Certyfikacja wykonawców zamówień publicznych – nowe przepisy PZP

Warto wspomnieć, że obecnie wykonawca nie ma możliwości uzyskania certyfikatu w Polsce, ale może posługiwać się takim certyfikatem wydanym w innym państwie członkowskim np. w Niemczech (§ 12 ust. 1 rozporządzenia ministra rozwoju, pracy i technologii z 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy – Dz.U. poz. 2415).

Sprawdź także: Certyfikacja wykonawców 2026: kto, kiedy, na jakich zasadach? Praktyczny przewodnik Q&A

Certyfikacja wykonawców zamówień publicznych to dobrowolny system potwierdzania sytuacji podmiotowej wykonawcy w przetargach publicznych. Certyfikat wydany przez akredytowaną jednostkę potwierdzi brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

W praktyce oznacza to, że wykonawca – zamiast każdorazowo składać dokumenty w kolejnych przetargach – może posługiwać się jednym certyfikatem potwierdzającym jego sytuację prawną i zdolność do realizacji zamówienia.

Zgodnie z nowymi przepisami, certyfikat ma stanowić urzędowe zaświadczenie wydane przez akredytowaną jednostkę certyfikującą, potwierdzające brak podstaw do wykluczenia wykonawcy oraz spełnianie przez niego określonych warunków udziału w postępowaniu.

Wykonawcy po uzyskaniu certyfikatu w Polsce będą mogli posługiwać się nim w postępowaniach o udzielenie zamówień na terenie całej Unii Europejskiej.

Certyfikacja wykonawców będzie miała charakter dobrowolny – wykonawca nie będzie zobowiązany do jej uzyskania, lecz posiadanie certyfikatu ma umożliwić wykazanie, że spełnia on określone warunki udziału w postępowaniu lub nie podlega wykluczeniu, bez konieczności przedstawiania odrębnych dokumentów w każdym postępowaniu (art. 3 ust. 2 ustawy o certyfikacji).

Certyfikaty zdolności wykonawcy (czyli w zakresie warunków udziału w postępowaniu) będą wydawane przez podmioty certyfikujące, które uzyskają akredytację Polskiego Centrum Akredytacji w zakresie zgodnym z wymaganiami określonymi w projektowanej ustawie (art. 14–15).

Certyfikacji niepodlegania wykluczeniu będą mogły udzielać podmioty, które należą do jednostek sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych lub są państwową jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej lub jednoosobową spółką Skarbu Państwa.

Minister właściwy do spraw gospodarki będzie prowadził Bazę Danych o Certyfikacji Wykonawców Zamówień Publicznych (art. 26 ust. 1 ustawy o certyfikacji), w której gromadzone będą informacje o wydanych certyfikatach, podmiotach certyfikujących oraz cofniętych lub wygasłych certyfikatach.

Ustawa określa także relację certyfikatów do Prawa zamówień publicznych – dokument ten będzie mógł być wykorzystany jako dowód w zakresie przesłanek wykluczenia (art. 108 i 109 ustawy Pzp) oraz spełnienia warunków udziału (art. 112 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp), przy czym szczegóły będą wynikać z zakresu danego certyfikatu.

Certyfikacja wykonawców zamówień publicznych to instrument prawny:

• zaplanowany w Polityce Zakupowej państwa z 2 lutego 2022 r.;
• mający swoje podstawy również w regulacjach unijnych, tj. art. 64 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylającej dyrektywę 2004/18/WE, gdzie uznaniu państwa członkowskiego pozostawiono implementację tego rozwiązania do jego porządku prawnego.

Ustawa o certyfikacji przewiduje dwa podstawowe rodzaje certyfikatów, które będą mogły być wydawane wykonawcom ubiegającym się o zamówienia publiczne.

Ten typ certyfikatu będzie potwierdzał, że wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie przesłanek wskazanych w:

• art. 108 ust. 1 pkt 1–5 ustawy Pzp albo
• art. 108 ust. 1 pkt 1–5 ustawy Pzp oraz wybranych przez niego podstaw wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 2 lub art. 109 ust. 1 pkt 1–5 lub 7–10 ustawy Pzp.

