Andrzela Gawrońska-Baran

Pytanie: W naszej jednostce planuje się zamówienia w danym roku budżetowym (w terminie do 30 września) na kolejny rok. Wszystkie działy wpisują swoje wydatki w podziale na poszczególne grupy wydatków (m.in. żywność, dostawa AGD, dostawa art. biurowych itd. dostawy, usługi i rob bud - zgodnie z planem finansowym na kolejny rok (prognozowanym, bo realne środki przychodzą ok luty marzec w danym roku). Na podstawie tych cząstkowych planów pracownik ds. zamówień publicznych sumuje wydatki tego samego rodzaju i przeznaczenia i ustala tryb w jakim wydatek ma być realizowany (do 15.000 zł brutto-wolny zakup; do 30.000 euro - zapytanie ofertowe, powyżej tej kwoty przetarg). W skali roku zachodzą zmiany w tym planie i nagle okazuje się że z tych samych środków budżetowych planuje się zakupić jakieś art spożywcze np. na jakąś imprezę dla seniorów, których nie ma w specyfikacji np. kawa, soki itp. (zakup w trybie przetargu, kwota 200.000 złotych) i co zrobić w takim wypadku? Potraktować jako zakup nieplanowany i wprowadzić osobno w planie zamówień i oszacować poza tym wcześniejszym wydatkiem, który był zaplanowany i zrealizowany w trybie PN, tj. 100zł oszacowane osobno da wolny zakup poza Pzp i zapytaniem ofertowym u nas. Tylko jak taka sytuacja będzie się powielać w trakcie roku to może okazać się że łącznie poza procedurami zrealizowano większą sumę bo ktoś jej nie zaplanował od początku? Nadmienię że zakup będzie realizowany z tych samych środków budżetowych co pozostałe zakupy (nie z nowych-bo gdyby z nowych to można by było potraktować to jako osobny wydatek nieplanowany i szacować osobno, prawda?) Tylko nikt wcześniej nie pomyślał i nie dał tych zakupów do przetargu do specyfikacji. Czy potraktować to jako zakup tożsamy i nawet jeśli to kwota wydatku rzędu 100 zł to przeprowadzić kolejne postępowanie w trybie przetargu, bo to wcześniejsze już było w trybie przetargu? Jak wtedy oszacować wartość zamówienia - wartość całkowita suma tego przetargu początkowego + zakupy teraźniejsze tj. 200tys zł + 100zł a wartość zamówienia realizowanego to będzie 100zł? Tylko czy nie wprowadzi to w błąd wykonawców którzy będą się ubiegali o zamówienie że ono jest w trybie przetargu a wartość 100 zł? Kiedy należy takie zakupy łączyć a kiedy dzielić i traktować osobno-jeżeli w trakcie roku wynikają zmiany w planach?

Pytanie: Prowadzimy przetarg nieograniczony powyżej progów unijnych. Wykonawca w celu wykazania, że Pan XX nie podlega wykluczeniu z postępowania w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy Pzp do oferty załączył zaświadczenie z Ministerstwa Sprawiedliwości Krajowego Rejestru Karnego oraz zaświadczenie wystawione przez Policję Stanu Pensylwania wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem z języka angielskiego tj.: wyciąg z rejestru karnego. Z powyższych dokumentów wynika, że Pan XX mieszka w Hiszpanii, posiada obywatelstwo brytyjskie, natomiast dokument wystawiono w Pensylwanii. Zamawiający wezwał wykonawcę do złożenia wyjaśnień dlaczego do oferty załączono dokument wystawiony przez Policję Stanu Pensylwania jeżeli z innego dokumentu załączonego do oferty wynika, że Pan XX mieszka w Hiszpanii. Dodatkowo wezwano wykonawcę do złożenia właściwego dokumentu, tj.: wyciągu z rejestru karnego dla Pana XX. Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie oświadczył, iż obecnym miejscem pracy i pobytu Pana XX jest Stan Pensylwania, stąd załączone do oferty dokumenty. Czy takie oświadczenie jest prawidłowe?

Dopuszczalność ograniczania konkurencji na gruncie prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego jest stopniowalna. Trudno bowiem wyznaczyć jednoznaczne oraz ostre granice czy stopień możliwego ograniczenia konkurencji. Ocenę tego typu zawsze należy przeprowadzić w odniesieniu do konkretnych okoliczności i sytuacji danego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Pytanie: Zamawiający planuje podpisanie umowy na okres 1 roku, obejmującej przeglądy budynków jednoroczne, sporządzenie protokołów awaryjnych, uproszczonych projektów budowlanych, pełnienie nadzorów budowlanych oraz doradztwo budowlane. Wartości poszczególnych podgrup nie przekraczaj 30.000 euro. Oczywiście dla zadań, które w danych roku z oszacowania przekraczają wskazany próg jest stosowany tryb Pzp. Czy zawierając taką umowę z jednym wykonawcą zamawiający musi zsumować zadania, czy też ustalając wartość pogrupować je?

Pytanie: Prowadzimy postępowanie, w którym kryterium to 100% cena. Czy trzeba wybrać ofertę najkorzystniejszą (wezwania, uzupełnienia itd.), a następnie wraz z zawiadomieniem o wyborze najkorzystniejszej oferty zawiadomić o unieważnieniu postępowania? Jak sytuacja będzie wyglądała, jeżeli cena nie jest jedynym kryterium, a zamawiający stosuje np. cenę i gwarancję?

