Praktyczne aspekty dotyczące składania ofert elektronicznych w procedurach krajowych

Zgodnie z art. 18a ustawy o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw, w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych przez innych zamawiających niż centralny zamawiający, których wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne wszczętych i niezakończonych przed 1 stycznia 2021 r.:

1)      komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się zgodnie z wyborem zamawiającego za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy – Prawo pocztowe, osobiście, za pośrednictwem posłańca, faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną – zamawiający powinien określić w dokumentacji postępowania, wybrany przez siebie sposób komunikacji;

2)      oferty i wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 25a ustawy Pzp, składa się, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej, albo – za zgodą zamawiającego – w postaci elektronicznej, opatrzone odpowiednio własnoręcznym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Choć zasadą jest składanie ofert w postaci pisemnej opatrzonej własnoręcznym podpisem, z regulacji wynika, że zamawiający, który prowadzi postępowanie krajowe, może dopuścić elektroniczną formę ofert z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Wówczas będzie zobowiązany do stosowania rygorów wynikających z rozporządzenia w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych.

Zgodnie z § 3 ust. 2 i 3 wskazanego rozporządzenia, przekazanie ofert następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, których użycie zapewnia:

1)      identyfikację podmiotów przekazujących, ustalenie dokładnego czasu i daty przekazania tych dokumentów, oraz rozliczalność innych działań podejmowanych przez podmioty przekazujące;

2)      ochronę przed dostępem do treści tych dokumentów przed upływem wyznaczonych terminów ich otwarcia;

3)      możliwość ustalania oraz zmiany terminów składania i otwarcia tych dokumentów wyłącznie osobom uprawnionym;

4)      możliwość udostępniania wyłącznie osobom uprawnionym całości lub części danych zawartych w tych dokumentach podczas poszczególnych etapów postępowania lub konkursu;

5)      możliwość praktycznego zagwarantowania jednoznacznego wykrycia ewentualnego naruszenia lub próby naruszenia wymogów, o których mowa w pkt 2–4;

6)      możliwość usunięcia oferty albo wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie i zapoznanie się przez użytkowników z ich treścią – w przypadku zwrócenia przez zamawiającego oferty albo wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ich wycofania.

Dodatkowo, użycie środków komunikacji elektronicznej służących do przekazywania dokumentów elektronicznych, wymaga udostępnienia przez zamawiającego zainteresowanym wykonawcom informacji na temat:

• specyfikacji połączenia,
• formatu przesyłanych danych oraz
• kodowania i oznaczania czasu przekazania danych.

Z powyższego oraz z innych przepisów przywołanego rozporządzenia wynika, że zamawiający, który dopuszcza składanie ofert w postaci elektronicznej, zapewnia odpowiednie i spełniające ww. wymogi, środki komunikacji elektronicznej. Aby im sprostać, powinien korzystać z serwisu czy platformy zakupowej. Składanie ofert poprzez pocztę elektroniczną jest – w mojej ocenie – niewystarczające. Nawet bowiem mimo właściwego zaszyfrowania oferty, poczta elektroniczna nie zapewnia możliwości usunięcia wycofanej oferty przez wykonawcę bez zapoznania się z jej treścią przez odbiorcę.

Dlatego też nie ma możliwości przekazania wzoru zapisów siwz właściwych dla wszystkich zamawiających, bez względu na przyjęte i używane przez nich środki komunikacji elektronicznej.