(art. 4 ust. 1 ustawy).

W praktyce certyfikat ten będzie potwierdzać m.in.:

• niekaralność za określone przestępstwa,
• brak zaległości podatkowych i składkowych,
• brak konfliktu interesów,
• brak zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne.

Drugi rodzaj certyfikatu, o którym mowa w art. 5 ustawy, będzie dotyczył spełniania warunków udziału w postępowaniu z art. 112 ust. 2 ustawy Pzp a więc warunków:

1)       zdolności do występowania w obrocie gospodarczym;

2)       uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;

3)       sytuacji ekonomicznej lub finansowej;

4)       zdolności technicznej lub zawodowej.

Certyfikat będzie potwierdzał, że wykonawca posiada odpowiednie:

• doświadczenie,
• zasoby kadrowe,
• potencjał techniczny lub
•  inne kwalifikacje,

które są niezbędne do należytego wykonania zamówienia określonego rodzaju.

Certyfikat będzie też wskazywał na poziom zdolności w danym warunku. Poziom ten będzie wykazywany po określeniu:

• przedmiotu robót budowlanych, dostaw lub usług oraz
• cech tego przedmiotu, w szczególności rozmiaru, zakresu i liczby robót, dostaw lub usług, użytej technologii lub materiałów oraz zgodności z klasyfikacjami robót budowlanych, dostaw lub usług ustalonymi w innych przepisach.

Zakres certyfikatu będzie zależał od przedmiotu zamówień, których dotyczy – wykonawca będzie musiał określić zakres, w którym ubiega się o poświadczenie spełniania warunków.

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o certyfikacji, certyfikat będzie mógł zostać wydany na okres od roku do 3 lat.

Procedura uzyskania certyfikatu wykonawcy będzie miała charakter wnioskowy i będzie inicjowana przez samego wykonawcę. Postępowanie prowadzi wybrany podmiot certyfikujący posiadający akredytację Polskiego Centrum Akredytacji lub wyznaczona jednostka sektora finansów publicznych.

Krok 1 – wybór jednostki certyfikującej
Wykonawca wybiera podmiot certyfikujący posiadający akredytację Polskiego Centrum Akredytacji zgodnie z art. 34 ustawy o certyfikacji.

Krok 2 – złożenie wniosku o certyfikację oraz podpisanie umowy z jednostką certyfikującą
Wykonawca składa wniosek i wskazuje zakres certyfikacji, tj.:

• certyfikat braku podstaw wykluczenia (w zakresie określonych przesłanek),
• certyfikat zdolności wykonawcy (wraz z poziomami),
• albo oba certyfikaty jednocześnie.

Krok 3 – przekazanie dokumentów i oświadczeń
Wnioskodawca przekazuje jednostce certyfikującej:

• oświadczenie o spełnianiu wymagań,
• podmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty wymagane na podstawie art. 128 ust. 6 ustawy Pzp.

Krok 4 – weryfikacja wykonawcy przez jednostkę certyfikującą
Podmiot certyfikujący analizuje dokumenty oraz może weryfikować informacje w rejestrach publicznych lub innych dostępnych bazach danych.

Krok 5 – wydanie certyfikatu
Jeżeli wykonawca spełnia wymagania określone w ustawie, jednostka certyfikująca wydaje certyfikat w formie dokumentu elektronicznego.

Wnioskodawca będzie zobowiązany złożyć jednostce certyfikującej:

• oświadczenie o spełnianiu określonych wymagań oraz
• podmiotowe środki dowodowe, inne dokumenty lub oświadczenia wykonawcy określone w przepisach wydanych na podstawie art. 128 ust. 6 ustawy Pzp w celu potwierdzenia odpowiednio braku istnienia podstaw wykluczenia lub posiadania zdolności do należytego wykonania zamówienia.

W toku procedury podmiot certyfikujący będzie badać sytuację wykonawcy w zakresie objętym wnioskiem o certyfikację. Będzie mógł sprawdzać informacje o wykonawcy za pomocą wszelkich dostępnych środków, w szczególności:

• dokumentów i oświadczeń,
• rejestrów publicznych oraz innych baz danych prowadzonych przez podmioty publiczne lub niepubliczne, a także
• przez bezpośredni kontakt z podmiotami, z którymi wykonawca podejmował współpracę bezpośrednio lub za pośrednictwem podmiotu trzeciego.

Procedura certyfikacji będzie trwać do 30 dni od chwili zawarcia umowy.

W przypadku odmowy udzielenia certyfikatu wykonawca może złożyć zastrzeżenia, które rozpoznaje jednostka certyfikująca – osoby, które nie brały udziału w podejmowaniu rozstrzygnięcia, którego zastrzeżenia dotyczą. Procedura odwoławcza kończy się w jednostce certyfikującej, co jest dość kontrowersyjnym rozwiązaniem projektu (brak procedury odwoławczej od odmowy wydania certyfikatu – można będzie jednak zwrócić się z wnioskiem o wydanie certyfikatu do innej jednostki).

Certyfikat będzie miał formę dokumentu elektronicznego a zamawiający będzie mógł go zweryfikować przy pomocy Bazy Danych o Certyfikacji Wykonawców.

Szczegółowe wymagania dotyczące systemu certyfikacji doprecyzuje rozporządzenie ministra właściwego do spraw gospodarki (art. 25 ustawy o certyfikacji). Przepisy rozporządzenia będą określać także koszty uzyskania certyfikatu.

Wprowadzenie systemu certyfikacji wykonawców będzie miało istotne znaczenie zarówno dla wykonawców ubiegających się o zamówienia publiczne, jak i dla zamawiających prowadzących postępowania.

Wykonawca będzie mógł ubiegać się o certyfikację i posługiwać się nią w celu uzyskania zamówienia publicznego w rozumieniu ustawy Pzp, w tym w postępowaniu o udzielenie zamówienia, na zasadzie dobrowolności. Ustawa nie przewiduje zatem wprowadzenia obowiązku certyfikacji. To wykonawca będzie decydował o sposobie wykazania swojej sytuacji podmiotowej. Będzie mógł to zrobić w „klasyczny” sposób lub z wykorzystaniem certyfikacji i certyfikatu.

Podsumowując, certyfikacja będzie rozwiązaniem dodatkowym, tj. funkcjonującym równolegle obok dotychczasowych rozwiązań.

• Dzięki możliwości uzyskania certyfikatu wykonawcy będą mogli znacząco ograniczyć formalności związane z udziałem w postępowaniach.
• Certyfikat potwierdzający brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału będzie mógł być wykorzystywany wielokrotnie, przez okres jego obowiązywania, bez konieczności każdorazowego składania odrębnych dokumentów.
• Oznacza to uproszczenie procedur, oszczędność czasu i redukcję ryzyka błędów formalnych, które często prowadzą do odrzucenia ofert.
• Dodatkową korzyścią będzie zwiększenie transparentności i przewidywalności – wykonawca, który uzyska certyfikat, będzie posiadał formalne potwierdzenie swojej wiarygodności i kwalifikacji, co może wzmacniać jego pozycję konkurencyjną, zwłaszcza wobec nowych lub mniej znanych podmiotów.

Zamawiający, weryfikując oferty wykonawców, będą mogli opierać się na certyfikacie jako równoważnym dokumencie potwierdzającym spełnianie określonych przesłanek. Ograniczy to konieczność indywidualnej oceny dużej liczby dokumentów i oświadczeń, a tym samym skróci czas trwania postępowania.

Certyfikat będzie mógł być traktowany jako wystarczający dowód, chyba że zaistnieją uzasadnione wątpliwości co do stanu faktycznego – wówczas zamawiający będzie mógł żądać dodatkowych wyjaśnień lub dokumentów (projektowany art. 128a ustawy Pzp).

