Czy wykonawca może odmówić realizacji wznowienia zamówienia w Pzp i czy trzeba je ująć w planie postępowań?

W analizowanej sytuacji zamawiający planuje skorzystać z instytucji wznowienia, o której mowa w art. 31 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Przedmiotem zamówienia jest usługa, a wznowienie ma polegać na dalszym świadczeniu przez wykonawcę tej samej usługi po zakończeniu podstawowego okresu obowiązywania umowy.

W związku z tym pojawiają się dwa kluczowe pytania praktyczne:

1. Czy zamawiający może w umowie zastrzec, że wykonawca nie będzie mógł odmówić realizacji usługi w okresie objętym wznowieniem?
2. Czy zamawiający powinien wykazać „wznowioną” usługę w planie postępowań na rok, w którym ma być realizowana, mimo że na etapie sporządzania planu nie ma jeszcze pewności, czy z tej instytucji skorzysta?

Wznowienie zamówienia oznacza ponowne wykonywanie tych samych dostaw lub usług przewidzianych w pierwotnej umowie. Instytucja ta została wspomniana w ustawie Prawo zamówień publicznych przede wszystkim w przepisach dotyczących szacowania wartości zamówienia, gdzie ustawodawca nakazuje uwzględniać także planowaną wartość wznowień.

Ustawa Pzp nie zawiera jednak szczegółowej definicji wznowienia zamówienia ani nie określa zasad formułowania postanowień umownych dotyczących tej instytucji.

Jak wskazano w komentarzu Urzędu Zamówień Publicznych:

„Wznowieniem zamówienia jest wykonywanie po raz kolejny tych samych dostaw lub usług przewidzianych w pierwotnej umowie. Wznowienia, podobnie jak opcje, nie wymagają zmiany umowy i dotyczą umów zawartych na czas określony, które – zgodnie z warunkami w nich zawartymi – mogą być przedłużane na kolejny okres na podstawie decyzji zamawiającego”.

Warunki wznowienia zamówienia powinny zostać określone już w umowie podstawowej zawieranej w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

To zamawiający decyduje o:

• zakresie wznowienia,
• sposobie ustalenia wynagrodzenia,
• warunkach uruchomienia wznowienia,
• okresie, na jaki zamówienie może zostać wznowione.

Postanowienia te należy opisać w umowie podstawowej zawartej z wykonawcą.

Zamawiający może również przewidzieć w umowie, że wykonawca nie będzie mógł odmówić realizacji usługi w okresie objętym wznowieniem. W umowie można także określić konsekwencje lub sankcje za niewykonanie zobowiązania wynikającego z uruchomienia wznowienia.

Możliwość odmowy realizacji wznowienia zależy od treści umowy zawartej z wykonawcą.Jeżeli zamawiający nie zastrzeże w umowie obowiązku realizacji wznowienia, strony mogą przewidzieć postanowienia umożliwiające wykonawcy rezygnację z realizacji zamówienia objętego wznowieniem.

Umowa może w szczególności określać:

• termin, w którym wykonawca może złożyć oświadczenie o odmowie realizacji wznowienia,
• zakres wznowienia, z którego wykonawca może zrezygnować,
• warunki lub procedurę odstąpienia od realizacji wznowienia.

Takie postanowienia powinny być jednoznacznie określone w umowie podstawowej.

Wznowienie zamówienia nie stanowi nowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Oznacza to, że jego realizacja nie wymaga ponownego ujęcia w planie postępowań na kolejny rok budżetowy.

Plan postępowań o udzielenie zamówień publicznych powinien zawierać informację o orientacyjnej wartości zamówienia planowanego do wszczęcia w danym roku budżetowym. Wartość ta powinna jednak już na etapie planowania uwzględniać szacunkową wartość ewentualnych wznowień.

W praktyce oznacza to, że:

• wartość wznowienia należy uwzględnić przy szacowaniu wartości zamówienia podstawowego,
• realizacja wznowienia nie jest nowym zamówieniem,
• dlatego nie wykazuje się jej w kolejnych planach postępowań.

Czy wznowienie zamówienia jest nowym zamówieniem publicznym?

Nie. Wznowienie zamówienia polega na dalszym wykonywaniu tych samych usług lub dostaw przewidzianych w pierwotnej umowie. Nie stanowi ono nowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Czy wykonawca może odmówić realizacji wznowienia?

Tak, ale tylko wtedy, gdy możliwość odmowy została przewidziana w umowie. Jeżeli umowa zobowiązuje wykonawcę do realizacji wznowienia, odmowa może stanowić naruszenie jej postanowień.

Czy wznowienie trzeba wykazać w planie postępowań?

Nie. Wznowienie nie jest nowym zamówieniem, dlatego nie wykazuje się go w kolejnych planach postępowań. Jego wartość powinna jednak zostać uwzględniona przy szacowaniu wartości zamówienia podstawowego.

Czy wznowienie wymaga zmiany umowy?

Nie. Wznowienie jest realizowane na podstawie postanowień umowy podstawowej i – podobnie jak opcja – nie wymaga jej zmiany.

Czy wznowienie zamówienia trzeba przewidzieć już w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia?

Tak. Możliwość wznowienia zamówienia powinna być przewidziana już na etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i opisana w dokumentach zamówienia oraz w umowie podstawowej. Zamawiający powinien określić w szczególności zakres wznowienia, maksymalny okres jego realizacji oraz sposób ustalenia wynagrodzenia.