W tym dziale znajdziesz porady prawne udzielone przez ekspertów w konkretnych sytuacjach, z jakimi spotkali się inni uczestnicy postępowań o zamówienia publiczne. Wszystkie odpowiedzi zostały udzielone przez doświadczonych prawników i specjalistów ds. Prawa zamówień publicznych.

Skrócenie omyłkowego terminu składania ofert z 14 do 7 dni

Pytanie: Zamawiający wszczął postępowanie na usługę dla postępowania w trybie art. 275 ust. 1 ustawy Pzp. Omyłkowo jednak policzył termin składania ofert jak dla robót budowlanych – czyli termin 14 dni. Zamawiający natychmiast dokonał korekty ogłoszenia o zamówieniu i zapisów SWZ w zakresie terminu składania ofert poprzez skrócenie terminu składania ofert do 7 dni. Czy przedmiotowa korekta jest prawidłowa? Skorygowany termin składania ofert jest zgodny z art. 283 ustawy Pzp.

  • Autor: Paulina Grochowska-Stosio
  • 02.11.2023
  • SWZ

Wymóg autoryzowanego serwisu gwarancyjnego na terenie RP może naruszać uczciwą konkurencję

Pytanie: Czy zamawiający może zawrzeć w OPZ wymóg: „Pełna gwarancja (bez wyłączeń) na dostarczony sprzęt i oprogramowanie na okres min. 24 miesięcy (liczona od daty odbioru przedmiotu umowy protokołem technicznym), obejmująca wszystkie elementy systemu, w tym lampę RTG, naprawy, dojazdy, przeglądy (ilość zgodna z zaleceniami producenta) realizowana przez autoryzowany serwis producenta tomografu na terenie RP i w oparciu o oryginalne części producenta tomografu”. Chodzi nam głównie o zapis: „autoryzowany serwis producenta tomografu na terenie RP”.

  • Autor: Katarzyna Bełdowska
  • 02.11.2023
  • Opis przedmiotu zamówienia

Wykonawca nie przystąpił do realizacji umowy – co należy zrobić?

Pytanie: Proszę o poradę dotyczącą udzielonego zamówienia na roboty budowlane. Wartość zamówienia nie przekracza progu ustawy. Zamówienie jest dofinansowane ze środków unijnych. Zastosowano tryb podstawowy bez negocjacji zgodnie z art. 275 ustawy Pzp. Wykonawca nie przystąpił do wykonania umowy. Od zawarcia umowy upłynęło ponad 30 dni. Wykonawca tłumaczy się brakiem dostępności materiałów na rynku niezbędnych do wykonania zamówienia i chce odstąpić od umowy. W umowie zawartej z wykonawcą zamieszczono zapis dotyczący wykonania zastępczego. Jak powinien postąpić zamawiający w tym przypadku – skorzystać z instytucji wykonania zastępczego, naliczyć kary umowne czy przeprowadzić nowe postępowanie? Termin na wykonanie zadania od zawarcia umowy tj. 13.07.2023 r. wynosi 18 tygodni i zadanie zgodnie z dofinansowaniem powinno zostać rozliczone. Zapis w umowie na wykonanie zastępcze: „Wykonawca upoważnia zamawiającego do tego, aby w przypadku jakiegokolwiek niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy w okresie jej realizacji, jak również w okresie gwarancji jakości lub rękojmi za wady, w sytuacji nieprzystąpienia wykonawcy w wyznaczonym terminie do wykonania jego obowiązków – zamawiający skorzystał z wykonawstwa zastępczego tj. zlecił podmiotowi trzeciemu określone czynności na koszt i ryzyko wykonawcy”. Czy w sytuacji zlecenia wykonawstwa zastępczego badać taki podmiot pod kątem zapisów SWZ dotyczących niepodlegania wykluczeniu czy warunków udziału?

  • Autor: Agnieszka Wiśniewska-Celmer
  • 31.10.2023
  • Realizacja umowy

Jak wykazywać pozaustawowe wydatki jednostki opieki społecznej w rocznym sprawozdaniu?

Pytanie: Jesteśmy jednostką opieki społecznej. Nasze pytanie dotyczy ponoszenia kosztów zakwaterowania i wyżywienia dziecka w zakładzie opiekuńczym. Powiat właściwy ze względu na miejsce urodzenia dziecka oraz zgodnie ze wskazaniem sądu do umieszczenia w wymienionych zakładach jest zobowiązany do wnoszenia opłaty za wyżywienie i zakwaterowanie w przypadku dziecka pozbawionego opieki i wychowania rodziców umieszczonego w zakładzie opiekuńczo-leczniczym, w zakładzie pielęgnacyjno-opiekuńczym lub w zakładzie rehabilitacji leczniczej w wysokości nie mniej niż 200% najniższej emerytury. Wynika to z art. 18 ust. 2 i ust 3 zdanie drugie ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Nasza jednostka ponosi takie wydatki oczywiście z wyłączeniem Pzp. Czy należy je wykazywać w sprawozdaniu rocznym, a jeśli tak, to w którym załączniku?

