Ewidencja czasu pracy - jak prowadzić ją w rzetelny sposób?
Obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników. Jest tak niezależnie od tego, ile osób zatrudnia. Właściwe dokumentowanie czasu pracy pozwala na prawidłowe wyliczenie wynagrodzeń, a także wszelkich innych świadczeń przysługujących pracownikom. Dokładny sposób ewidencjonowania określa Kodeks pracy. Każdy pracodawca powinien zatem znać owe przepisy i stosować je w codziennej praktyce. Wykonywanie tego obowiązku można sobie ułatwić.
Ewidencja czasu pracy - czym jest i co musi zawierać?
Ogólnie rzecz ujmując, ewidencja czasu pracy to dokumentacja dotycząca przepracowanego przez pracowników czasu pracy. Dokumentacja ta zawiera takie informacje jak:
- przepracowane godziny pracy,
- terminy urlopów,
- oraz zwolnienia lekarskie.
Wszystkie te informacje pozwalają pracodawcy na prawidłowe określenie wysokości wynagrodzeń pracowników, a także wysokość innych świadczeń, jeśli takie pracownikom przysługują. Podkreślić tu jednak trzeba, że obowiązujące przepisy wskazują na pewne wyjątki, kiedy prowadzenie ewidencji czasu pracy nie jest wymagane. Mowa tu m.in. o pracownikach zatrudnionych w systemie zadaniowym. Dokumentowanie czasu pracy nie jest również wymagane w przypadku pracowników zarządzających przedsiębiorstwem w imieniu pracodawcy.
Ewidencja czasu pracy nie dotyczy także pracowników pobierających ryczałt za godziny nadliczbowe. Omawiając temat ewidencji czasu pracy, podkreślić trzeba, że nie jest ona tym samym co lista obecności pracowników w pracy. Lista obecności jest jedynie dokumentem potwierdzającym przyjęcie i wyjście pracownika z pracy, a jej prowadzenie nie jest już obecnie obowiązkowe.
Ewidencja czasu pracy - jak ją prowadzić?
Prowadzenie ewidencji czasu pracy możliwe jest na dwa sposoby. Mowa tu o jej sporządzaniu w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Nie da się ukryć, że aktualnie zdecydowana większość pracodawców decyduje się na ewidencjonowanie czasu pracy swoich pracowników w formie elektronicznej. Jest to rozwiązanie dużo szybsze i łatwiejsze w obsłudze. Daje pracodawcy możliwość wglądu do dokumentacji dotyczącej o dowolnej porze i z każdego miejsca.
Pracodawca może prowadzić dokumentację w formie miesięcznej lub rocznej. Najczęściej wybierane jest to pierwsze rozwiązanie, ponieważ daje ono możliwość bieżącej aktualizacji, co ułatwia wyliczanie wynagrodzeń pracowniczych.
Karta czasu pracy - co to?
Na ewidencję czasu pracy składają się różne dokumenty. Jednym z nich jest karta czasu pracy. Taką kartę założoną powinien mieć każdy pracownik. Służy ona m.in. do:
- odnotowywania informacji dotyczących pracy w niedziele i w święta,
- godzin nadliczbowych,
- pracy w dodatkowe dni wolne od pracy,
- dyżurów w pracy,
- urlopów,
- zwolnień lekarskich oraz innych nieobecności w pracy.
Trzeba tu podkreślić, że rejestr czasu pracy (RCP) musi być prowadzony na bieżąco.
Wspomniano na początku, że prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Pamiętać trzeba, że za brak jego respektowania grożą określone konsekwencje. Mowa tu przede wszystkim o wysokiej karze finansowej. Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy jest bowiem traktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym.
