Holenderski rejestr handlowy – jak ocenić odpis w przetargu?

Kwestię odpisu z „niderlandzkiego KRS” omówimy na przykładzie pytania jednego z naszych Czytelników. 

Do przetargu prowadzonego w trybie unijnym przystąpiła firma z Holandii, która złożyła ofertę podpisaną przez umocowaną do tego osobę. Do oferty zamiast pełnomocnictwa dołączono wyciąg z rejestru handlowego niderlandzkiej Izby Handlowej, z którego wynika, że osoba podpisująca ofertę jest upoważniona przez zarząd do podpisywania wszelkich dokumentów dotyczących ofert i przetargów w Polsce do wartości transakcji 444.000 EUR. Czy wciąg z rejestru handlowego niderlandzkiej Izby Handlowej jest odpowiednikiem polskiego KRS, a osobę w nim upełnomocnioną można potraktować analogicznie jak polskiego prokurenta?

Zdaniem eksperta dokument urzędowy złożony przez holenderskiego wykonawcę wystarczy, aby ustalić, że oferta jest podpisana przez upoważnioną osobę. W odpowiedzi bazujemy na wiarygodnych informacjach pochodzących ze strony e-justice.europa.eu – europejski portal e-sprawiedliwość. Według zamieszczonych tam wyjaśnień należy uznać, że umocowanie, o którym mowa w treści pytania, jest skuteczne.

Prawo do żądania dokumentów potwierdzających umocowanie osoby działającej w imieniu wykonawcy wynika wprost z § 13 ust. 1–3 rozporządzenia ministra rozwoju, pracy i technologii z 23 grudnia 2020 roku w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy.

Wobec braku odmiennych regulacji, właściwych do zastosowania w przypadku wykonawców zagranicznych, należy uznać, że regulacja ta dotyczy zarówno podmiotów mających siedzibę w RP, jak i poza terytorium RP.

I tak:

1. W celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, zamawiający może żądać od wykonawcy odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru.
2. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia „dokumentów rejestrowych”, jeżeli zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów. Przepisu nie stosuje się do zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa.
3. Jeżeli w imieniu wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z „dokumentów, rejestrowych”, zamawiający może żądać od wykonawcy pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania wykonawcy.

Wyciąg z rejestru handlowego niderlandzkiej Izby Handlowej złożony przez wykonawcę  stanowi odpowiednik polskiego KRS. Z tego powodu, jeżeli zapewniony jest do tego rejestru bezpłatny dostęp, wykonawca nie ma obowiązku składać dokumentów rejestrowych wraz z ofertą i poprzestać jedynie na wskazaniu danych umożliwiających dostęp do tych dokumentów. W opisanej sytuacji jednak wykonawca złożył wyciąg z rejestru, a zamawiający może dokonać weryfikacji zgodnie z zwartymi tam danymi.

Jak się wydaje, w pełni wiarygodne informacje o  niderlandzkim rejestrze handlowym, można znaleźć na stronie internetowej: https://e-justice.europa.eu/106/PL/business_registers_in_eu_countries?NETHERLANDS&member=1

Zamawiający z Polski naturalnie nie musi znać regulacji prawnych innych państw i z tego powodu, wskazana strona internetowa wydaje się odpowiednim źródłem wiedzy na temat rejestru.

Wskazano tam m.in.

1. Treść danych wpisanych do rejestru może być różna w zależności od formy prawnej podmiotu. Do danych odnotowywanych w rejestrze zalicza się informacje o pełnomocnikach. Skoro tak, wydaje się zasadne przyjęcie, że informacja o pełnomocnikach według prawa holenderskiego jest jawna. Inaczej jest w Polsce, gdzie do rejestru przedsiębiorców KRS można wpisać jedynie prokurenta powołanego przez spółkę. Nie ujawnia się natomiast danych o pełnomocnikach.  Jeżeli zatem pełnomocnik wraz z zakresem jego umocowania zostaje wskazany w rejestrze, nie widzę podstaw do kwestionowania prawa do podejmowania działań zgodnych z zakresem pełnomocnictwa przez osoby w taki sposób umocowane.  
2. Zgodnie z prawem niderlandzkim informacje w rejestrze wywołują skutki prawne (i są wiążące wobec osób trzecich), o ile nie wskazano inaczej. Obowiązek dokonania wpisu w rejestrze (i aktualizacji danych) spoczywa na samej osobie prawnej. Każda zmiana musi zostać wpisana do rejestru w terminie tygodnia od jej dokonania.
3. Podstawowe informacje w niderlandzkim rejestrze handlowym – takie jak dane kontaktowe, numer przyznany przez Izbę Handlową (KvK-nummer) oraz numer oddziału (vestigingsnummer) – są dostępne bezpłatnie za pośrednictwem strony internetowej Izby Handlowej. Za inne rodzaje informacji, takie jak wyciągi urzędowe, sprawozdania finansowe i inne dokumenty, pobierana jest opłata. Wykaz opłat można znaleźć na stronie internetowej Izby Handlowej.

Co więcej, w odpowiedzi na pytanie „W jakim stopniu można polegać na wiarygodności dokumentów umieszczonych w rejestrze?”, wskazano, że „Wszyscy powinni mieć możliwość powoływania się na informacje zawarte w rejestrze handlowym. Rejestr zawiera dane autentyczne. Jakość danych jest zagwarantowana w taki sposób, że użytkownik może się na nie powoływać. Za treść wpisu w rejestrze odpowiada właściciel spółki. Zarejestrowane spółki mają obowiązek zgłaszać wszelkie zmiany stanu faktycznego. Jeżeli takie zmiany nie zostaną zgłoszone, za wiążące uznaje się informacje zawarte w rejestrze handlowym. Jest to tzw. ochrona osób trzecich. Osoby trzecie działające w dobrej wierze powinny móc uznawać dane zawarte w rejestrze za prawdziwe”.

W świetle powyższego, w mojej ocenie, informacje zawarte na wyciągu załączonym do oferty należy uznać za autentyczne i wystarczające, a załączoną uchwałę zarządu należy traktować jako dokument dodatkowy, stanowiący podstawę do zamieszczenia informacji o pełnomocniku w rejestrze.