Jak prawidłowo uwierzytelnić kopię dokumentu?
Kserokopię dokumentu można uznać za uwierzytelnioną jedynie wówczas, gdy zawiera ona łącznie dwa niezbędne elementy, to jest adnotację „poświadczam za zgodność z oryginałem” oraz podpis osoby upoważnionej. Nieprawidłowo uwierzytelnione kserokopie dokumentów nie mogą stanowić podstawy do oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 6 maja 2011 r.; sygn. akt KIO 869/11).
Zamawiający prowadził w trybie przetargu nieograniczonego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na usługi ochrony osób i mienia oraz obsługi szatni. W zakresie wykazania spełniania warunku udziału w postępowaniu wykonawcy mieli przedłożyć m.in. ważną koncesję na prowadzenie działalności w zakresie ochrony osób i mienia w formie bezpośredniej ochrony fizycznej oraz aktualny odpis z właściwego rejestru. Zamawiający określił, że dokumenty te należy złożyć w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę.
Zamawiający wykluczył z postępowania jednego z wykonawców biorących udział w postępowaniu na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp. Jego zdaniem odwołujący nie spełnił warunków udziału w postępowaniu. Złożone na wezwanie zamawiającego kopie odpisów z Krajowego Rejestru Przedsiębiorców oraz kopie koncesji nie zostały bowiem potwierdzone za zgodność z oryginałem. Na kopiach tych dokumentów znajdowała się tylko pieczątka i podpis osoby uprawnionej. Nie wynikało natomiast z tych dokumentów oświadczenie uprawnionej osoby o potwierdzeniu zgodności złożonej kopii dokumentu z dokumentem oryginalnym (poświadczenie za zgodność z oryginałem).
Wykonawca wniósł odwołanie. Jego zdaniem pełnomocnik, podpisując pismo przewodnie oraz wszystkie dokumenty stanowiące załączniki, w konsekwencji oświadczył, że:
- po pierwsze, zapoznał się z treścią dokumentów,
- po drugie, potwierdził pochodzenie tych dokumentów,
- po trzecie, złożył również oświadczenie w treści pisma przewodniego, że potwierdza ich zgodność z oryginałem.
Zdaniem KIO zamawiający w siwz jasno określił, że dokumenty składane w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz przedkładane w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania należy złożyć w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Bezsporne jest, że dokumenty, tj. aktualny odpis z KRS oraz koncesje, mieszczą się we wskazanym powyżej katalogu dokumentów. Tym samym zgodnie z § 6 ust. 1 w zw. z § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane, wykonawca powinien przedłożyć dokumenty bądź w formie oryginalnej, bądź też kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem.
Izba uznała, że uzupełnione dokumenty zostały złożone w nieprawidłowej formie z uwagi na fakt, że nie zostały uwierzytelnione. Uwierzytelnienie dokumentu powinno polegać na zamieszczeniu na kopii dokumentu zapisu „za zgodność z oryginałem” i to stwierdzenie powinno być podpisane przez właściwą osobą zgodnie z zasadami reprezentacji. Do oferty odwołującego zostały załączone dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu oraz mające wykazywać brak podstaw do wykluczenia z postępowania w formie kserokopii. Jednak niniejsze dokumenty zostały jedynie podpisane przez odwołującego bez wskazania jakiej czynności podpisy dotyczą.
Jak prawidłowo uwierzytelnić kserokopię dokumentów?
Zdaniem Izby brak na ww. dokumentach zapisu „za zgodność z oryginałem”, czy też „zgodne z oryginałem” lub zapisu o podobnej treści, uniemożliwiał zamawiającemu w sposób jednoznaczny stwierdzenie, czy złożone przez odwołującego dokumenty odzwierciedlają stan faktyczny w nich stwierdzony. Tym samym niezachowanie wymaganej formy poświadczenia kopii za zgodność z oryginałem, na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp, stanowi podstawę do wykluczenia odwołującego z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, nie wykazał on bowiem spełnienia warunków udziału w postępowaniu, a to na wykonawcy spoczywa ciężar dowodzenia w tej sprawie. Należy stanowczo podkreślić, że zamawiający nie może domniemywać, że podpisy złożone na wskazywanych dokumentach miały na celu potwierdzenie zgodności tej kopii z oryginałem. Formuła potwierdzenia dokumentów za zgodność z oryginałem ma bowiem walor oświadczenia o określonej doniosłości prawnej i nie może być wywodzona w drodze domniemania.
Powiązane treści