  • Autor: Katarzyna Bełdowska
  • 31.10.2023
  • Ogłoszenia

Kiedy ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy oraz jak komunikować się w postępowaniu z wolnej ręki

Pytanie: W postępowaniu przeprowadzonym w trybie podstawowym na roboty budowlane nie otrzymaliśmy żadnej oferty. Chcemy teraz zorganizować procedurę zamówienia z wolnej ręki. Czy zapytanie może być wysłane przez pocztę elektroniczną za pomocą e-maila i czy wykonawca w ten sam sposób składa ofertę wraz z dokumentami? Czy zamawiający musi zrobić ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy oraz ogłoszenie o wyniku postępowania?

  • Autor: Agnieszka Gwóźdź-Kuzior
  • 30.10.2023
  • Procedura z wolnej ręki i inne tryby udzielania zamówień

Poprawiając błędy w kosztorysach, trzeba kierować się zapisami SWZ

Pytanie: Prowadzimy postępowanie w trybie podstawowym bez negocjacji na podstawie art. 275 ust. 1 ustawy Pzp. Wynagrodzenie wykonawcy określono jako ryczałtowe, ale wymagano kosztorysu ofertowego na podstawie przedmiaru i postanowień umowy. Wykonawca złożył ofertę z kosztorysem uproszczonym, gdzie występują błędy w postaci: zmienionych kodów katalogów norm (jeden przypadek), zmian w opisie kilka pozycji kosztorysu, niezgodności sztuk (wykonawca podał mniejszą liczbę niż wymagana), niewykazania w kosztorysie jednej pozycji z przedmiaru. W SWZ znajdują się następujące zapisy: „1. Cenę oferty należy podać, sporządzając na podstawie załączanego przedmiaru robót, uproszczony kosztorys ofertowy. W druku oferty należy podać wartość netto, kwotę podatku od towarów i usług oraz wartość brutto za wykonanie całego, kompletnego zamówienia. Wartość brutto oferty jest ceną ryczałtową ustaloną na cały okres realizacji umowy. 2. W przypadku braku wyceny jakiejkolwiek pozycji w kosztorysach ofertowych oferta zostanie odrzucona. 3. Wykonawca nie może modyfikować opisów pozycji w kosztorysach ofertowych sporządzonych na podstawie załączonego do SWZ przedmiaru robót oraz nie może dopisywać nowych pozycji kosztorysowych”. Biorąc pod uwagę, że kosztorys przy wynagrodzeniu ryczałtowym ma charakter pomocniczy i teoretycznie mogę (a nawet powinnam) zwrócić się do wykonawcy o wyjaśnienia, to czy powyższe zapisy SWZ nie dyskwalifikują wezwania do wyjaśnienia? Oferta jest najkorzystniejsza. Jak teraz postąpić?

  • Autor: Krzysztof Hodt
  • 30.10.2023
  • Omyłki

Nieprzewidziana wcześniej zmiana warunków płatności w umowie – tylko na korzyść zamawiającego

Pytanie: W toku realizacji przedmiotu zamówienia wynikły nieprzewidziane okoliczności, które spowodowały, że niezbędne stało się wykonanie dodatkowych robót budowlanych, bez których niemożliwe stało się kontynuowanie robót określonych w pierwotnej umowie. Umowa zawarta z wykonawcą zawiera m.in. postanowienia dotyczące końcowej płatności za całość wykonanych prac określonych w umowie. Czy zamawiający może w aneksie zawieranym na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp wpisać postanowienia dotyczące rozliczenia dodatkowych robót budowlanych po ich faktycznym zrealizowaniu? Czy powinien je rozliczyć wraz z pierwotnym zakresem zamówienia po całościowym zrealizowaniu umowy?

