Nieuzupełnienie dokumentów w terminie jest równoznaczne z niewykazaniem spełnienia warunków udziału w postępowaniu

Stan faktyczny

Zamawiającym prowadził postępowanie na wykonanie zamówienia publicznego, którego przedmiotem była analiza stanu obecnego oraz analiza potrzeb z zakresu informatyzacji podmiotów leczniczych. W celu potwierdzenia spełniania warunku udziału w podstępowaniu odnoszącego się do dysponowania potencjałem osobowym, należało przedstawić wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia. Wraz z wykazem wykonawcy mieli przedstawić informacje na temat kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnego do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych czynności oraz informację o podstawie do dysponowania tymi osobami.

Wadliwe uzupełnienie dokumentu

Jeden z wykonawców nie dołączył do oferty wykazu. Zamawiający wezwał go do uzupełnienia dokumentu na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Prawa zamówień publicznych (dalej: ustawa Pzp). W odpowiedzi wykonawca dostarczył dokument, z zachowaniem terminu wyznaczonego przez zamawiającego, lecz dokument był niekompletny – nie podano w nim pełnych danych odnośnie jednej z osób, co uniemożliwiało ocenę spełnienia warunków udziału w postępowaniu.

Po uzupełnieniu dokumentu wykonawca zorientował się, że wykaz jest niepełny, i z własnej inicjatywy, bez uprzedniego wezwania zamawiającego, złożył wyjaśnienia. Wskazał, że imię i nazwisko zostało pominięte omyłkowo, na skutek błędu edytorskiego. W wyjaśnieniach podano brakujące dane eksperta.

Zamawiający wykluczył odwołującego z udziału w postępowaniu na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp ze względu na niewykazanie spełniania warunków udziału w postępowaniu. Uzasadniając wykluczenie, zamawiający wskazał, że składając wyjaśnienia wykonawca próbował uzupełnić brakującą treść wykazu osób, jednak treść wykazu, który został uzupełniony w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego była niezgodna z wymaganiami siwz. W ocenie zamawiającego przyjęcie „wyjaśnienia-uzupełnienia przez zamawiającego spowodowałoby, iż zamawiający zgodziłby się na ponowne uzupełnienie oferty i tym samym naruszyłby zasadę równego traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji". Zamawiający podkreślał, iż czynność, o której mowa w art. 26 ust. 3 ustawy Pzp ma charakter jednokrotny.

Wykonawca odwołał się do KIO

Wykonawca wniósł odwołanie, w którym zarzuciła zamawiający naruszenie art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp poprzez bezpodstawne przyjęcie, że odwołujący nie wykazał spełniania warunków udziału w postępowaniu, a w konsekwencji wykluczenie go z udziału w postępowaniu.

Odwołujący przyznał, że nie załączył do oferty wykazu osób na potwierdzenie dysponowania osobami zdolnymi do realizacji zamówienia, a w odpowiedzi na wezwanie do uzupełnienia dokumentu przedstawił wykaz niepełny. Jednak – w jego opinii – nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Prawa zamówień publicznych, ponieważ po stwierdzeniu omyłki, działając na podstawie art. 26 ust. 4 ustawy Prawa zamówień publicznych, złożył wyjaśnienia, wskazując, że brakujące imię i nazwisko zostało pominięte omyłkowo, na skutek błędu edytorskiego, i w złożonych z własnej inicjatywy wyjaśnieniach podał imię i nazwisko eksperta, a także załączył jego CV.

Wykonawca spełniał warunki udziału

Zdaniem odwołującego, w takiej sytuacji zamawiający w treści zawiadomienia o wyborze oferty nie wskazał żadnych okoliczności, które uzasadniałyby stwierdzenie, że wykonawca nie spełnia warunku udziału w postępowaniu. Co do samego faktu spełniania przez odwołującego warunków udziału w postępowaniu w zakresie dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia zamawiający wydaje się nie mieć żadnych wątpliwości,. Tym samym zamawiający błędnie zastosował kwalifikację, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Prawa zamówień publicznych, wykluczając odwołującego z udziału w postępowaniu ze względu na niewykazanie spełniania warunków udziału w postępowaniu – twierdził odwołujący.

Powyższe dowodzi zdaniem odwołującego, iż zamawiający de facto wykluczył odwołującego z udziału w postępowaniu nie z powodu niewykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, ale z powodu nieuzupełnienia dokumentów. A zatem zamawiający zastosował nie obowiązujący już art. 24 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp w brzmieniu, które obowiązywało do 22 grudnia 2009 r., tj.: „zamawiający wyklucza wykonawcę, który nie złożył oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu". Zamawiający zastosował nieobowiązującą już kwalifikację prawną, przez co w sposób rażący naruszył przepisy Prawa zamówień publicznych.

Stanowisko KIO

Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła, że nie doszło do naruszenia przepisów Prawa zamówień publicznych wskazywanych w odwołaniu. Rację ma odwołujący, że po zmianie przepisów przyczyną wykluczenia jest nie tyle nieuzupełnienie dokumentów, ale niewykazanie spełnienia warunków udziału w postępowaniu.

A zatem pierwszorzędne znaczenie ma wykazanie spełnienia warunków udziału w postępowaniu. Powinno to nastąpić co do zasady do upływu terminu otwarcia ofert, jednak w praktyce często następuje w terminie wyznaczonym przez zamawiającego w wezwaniu skierowanym do wykonawcy na podstawie art. 26 ust. 3 bądź 4 ustawy Prawa zamówień publicznych. Brak uzupełnienia dokumentów w wyznaczonym terminie jest równoznaczny z niewykazaniem spełnienia warunków udziału w postępowaniu. Skoro odwołujący w odpowiedzi na wezwanie skierowane do niego w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Prawa zamówień publicznych przedłożył niepełny wykaz osób, to oznacza to, że dokumentu nie uzupełnił. O ile można byłoby ewentualnie dopuścić, że wykonawca mógłby skutecznie samodzielnie naprawić uchybienie – to musiałoby to nastąpić w uprzednio wyznaczonym przez zamawiającego terminie. Nie można bowiem zaakceptować sytuacji, że wykonawcy będą samodzielnie, bez żadnych ograniczeń czasowych, uzupełniać dokumenty złożone wraz z ofertą bądź składać wyjaśnienia. To zamawiający jest gospodarzem postępowania i ma prawo nakreślić ramy czasowe dla określonych czynności. Wyznaczanie terminów przez zamawiającego – i ich przestrzeganie – nie jest wyrazem bezcelowego formalizmu, ale porządkuje prowadzoną procedurę i gwarantuje wykonawcom zasady chroniące uczciwą konkurencję i równe traktowanie.

Izba orzekła, że skoro odwołujący nie uzupełnił dokumentów w wyznaczonym terminie to zamawiający postąpił prawidłowo, wykluczając go z postępowania na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Prawa zamówień publicznych.

Krajowa Izba Odwoławcza słusznie stanęła w komentowanej sprawie po stronie zamawiającego. Instytucja uzupełniania dokumentów służy jednemu z podstawowych celów ustawy Prawo zamówień publicznych, jakim jest wybór najkorzystniejszej oferty. Pozwala ona wykonawcom na uzyskanie przysłowiowej drugiej szansy w sytuacji, gdy np. zapomnieli oni o przedłożeniu wymaganego dokumentu. Żądanie uzupełnienia dokumentów jest obowiązkiem zamawiającego, którego zaniechanie stanowi naruszenie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp.