Zasady prowadzenia elektronicznej korespondencji w przetargach
Czy w postępowaniu poniżej progu unijnego zamawiający może wysyłać korespondencję do wykonawców np. wezwanie z art. 26 ustawy Pzp, informację o odrzuceniu oferty oraz wyborze oferty najkorzystniejszej itp. tylko mailem? Czy taka korespondencja powinna zawierać załącznik w postaci pisma podpisanego elektronicznie czy może być to skan papierowego dokumentu? Czy wykonawca ma obowiązek potwierdzić, że otrzymał mail?
Jeżeli zamawiający dopuścił możliwość porozumiewania się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, to wolno mu wysyłać korespondencję tylko za pośrednictwem maila.
Zgodnie z art. 18 ustawy o zmianie Pzp w krajowych komunikacja może być prowadzona zgodnie z wyborem zamawiającego za pośrednictwem operatora pocztowego, osobiście, za pośrednictwem posłańca, faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Zgodnie z art. 2 pkt 17 ustawy Pzp środki komunikacji elektronicznej należy definiować na podstawie ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną (dalej: Śude).
W art. 1 pkt 5 ustawy Śude wskazano, że poczta elektroniczna jest środkiem komunikacji elektronicznej, wobec powyższego, przesłanie omawianych dokumentów mailem jest zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
Żaden przepis ustawy Pzp nie nakłada na zamawiającego obowiązku podpisywania dokumentów podpisem elektronicznym, wystarcz więc wysłać mailem skan pisma.
Artykuł 18 pkt 2 ustawy o zmianie Pzp wskazuje, że jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje za pośrednictwem m.in. maila, każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
Wobec tego, w wiadomości mailowej należy zawrzeć stosowny zapis obligujący do potwierdzenia otrzymania korespondencji. Dodatkowo, wysyłając wiadomość, można ustawić funkcję potwierdzenie jej otrzymania i przeczytania.
Podstawa prawna
- art. 18 ustawy o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1020 ze zm.),
- art. 1 pkt 5 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1219 ze zm.).
5 kwietnia 2020 r.