  • Autor: Katarzyna Bełdowska
  • 27.10.2023
  • Zmiana umowy

Czy w przypadku ryczałtu zamawiający płaci wykonawcy za zamówienie dodatkowe (wskazówki przy zamówieniu współfinansowanym)

Pytanie: Prowadziliśmy postępowanie ogłoszone w Bazie Konkurencyjności w styczniu 2022 roku na zakup mebli wraz z montażem, w którym obowiązuje wynagrodzenie ryczałtowe. W trakcie realizacji umowy okazało się, że nie zbędne jest wykonanie prac dodatkowych. Czy można zlecić wybranemu wykonawcy prace dodatkowe i aneksować wynagrodzenie (zwiększyć kwotę umowy za dodatkowe prace), jeśli zamawiający nie przewidział prac dodatkowych w zapytaniu ofertowym oraz w treści umowy wskazał, że wynagrodzenie wykonawcy nie ulega zmianie przez cały okres trwania umowy? Czy jeśli zamawiający zleci dodatkowe prace i zwiększy wynagrodzenie wykonawcy, to może otrzymać korektę finansową? Jeśli tak to w jakiej wysokości i na jakiej podstawie? Projekt jest współfinansowany ze środków unijnych.

  • Autor: Krzysztof Hodt
  • 26.10.2023
  • Zmiana umowy

Kiedy warto zaktualizować szacunkową kwotę zamówienia?

Pytanie: W zamówieniu na roboty budowlane wszystkie złożone oferty odbiegają o 39–51% od obliczonej przez zamawiającego wartości zamówienia na podstawie kosztorysu inwestorskiego (5 ofert). Czy w tej sytuacji zasadna jest aktualizacja tej wartości z uwzględnieniem realiów rynkowych bądź czy należy wdrożyć procedurę wyjaśniania rażąco niskiej ceny w stosunku do wszystkich wykonawców? A może zaktualizować wartość zamówienia dopiero po odpowiedziach wykonawców i analizie ich wyjaśnień?

  • Autor: Andrzela Gawrońska-Baran
  • 24.10.2023
  • Szacowanie wartości zamówienia

Czy zamiast przedmiotowych środków dowodowych wykonawca może zaoferować swoją stronę WWW?

Pytanie: Zamawiający w SWZ zawarł zapis: „(…) W celu potwierdzenia zgodności oferowanych dostaw z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, związanymi z realizacją zamówienia, zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych: a) Opis przedmiotu zamówienia tj.: karty katalogowe, opisy, foldery, fotografie, informacje producenta, ulotki, prospekty, instrukcje użytkowania, broszury, oświadczenie wykonawcy* – potwierdzające spełnienie wymaganych przez zamawiającego wszystkich parametrów opisanych w załączniku nr 2 do SWZ pn. »Formularz asortymentowo-cenowy«, z zaznaczeniem pozycji, której dotyczą. Dokumenty lub oświadczenia sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski. *Oświadczenie wykonawcy dotyczy tylko przypadku braku potwierdzenia wymaganych przez zamawiającego parametrów w dokumentach, o których mowa w zdaniu pierwszym niniejszego punktu”. Wykonawca zadał pytanie: „Czy zamawiający odstąpi od dostarczenia do oferty instrukcji używania, szczegółowego opisu i wyrazi zgodę na udostępnienie strony internetowej wykonawcy, gdzie będą całodobowo dostępne dokumenty do samodzielnego pobrania przez zamawiającego? Uzasadnienie: Strona internetowa oferenta została stworzona po to, aby ułatwić klientom dostęp do potrzebnych informacji oraz usprawnić procesy związane z dostawami produktów i informacją o nich. Wykonawca przedstawi w ofercie również ogólną ulotkę, broszurę informacyjną dla zaoferowanych pasków. Prosimy o przychylne rozpatrzeniem prośby ze względu na dużą pojemność każdej instrukcji”. Czy zamawiający może przychylić się do wniosku wykonawcy?

  • Autor: Anna Żochowska
  • 23.10.2023
  • Dokumenty od wykonawców

Czy wpłata wadium z konta VAT wykonawcy jest poprawna?

Pytanie: Wykonawca wpłacił wadium w wymaganej kwocie na wskazane w SWZ konto wadialne zamawiającego, jednak dokonał tego ze swojego konta VAT-owskiego (w tytule przelewu pojawia się m.in. wskazanie kwoty VAT w wysokości wymaganego wadium). System bankowy obsługujący zamawiającego rozpoznał, że dotyczy to VAT i z automatu przeniósł kwotę wadium z konta wadialnego na konto VAT-owskie zamawiającego. Możliwości dokonywania płatności z konta VAT reguluje art. 62b ust. 2 ustawy Prawo bankowe i nie ma w tejże podstawie prawnej możliwości wykonania z niego  przelewu tytułem zapłaty wadium w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Jednak wykonawca tego dokonał (ominął system, wpisując przelew wadium jako zapłata VAT). Czy wadium zostało wpłacone w prawidłowy sposób?