System certyfikacji wpisuje się zatem w szerszy cel usprawnienia postępowań przetargowych, redukcji ryzyka proceduralnego oraz podniesienia efektywności zamówień publicznych, szczególnie w zakresie powtarzalnych i standaryzowanych zamówień.

Jednym z kluczowych zastosowań certyfikatu będzie możliwość wykazania przez wykonawcę braku podstaw wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zgodnie z ustawą, certyfikat może obejmować potwierdzenie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu na podstawie przesłanek, o których mowa w art. 108 oraz art. 109 ustawy Pzp.

Certyfikat braku podstaw wykluczenia będzie więc obejmował m.in. takie okoliczności jak:

• skazanie za przestępstwo,
• zaległości podatkowe i składkowe,
• poważne naruszenia obowiązków zawodowych,
• niewypłacalność, a także
• orzeczony zakaz ubiegania się o zamówienia.

Certyfikat w tym zakresie będzie dowodem równoważnym dokumentom i oświadczeniom, które wykonawcy obecnie muszą składać w dużej części postępowań.

W razie uzasadnionych wątpliwości co do zgodności certyfikatu ze stanem faktycznym, zamawiający będzie mógł, zgodnie z nowym art. 128a ust. 1 ustawy Pzp, wezwać wykonawcę do złożenia wyjaśnień. Jeżeli te okażą się niewystarczające, sprawa zostanie przekazana do podmiotu certyfikującego, który przeprowadzi dodatkowe czynności sprawdzające i może zawiesić certyfikat. Dopiero wówczas wykonawca będzie zobowiązany do przedłożenia alternatywnych środków dowodowych.

Nowe przepisy zakładają więc równowagę – z jednej strony uproszczenie procedur i mniejsze obciążenie dokumentacyjne dla wykonawców, z drugiej – zachowanie mechanizmu kontrolnego po stronie zamawiających, umożliwiającego weryfikację rzetelności certyfikatu w przypadku wątpliwości.

Drugim, obok braku podstaw wykluczenia, kluczowym obszarem, którego może dotyczyć certyfikacja, będzie zdolność wykonawcy do należytego wykonania zamówienia. W tym zakresie certyfikat będzie potwierdzał m.in. spełnianie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 112 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp, tj. dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej.

Wykonawca będzie zobowiązany określić we wniosku, jakiego rodzaju zamówień ma dotyczyć certyfikat. Zgodnie z art. 5 ust 2 ustawy poziom zdolności dotyczący zakresu, o którym mowa w art. 112 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp, wykazuje się, określając:

• przedmiot robót budowlanych, dostaw lub usług oraz
• cechy tego przedmiotu, w szczególności rozmiar, zakres i liczbę robót, dostaw lub usług, użytą technologię lub materiały oraz zgodność z klasyfikacjami robót budowlanych, dostaw lub usług ustalonymi w przepisach odrębnych.

Certyfikacja będzie więc miała charakter profilowany – nie będzie ogólnym poświadczeniem kompetencji wykonawcy, lecz będzie odnosiła się do konkretnych obszarów działalności, np. zamówień na roboty budowlane, usługi doradcze czy dostawy sprzętu specjalistycznego.

System certyfikacji wykonawców będzie wspierany przez specjalną Bazę Danych o Certyfikacji Wykonawców Zamówień Publicznych, którą – zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy – prowadzić będzie minister właściwy do spraw gospodarki.

Baza ta będzie funkcjonować w systemie teleinformatycznym i ma zapewniać powszechny dostęp do informacji o certyfikacji udzielonej wykonawcom, a także o podmiotach certyfikujących oraz cofniętych i zawieszonych certyfikatach.

Informacje zawarte w bazie będą publicznie dostępne i możliwe do przeszukania, co znacząco ułatwi zamawiającym weryfikację aktualności i zakresu certyfikatów przedkładanych przez wykonawców.

