ProPublico - system kompleksowo realizujący elektroniczne zamówienia

W dobie cyfryzacji administracji, coraz większe znaczenie zyskują narzędzia informatyczne, które kompleksowo usprawniają wymianę informacji, przyspieszają procesy zamówieniowe i zwiększają transparentność działań instytucji publicznych.

Idea wszechstronności oprogramowania pod względem jego funkcjonalności, stała dla nas zawsze na pierwszym planie, wobec czego system ProPublico, to nie tylko platforma pozwalająca na przesłanie przez nadawcę dokumentu w postaci elektronicznej z punktu A do B, ale system informatyczny, który w swoim założeniu, kompleksowo wspiera użytkownika w procesie przygotowania i prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, kończąc na ewidencji zawartych umów oraz możliwości rejestrowania postępu ich realizacji.   

Bardzo ważnym elementem procedury zamówieniowej jest etap jej przygotowania, charakteryzujący się między innymi czynnościami związanymi ze zdefiniowaniem opisu przedmiotu zamówienia, stanowiącego kluczową część dokumentacji przetargowej, która wyczerpująco i jednoznacznie powinna określać, co Zamawiający chce nabyć. ProPublico zapewnia obsługę skomplikowanych zamówień podzielonych na części, w odniesieniu do których użytkownik może zdefiniować odrębne informacje, jak również szczegółowe pozycje asortymentowe, z których dana część zamówienia się składa. Co ważne, system umożliwia zaimportowanie danych złożonego przedmiotu zamówienia z zewnętrznego pliku Excel, który może być przygotowany i dostarczony do działu zamówień przez jednostki wnioskujące o dany zakup. Na podstawie zaimportowanych danych, Zamawiający może automatycznie wygenerować dokument ”OPZ”, stanowiący załącznik do SWZ, a także formularz oferty w formacie pliku .xls. Alternatywnie, korzystając z zaczytanych danych, Zamawiający może zastosować w postępowaniu formularz asortymentowo cenowy, wypełniany przez Wykonawcę za pośrednictwem platformy, który docelowo stanowić będzie załącznik do składanej oferty.

Istotnym elementem wspierającym użytkownika w przygotowaniu i prowadzeniu postępowania jest również funkcjonalność automatycznego generowania dokumentów zamówienia. System zawiera rozbudowaną bazę szablonów pism oraz dokumentów, których treść generowana jest na podstawie informacji z bazy danych przy wykorzystaniu współpracy z oprogramowaniem Word i Excel. Użytkownik w prosty i szybki sposób może generować rozbudowane dokumenty takie jak SWZ, Informacja z otwarcia ofert czy Protokół z postępowania, których ręczne wytworzenie kosztuje Zamawiającego znaczną ilość czasu. Niezależnie od funkcjonalności generowania dokumentów, system zapewnia również możliwość importu do bazy, zewnętrznych plików Zamawiającego, przygotowanych poza systemem.

Przejawem wszechstronności oprogramowania ProPublico jest również niewątpliwie funkcjonalność integracji systemu z platformami e-Zamówienia oraz e-Notices2, w zakresie automatyzacji procesu wypełniania danych formularzy ogłoszeń. Informacje zdefiniowane w systemie zostaną zaczytane do poszczególnych sekcji ogłoszenia, przechodząc pozytywnie walidację ich poprawności, co w końcowym efekcie pozwoli opublikować ogłoszenie bez nerwowego i żmudnego poprawiania błędów, popełnianych na skutek nieintuicyjnej budowy formularzy, co ma miejsce głównie w odniesieniu do platformy e-Notices2, stanowiącej suplement do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej.

Oprogramowanie wyposażone jest również w mechanizmy pozwalające na intuicyjną publikację postępowania na platformie e-ProPublico (https://e-propublico.pl/), obsługującej proces komunikacji Zamawiającego z Wykonawcami przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Naszym założeniem jest, aby narzędzie służące do złożenia oferty było, przy uwzględnieniu zgodności z przepisami ustawy Pzp oraz przy stosowaniu nowoczesnych metod cyberbezpieczeństwa, narzędziem prostym w obsłudze i przejrzystym dla jak największej liczby podmiotów zainteresowanych wzięciem udziału w postępowaniu.

Dla wykonawców dostępne są wydzielone miejsca do przesyłania zapytań do SWZ, wypełniania formularzy cenowych, składania ofert oraz przesyłania dokumentów żądanych na wezwanie, co porządkuje dokumentację przesłaną przez oferentów w ramach prowadzonego postępowania. Platforma, korzystając z bibliotek dostarczanych przed jednego z kwalifikowanych dostawców usług zaufania, waliduje automatycznie pliki załączone na platformie pod kątem poprawności zastosowanego podpisu elektronicznego, z możliwością generowania raportu w tym zakresie. Proces ten z jednej strony eliminuje błędy popełniane przez wykonawców, przy podpisywaniu dokumentów, z drugiej zaś wyklucza uchybienia zamawiającego w weryfikacji zastosowanych podpisów.

Oferty złożone za pośrednictwem platformy są automatycznie szyfrowane bezpiecznym kluczem i w takiej postaci przechowywane do upływu terminu ich otwarcia. System przy zachowaniu zasad chronologii prowadzonego postępowania, samoczynnie upubliczni zdefiniowane kwoty przeznaczone na realizację zamówienia oraz odszyfruje złożone oferty.

Zamawiający przy wykorzystaniu wspomnianych powyżej mechanizmów do tworzenia formularzy ofertowych lub asortymentowo – cenowych, może zaimportować do systemu dane ze złożonych ofert i przy ich wykorzystaniu automatycznie wygenerować Informacje z otwarcia ofert, wypełnić formularz Informacji o złożonych ofertach -wysyłanej obligatoryjnie do prezesa UZP oraz w szybki sposób uzyskać ranking złożonych ofert, tworzony na podstawie punktacji przyznanej z wykorzystaniem stosowanych w postępowaniu kryteriów oceny.  

Po wyborze najkorzystniejszej oferty system wspomaga użytkownika w ewidencji umów, zawartych w ramach prowadzonego postępowania, umożliwia prowadzenie procesu rozliczania ich realizacji, a nawet wyposażony jest w mechanizmy pozwalające na integrację oprogramowania z systemami zewnętrznymi, co umożliwia wyeksportowanie przedmiotu umowy do systemu obsługującego obszar magazynowy.

Zamawiający posiada również dostęp do wielu narzędzi raportowych i statystycznych, dzięki którym w szybki i łatwy sposób może tworzyć rozbudowane zestawienia danych, dotyczących prowadzonych postępowań, z możliwością ich wyeksportowania do zewnętrznego pliku w formacie .CSV.

Podsumowując, ProPublico, to system informatyczny, który przy zachowaniu zgodności z przepisami ustawy Pzp, kompleksowo wspiera zamawiającego w przygotowaniu i prowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, automatyzuje proces zakupowy, skracając czas i koszty jego realizacji, a także minimalizuje ryzyko popełniania merytorycznych błędów przez pracowników działów zamówień. Zapraszamy do odwiedzenia naszej strony www.propublico.pl, zawierającej szczegółowy wykaz możliwości oferowanego oprogramowania.

Andrzej Wawrzyło

Specjalista w zakresie prawa zamówień w firmie Datacomp IT Sp. z o.o.

Architekt oprogramowania realizującego elektroniczne zamówienia publiczne.