Czy karty katalogowe stanowiące treść oferty podlegają uzupełnieniu?

Instytucja wezwania wykonawcy do uzupełnienia dokumentów została uregulowana w art. 26 ust. 3 ustawy Pzp. Przepis ten zawiera kategoryczne sformułowanie „wzywa”, co oznacza, że zamawiający nie ma swobody w zastosowaniu tej regulacji. Jeśli więc zostanie spełniona jedna z przesłanek wskazanych w przepisie, zamawiający ma obowiązek wezwać wykonawcę do uzupełnienia stosownych oświadczeń lub dokumentów. Wykluczenie wykonawcy, niezaproszenie go do negocjacji czy odrzucenie oferty bez wcześniejszego wezwania do uzupełnienia należy uznać za przedwczesne i niezgodne z przepisami ustawy Pzp. Brak wezwania może także skutkować zaskarżeniem decyzji zamawiającego w poprzez środki ochrony prawnej przewidziane przez ustawę Pzp.

Zamawiający wszczął przetarg nieograniczony o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem było zawarcie umowy ramowej na zakup mebli drewnianych, mebli metalowych oraz siedzisk wraz z montażem w siedzibie zamawiającego. Szacunkowa wartość zamówienia przekraczała progi unijne.

Po zapoznaniu się z ofertami zamawiający przesłał do zainteresowanych podmiotów zawiadomienia o odrzuceniu ofert oraz o unieważnieniu postępowania ze względu na brak ofert niepodlegających odrzuceniu. W uzasadnieniu faktycznym informacji o odrzuceniu zamawiający stwierdził, że przyczyną było niezłożenie przez wykonawców kart katalogowych, co naruszało zapisy siwz. 

Od decyzji zamawiającego odwołał się wykonawca, którego oferta w przypadku braku odrzucenia zajęłaby pierwsze miejsce w rankingu i w razie uznania odwołania zostałaby wybrana jako najkorzystniejsza. Zarzucił zamawiającemu naruszenie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, poprzez bezpodstawne zaniechanie wezwania do uzupełnienia ewentualnie brakujących, błędnych lub niejasnych kart katalogowych, mimo że jako dokumenty określone w art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp powinny podlegać uzupełnieniu. W związku z powyższym odwołujący wniósł o unieważnienie czynności odrzucenia jego oferty.

W uzasadnieniu odwołujący stwierdził, iż brak złożenia kart katalogowych określonych w siwz był wynikiem jego omyłki przy sporządzaniu i przesyłaniu oferty. Jednocześnie podkreślił, że sam fakt niezłożenia wraz z ofertą kart katalogowych nie może stanowić usprawiedliwionej podstawy do odrzucenia oferty.

W jego opinii z zapisów siwz nie można było wywodzić tego, że karty katalogowe miałyby stanowić element treści oferty. Przeczyło temu podstawowe znaczenie nadane tym dokumentom przez ustawodawcę w art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp w zw. z § 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentów. To z kolei oznacza, że jedynym celem złożenia kart katalogowych było potwierdzenie, czy proponowany produkt spełnia wymagania siwz, a dane z kart nie mogły podlegać żadnej ocenie w zakresie kryteriów oceny ofert.

Powyższe stanowisko wykonawca argumentował tym, że użyty zapis w siwz, iż przedmiotowe dokumenty powinny być złożone wraz z ofertami jako ich część, a ich niezłożenie skutkować będzie odrzuceniem oferty na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, rażąco narusza art. 25 ust. 1 pkt 2 i art. 26 ust. 2f ustawy Pzp. Przepisy te pozwalają w toku postępowania żądać jedynie dokumentów niezbędnych dla jego przeprowadzenia. W zakresie dokumentów przedmiotowych, składanych na potwierdzenie zgodności oferty z wymaganiami zamawiającego, nie dają zaś podstawy do żądania złożenia tych dokumentów na innych zasadach, niż określone w art. 26 ust. 1 ustawy Pzp.

Dodatkowo wykonawca zwrócił uwagę, że art. 25 ust. 1 pkt 2, art. 26 ust. 1, ust. 2f i ust. 3 ustawy Pzp to przepisy o charakterze bezwzględnie obowiązującym, co powoduje, że nie mogą być one zmieniane oświadczeniem woli zamawiającego, jakim jest siwz. Tym samym siwz w zakresie, w jakim traktuje karty katalogowe jako część oferty, należy uznać za sprzeczne z przepisami ustawy Pzp. W konsekwencji zapisy te nie wywołują więc skutków prawnych i nie mogą stanowić podstawy prawnej czynności podejmowanych przez zamawiającego w toku postępowania.

Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że w postępowaniu nie doszło do naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy Pzp, które miało wpływ lub mogło mieć istotny wpływ na wynik postępowania, a tym samym nie uwzględniła odwołania.

Izba uznała, że z treści siwz wynikało, iż każdy wykonawca został zobowiązany do złożenia wraz z ofertą kart katalogowych. Zgodziła się, że tego rodzaju dokumenty mają charakter przedmiotowy i są przedkładane przez wykonawców w ramach postępowania o udzielenie zamówienia w celu potwierdzenia, że oferowane roboty budowlane, dostawy lub usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego. W jej opinii jednak nie można przyjąć, że zamawiający nie ma prawa nadać im innego znaczenia, niż to wynika z treści  rozporządzenia w sprawie dokumentów.

W ocenie Izby tak ukształtowane postanowienia siwz, zgodnie z którymi zamawiający żąda od wykonawców karty katalogowej oferowanych produktów, nie można zaliczyć do katalogu dokumentów z art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp w zw. z § 13 ust. 1 rozporządzenia.

Powołany powyżej przepis rozporządzenia nie zawiera katalogu zamkniętego, gdyż w jego treści ustawodawca użył określenia „w szczególności”. Tym samym wskazane w nim dokumenty mają charakter jedynie przykładowy. Jeżeli więc zamawiający nadał kartom katalogowym odmienne znaczenie, niż wynikające z treści rozporządzenia, to art. 26 ust. 3 ustawy Pzp nie będzie miał zastosowania.

KIO zauważyła przy tym, że w przypadku, gdy zamawiający w żadnym punkcie siwz nie sprecyzował żądania jakichkolwiek dokumentów przedmiotowych mających potwierdzać, że oferowane dostawy odpowiadają jego wymaganiom, należy to odczytywać jako wyraźne intencje do uczynienia rzeczonej karty katalogowej elementem treści oferty.

Izba nie podzieliła również stanowiska odwołującego, że samo wpisanie modelu/numeru katalogowego pozwala na identyfikację produktu, przez co karta katalogowa staje się zbędna.

Nie przekonał jej również argument, iż rzeczony wykonawca oferuje swoje meble różnym zamawiającym i pod danym symbolem „kryją” się określone produkty o wskazanych, stałych cechach i parametrach. Takie stanowisko nie może zostać przyjęte za prawidłowe, gdy zamawiający tych szczegółowych cech towarów nie musi znać ani się ich doszukiwać. Właśnie w tym celu stworzył zapis siwz, w którym żąda od wykonawców kart katalogowych.

Izba nie zgodziła się także z twierdzeniem wykonawcy, że zamawiający naruszył art. 26 ust. 3 ustawy Pzp i bezpodstawnie zaniechał wezwania odwołującego do złożenia brakujących kart katalogowych.

Zgodnie bowiem z art. 25 ust. 1 ustawy Pzp w postępowaniu o udzielenie zamówienia zamawiający może żądać od wykonawców wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania. Oświadczenia lub dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu lub kryteria selekcji, spełnienie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego oraz brak podstaw do wykluczenia zamawiający wskazuje w ogłoszeniu o zamówienie, siwz lub zaproszeniu do składnia ofert.

Zgodnie zaś z art. 26 ust. 3 ustawy Pzp jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ust. 1 ustawy Pzp, oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o jakich stanowi art. 25 ust. 1 ustawy, lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, oświadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez zamawiającego wątpliwości, zamawiający wzywa do ich złożenia, uzupełnienia, poprawienia lub do udzielenia wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym. Wyjątkiem jest sytuacja, w której mimo ich złożenia, uzupełnienia, poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

Powyższe przepisy jednoznacznie wskazują, że uzupełnieniu w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp podlega dokument, który potwierdza spełnianie przez oferowane dostawy wymagań zamawiającego. Artykuł ten nie ma jednak zastosowania, jeżeli dokument w postaci kart katalogowych stanowi treść oferty. Jeśli tak, podlega ocenie w takim kształcie, w jakim został złożony wraz z ofertą. Zamawiający może w odniesieniu do takich dokumentów żądać jedynie wyjaśnień składanych w trybie art. 87 ust. 1 ustawy Pzp, przy czym takie wyjaśnienia nie mogą prowadzić do negocjacji treści złożonej oferty.

Artykuł 26 ust. 3 ustawy Pzp nie ma zastosowania, kiedy dany dokument stanowi treść oferty, gdyż wówczas podlega ocenie w takim kształcie, w jakim został złożony wraz z ofertą. W odniesieniu do takich dokumentów instytucja zamawiająca może żądać wyłącznie wyjaśnień w trybie art. 87 ust. 1 ustawy Pzp.