Dane będą obejmować m.in. numer certyfikatu, jego zakres, datę udzielenia, okres obowiązywania oraz status. Wpisu do bazy będą dokonywać same podmioty certyfikujące, niezwłocznie ale nie później niż w następnym dniu roboczym od dnia np. udzielenia, odmowy, cofnięcia certyfikacji.

W uzasadnieniu do projektu ustawy czytamy, że certyfikatem będzie można się wykazywać także w procedurach udzielania zamówień nieobjętych stosowaniem ustawy Pzp, w tym również w przypadku zamówień o wartości mniejszej niż 170.000 zł oraz innych zamówień, co do których wyłączono stosowanie ustawy Pzp.

Ustawa o certyfikacji wejdzie w życie w terminie 10 miesięcy od daty jej ogłoszenia, tj. 12 lipca 2026 r.

Wyjątki obejmują:

• art. 5 ust. 3 pkt 2 i ust. 5 – zacznie obowiązywać po upływie 4 lat od dnia ogłoszenia,
• art. 14, art. 19–23, art. 25 i art. 32–35 – wejdą w życie po upływie 4 miesięcy od dnia ogłoszenia,
• zmianę art. 11 ust. 4 ustawy Pzp, która wejdzie w życie 1 stycznia 2026 r.

Najważniejsze informacje dotyczące systemu certyfikacji wykonawców zamówień publicznych:

• Certyfikacja wykonawców to dobrowolny system potwierdzania sytuacji podmiotowej wykonawcy w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego.
• Wprowadzono dwa rodzaje certyfikatów: certyfikat braku podstaw wykluczenia oraz certyfikat zdolności wykonawcy.
• Certyfikaty będą wydawane przez akredytowane jednostki certyfikujące lub wyznaczone jednostki sektora finansów publicznych.
• Minister właściwy do spraw gospodarki będzie prowadził ogólnodostępną Bazę Danych o Certyfikacji Wykonawców Zamówień Publicznych.
• Certyfikat będzie ważny od 1 roku do 3 lat.
• Certyfikacja ma charakter dobrowolny i będzie funkcjonować równolegle z dotychczasowym sposobem dokumentowania sytuacji wykonawcy.
• System certyfikacji wynika m.in. z art. 64 dyrektywy 2014/24/UE oraz Polityki Zakupowej Państwa z 2022 r.
• Nowe przepisy wejdą w życie 12 lipca 2026 r.

Czy certyfikacja wykonawców w zamówieniach publicznych jest obowiązkowa?

Nie. Certyfikacja wykonawców ma charakter dobrowolny. Wykonawca może nadal wykazywać spełnianie warunków udziału w postępowaniu w tradycyjny sposób, składając wymagane dokumenty i oświadczenia.

Od kiedy będzie obowiązywać system certyfikacji wykonawców?

Większość przepisów ustawy o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych wejdzie w życie 12 lipca 2026 r., czyli po upływie 10 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy.

Jak długo będzie ważny certyfikat wykonawcy?

Certyfikat będzie wydawany na okres od 1 roku do 3 lat, w zależności od zakresu certyfikacji i decyzji jednostki certyfikującej.

Kto będzie wydawał certyfikaty wykonawców?

Certyfikaty będą wydawane przez akredytowane jednostki certyfikujące, które uzyskają akredytację Polskiego Centrum Akredytacji, a w przypadku certyfikacji braku podstaw wykluczenia także przez wyznaczone jednostki sektora finansów publicznych.

Czy certyfikat będzie można wykorzystać w wielu przetargach?

Tak. Jedną z głównych funkcji certyfikacji jest możliwość wielokrotnego wykorzystania certyfikatu w różnych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, bez konieczności każdorazowego składania tych samych dokumentów.

Czy certyfikat będzie obowiązywał tylko w Polsce?

Nie. Certyfikat uzyskany w Polsce będzie mógł być wykorzystywany również w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej, zgodnie z zasadami prawa unijnego.