To Ty decydujesz, w jakiej formie wykonawcy mogą uzupełnić brakujące dokumenty! (wyrok z omówieniem)

Gmina prowadziła przetarg w trybie negocjacji z ogłoszeniem na wykonanie systemu informatycznego o tematyce turystycznej.
Wymagała od wykonawców wraz z ofertą deklaracji zgodności sprzętu z normą bezpieczeństwa CE. Należało przez to rozumieć certyfikat wydany przez upoważnioną instytucję certyfikującą, oświadczenie producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela stwierdzające, że oferowane wyroby są zgodne z zasadniczymi wymaganiami nałożonymi przez ustawę o systemie zgodności (Dz.U. z 2004 r. nr 204, poz. 2087).
Jeden z wykonawców – konsorcjum ­– ­­ nie złożyło tego dokumentu. Dlatego zamawiający wezwał go do uzupełnienia w terminie do 24 czerwca 2008 r. (art. 26 ust. 3 ustawy Pzp). Wskazał, że żądany dokument należy w wyznaczonym terminie przesłać pocztą elektroniczną na wskazany przez niego adres e-mail lub ewentualnie faksem na podany numer. Jednocześnie zobowiązał wykonawcę do tego, by oryginał lub kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli przesłał niezwłocznie na adres swojej jednostki. Konsorcjum wypełniło żądanie uzupełnienia dokumentów:

• w sposób określony przez zamawiającego,
• we wskazanym dniu.

Natomiast oryginał uzupełnianych dokumentów w formie pisemnej wpłynął do zamawiającego kilka dni później.
Zamawiający wybrał ofertę tego konsorcjum.
Jeden z wykonawców wniósł protest. Jego zdaniem zamawiający powinien odrzucić ofertę konsorcjum, a nie uznać ją za najkorzystniejszą. Twierdził, że wybrana oferta była wadliwa, ponieważ nie załączono do niej wymaganych deklaracji zgodności.
W odpowiedzi na wezwanie zamawiającego do uzupełnienia brakujących dokumentów konsorcjum przesłało do zamawiającego brakujące dokumenty, ale faksem.
Z kolei protestujący twierdził, że niedopuszczalne jest uzupełnienie przedmiotowych dokumentów poprzez przesłanie ich zamawiającemu faksem. Zaznaczył, że dokumenty mogą być składane wyłącznie w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę – dokumenty przesłane faksem tego wymogu nie spełniają (§ 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane). Dlatego, w opinii protestującego, nie można uznać, że konsorcjum w wyznaczonym terminie uzupełniło brakujące dokumenty. Za datę uzupełnienia dokumentów, zdaniem protestującego, należało przyjmować datę dostarczenia ich na piśmie, a to nastąpiło po wyznaczonym terminie.
Zamawiający odrzucił protest, gdyż stwierdził, że zarzuty nie zasługiwały na uwzględnienie.
Wobec tego wykonawca złożył odwołanie do Prezesa UZP.