnienia możliwości odbierania wszelkiej korespondencji związanej z prowadzonym postępowaniem przez całą dobę za pośrednictwem Platformy. Tak ukształtowany sposób komunikacji i obowiązki wykonawców nie były przedmiotem zaskarżenia na etapie publikacji dokumentów zamówienia. Nie było także sporne pomiędzy stronami to, że w świetle instrukcji zarządzania kontem na Platformie e-Zamówienia (dowód złożony przez zamawiającego) konfiguracja powiadomień generowanych przez Platformę leży w gestii wykonawcy, który może zdecydować które powiadomienia będą przychodziły do użytkownika jako "wiadomości e-mail na adres wskazany podczas rejestracji." Powiadomienia e-mail miały zatem charakter fakultatywny.

Okoliczność, czy wykonawca otrzymał powiadomienie e-mail z Platformy o pojawieniu się wezwania do złożenia oświadczenia stanowiącego, czy też takiego powiadomienia nie otrzymał (nawet z przyczyn od niego niezależnych) nie miała znaczenia w rozpoznawanej sprawie. W świetle bowiem postanowień SWZ wykonawca był zobowiązany do bieżącego monitorowania komunikatów przekazywanych mu przez zamawiającego za pośrednictwem Platformy. Na marginesie Izba zauważyła, że wykonawca nie wskazał nawet, czy aktywował powiadomienia e-mail, jak i nie kwestionował prawidłowego działania Platformy e-Zamówienia w dniu wystosowania do niego wezwania. W postępowaniu odwoławczym nie złożył żadnego dowodu, który mógłby świadczyć o tym, że nieodczytanie korespondencji zawierającej wezwanie do złożenia dokumentu nastąpiło z przyczyn od niego niezależnych, a nie wynikało z niedochowania należytej staranności.

Izba miała na uwadze fakt, że zakreślony w wezwaniu termin na złożenie oświadczenia był krótki, niemniej termin ten nie został zaskarżony, a po drugie wykonawca złożył wymagany dokument w ciągu kilku godzin od odczytania wezwania (było to oświadczenie własne). Powoływanie się na długość zakreślonego terminu w kontekście samej możliwości odczytania wezwania było nieuzasadnione w świetle obowiązków nałożonych na wykonawcę w SWZ. KIO nie zgodziła się z twierdzeniem, że nie istnieje obowiązek wykonawcy codziennej weryfikacji, czy na Platformie umieszczane są wezwania zamawiającego. Taki właśnie obowiązek w świetle treści SWZ obciążał wykonawcę jako profesjonalistę zobowiązanego do działania z należytą starannością, który składając ofertę oświadczył, że zapewnia możliwości odbierania wszelkiej korespondencji związanej z prowadzonym postępowaniem przez całą dobę za pośrednictwem Platformy.

Za całkowicie bezzasadne Izba uznała twierdzenia, że przesłanka skutecznej komunikacji wymaga, aby pismo publikowane na Platformie zostało odczytane przez wykonawcę, w związku z czym nie można mówić o niedochowaniu przez niego terminu na złożenie dokumentu, skoro przedmiotowej wiadomości nie odebrał. Zwróciła uwagę, że z art. 61 ust. 1 ustawy Pzp wynika zasada, że komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. A skoro tak, to wezwanie zostało wykonawcy doręczone w chwili kiedy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej i mógł on zapoznać się z jego treścią (tj. w chwili zamieszczenia wezwania na Platformie e-Zamówienia), a nie w momencie kiedy wykonawca wezwanie to odczytał. Wynika to z zasad ogólnych prawa cywilnego opartych na teorii doręczenia stanowiącej, że oświadczenie woli (ale też oświadczenie wiedzy - por. art. 65[1] KC w zw. z art. 61 § 2 KC) złożone jest z chwilą, gdy zostało doręczone w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią, nawet jeśli odbiorca faktycznie z tą treścią się nie zapoznał. Wykonawca miał prawo obalić to domniemanie, niemniej nie przedstawił w tym zakresie twierdzeń ani dowodów, które podałyby w wątpliwość skuteczność doręczenia wezwania.

Sygnatura

Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 21 sierpnia 2025 r. sygn. akt  KIO 2778/25