Pytanie: Zamierzamy ogłosić przetarg nieograniczony na dostawę opału. W naszej ocenie, dostawę węgla można uznać za zamówienie powszechnie dostępne o ustalonym standardzie jakościowym. Można zatem zastosować do jego udzielenia tylko kryterium - cena. Jak powinien być zatem wypełniony obowiązek zamawiającego dotyczący wskazania w załączniku do protokołu, w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty ponoszone w całym okresie korzystania z przedmiotu zamówienia (proszę o przykładowy zapis). Jakie elementy w omawianym przetargu powinien uwzględnić zamawiający przy opisie przedmiotu zamówienia. A może należy uznać, że dostawa węgla na etapie realizacji zamówienia nie wiąże się z ponoszeniem dodatkowych kosztów, gdyż przeznaczony on jest do bieżącego zużycia?

Pytanie: Na podstawie dokumentacji projektowo – kosztorysowej zostały wykonane roboty budowlane, w tym nowy szyb windowy zewnętrzny. Okazało się, że taki szyb windowy powinien posiadać instalację, która latem chłodzi szyb, a w zimie go ogrzewa, co zapobiega jego awarii, tj. zatrzymaniu. Dokumentacja projektowa nie zawierała takich rozwiązań instalacji grzewczo – chłodzącej do szybu windowego, niemniej jest to konieczne, aby szyb funkcjonował bezawaryjnie. W jaki sposób i w jakim trybie przeprowadzić zamówienie na wykonanie takiej instalacji, jeśli wartość prac wraz z wentylatorami wynosi poniżej progu 30.000 euro?

Pytanie: W treści ogłoszenia o udzieleniu zamówienia należy podać liczbę złożonych ofert oraz liczbę ofert odrzuconych. W przypadku gdy w postępowaniu nie odrzucono żadnej oferty w ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia często nie wpisywaliśmy liczby, 0 tylko zostawialiśmy miejsce wolne. Pomijaliśmy ten punkt gdyż skoro nie było ofert odrzuconych nie wypełnialiśmy tego punktu. Czy pozostawienie pustego pola, a nie wpisanie liczy 0 jest naruszeniem?

Umowa o zamówienie publiczne rządzi się swoimi prawami. Także zasady jej rozwiązania różnią się od tych, które obowiązują przy innych kontraktach. Zamawiający może np. odstąpić od umowy, gdy dalsze wykonywanie zamówienia nie leży w interesie publicznym. Wówczas oferent otrzyma wynagrodzenie jedynie za zrealizowane prace. Niekiedy też rozwiązanie umowy może być znacznie utrudnione – jeśli zamawiający nie zgodzi się na jej zakończenie, wykonawca może być zmuszony do wystąpienia z pozwem do sądu.

Pytanie: Naszą jednostkę Ośrodek Pomocy Społecznej reprezentuje zgodnie ze statutem jednoosobowo Dyrektor. Jest także jego zastępca, który podczas nieobecności wykonuje obowiązki dyrektora na zasadzie stałego upoważnienia (nie ma konkretnego wskazania, że pełni obowiązki dyrektora jako kierownika zamawiającego, upoważnienie to jest ogólne). Zgodnie z ustawą Pzp dyrektor ośrodka jest kierownikiem zamawiającego i nasz dyrektor na podstawie art. 18 ustawy Pzp nadał dodatkowe (oprócz w/w) stałe pisemne upoważnienie do wykonywania czynności w imieniu kierownika zamawiającego dla zastępcy dyrektora podczas jego nieobecności – w upoważnieniu wyszczególnione są wszystkie czynności kierownika zamawiającego jakie scedowuje zgodnie z zapisami ustawy Pzp tj. zapis, że „Zastępca Dyrektora MOPS Pani ... zgodnie z zapisem art. 18 nabywa prawa i odpowiedzialność jakie posiada kierownik zamawiającego w zakresie przewidzianym ustawą Pzp” m.in. w zakresie: powoływania Komisji przetargowej, wyboru najkorzystniejszej oferty, unieważnienia postępowania, zawarcia stosownej umowy w wyniku przeprowadzonego postępowania, zatwierdzenie czynności komisji w toku postępowania. Czy takie upoważnienie w w/w zapisie może być stałe do wszystkich postępowań czy jednak musi być indywidualne do każdego postępowania osobne? Czy na podstawie w/w upoważnienia z-ca dyrektora staje się w postępowaniach kierownikiem zamawiającego? Ponadto mam jeszcze pytanie dotyczące kwestii pracownika, który wykonuje stale czynności przeprowadzania zamówień publicznych w naszej jednostce. Jest to tylko jedna osoba, która na podstawie umowy o pracę ma w zakresie obowiązków przeprowadzanie czynności w zakresie zamówień publicznych. Osoba ta w strukturze organizacyjnej ośrodka podlega obecnie pod Głównego księgowego, który jest jej kierownikiem, ale nie zna się na procedurach zamówień publicznych i nie podejmuje żadnych decyzji w tych sprawach zamówień publicznych – każdą decyzję w sprawach zamówień zgodnie z Pzp podejmuje kierownik zamawiającego czyli dyrektor (chyba że akceptuje środki finansowe na wnioskach o zapytanie czy przetarg oraz stwierdza czy w razie potrzeby można zwiększyć środki finansowe czy nie oraz kontrasygnuje umowy i tyle). Czy należy zmienić powyższą podległość pracownika pod głównego księgowego i ustanowić takiego pracownika jako stanowisko podlegające bezpośrednio pod kierownika zamawiającego (dyrektora)?