  • Autor: Agata Smerd
  • 20.10.2023
  • Dokumenty od wykonawców

Opcja a zamówienie podobne – różnice i praktyka zamawiających

Pytanie: Czy opcją jest dodatkowa usługa lub dostawa, do której zostanie zawarta nowa umowa? Czy opcja musi być wykorzystana u wykonawcy, z którym ma się podpisaną umowę? Czy opcja może dotyczyć innej usługi lub dostawy niż wskazana w podstawowej umowie (np. przedmiotem umowy jest dostawa serwera, ale opcja dotyczy dostawy części do komputera)? Czy zgodne z prawem jest zastrzeżenie w umowie prawa do publikacji materiałów naukowych powyżej uzgodnionej liczby 25 w dowolnym rocznym okresie obowiązywania umowy? Zamówienie mogłoby zostać wówczas zrealizowane na podstawie odrębnej umowy zawartej na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp.

  • Autor: Katarzyna Bełdowska
  • 19.10.2023
  • Procedura z wolnej ręki i inne tryby udzielania zamówień

Czy prawo opcji może przewidywać jedynie wydłużenie terminu realizacji umowy?

Pytanie: Zamawiający będzie prowadził postępowanie w trybie podstawowym bez negocjacji, o którym mowa w art. 275 pkt 1 ustawy Pzp na realizację zadania pn.: „Dowożenie uczniów do szkół i przedszkoli z terenu gminy”. Termin realizacji usługi będzie wynosił 4 miesiące, z uwagi na fakt, iż zamawiający ma w planach dołączyć do programu „Jedźmy razem”, w którym to dowożeniem uczniów z całego powiatu zajmie się starostwo powiatowe. Z początkiem roku ma dojść do porozumienia, nie jest natomiast w 100% pewne, czy odbędzie się to w styczniu czy w marcu, z uwagi na przedłużające się procedury. Czy w celu „zabezpieczenia” tych dwóch dodatkowych miesięcy w razie nieprzystąpienia na początku roku do porozumienia, zamawiający może skorzystać z prawa opcji na termin realizacji zadania? Wskażemy wówczas,  że termin realizacji wynosi 4 miesiące, a w przypadku skorzystania z prawa opcji będzie to 6 miesięcy.

  • Autor: Andrzela Gawrońska-Baran
  • 18.10.2023
  • Procedura z wolnej ręki i inne tryby udzielania zamówień

Zmiany wielkości opakowań leków w umowie na dostawy

Pytanie: Umowa została zawarta w ramach postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, a jej przedmiotem jest dostawa leku. Zamawiający oczekiwał złożenia oferty na 50 opakowań po 30 tabletek, przy czym dopuścił możliwość przeliczenia liczby opakowań w przypadku zaoferowania przez wykonawcę innej wielkości opakowań tj.: np. 30 opakowań po 50 tabletek. Wykonawca złożył ofertę na wielkość opakowania zgodnie z wymaganiami zamawiającego 50 op. po 30 tabl. Na etapie realizacji zadania producent leku zwrócił się do zamawiającego z pismem o możliwość zmiany wielkości opakowań na 28 tabl. (zamiast 30) z jednoczesnym przeliczeniem liczby opakowań. Zmiana ta da zamawiającemu oszczędność na poziomie 100 zł za każde opakowanie. Oczywiście wykonawca wyraził zgodę na powyższą zmianę. Czy jest możliwość aneksowania takiej umowy? Ze względu na dużą oszczędność wydaje nam się to korzystnym rozwiązaniem, przy czym zmieni się tu tylko wielkość opakowania a lek pozostanie ten sam. W umowie znajduje się zapis: „Zamawiający dopuszcza zmianę postanowień umowy w zakresie ceny w innym przypadku niż określonym w ust. 2, 7, 13, 14, 19 i 23 poniżej, pod warunkiem, iż zmiana ta będzie korzystna dla Zamawiającego tj. obniżenie ceny jednostkowej przy zachowaniu pozostałych parametrów oferowanego przedmiotu zamówienia bez zmian”.

  • Autor: Marzena Kopacka-Biculewicz
  • 17.10.2023
  • Zmiana umowy

Analiza umowy podwykonawczej w zamówieniu realizowanym w Programie Polski Ład

Pytanie: Zawarliśmy umowę na rozbudowę drogi. Zadanie jest dofinansowane w ramach Polskiego Ładu. Płatności są realizowane w transzach zgodnie z uchwałą oraz regulaminem dotyczącymi Rządowego Funduszu Polski Ład. Pierwsza transza – wkład własny 750.000 zł brutto. Otrzymaliśmy projekt umowy podwykonawczej oraz umowy cesji wierzytelności do akceptacji. Czy jest to zgodne z ustawą Pzp, aby w umowie podwykonawczej i umowie cesji wierzytelności był zapis, że wypłata wynagrodzenia dla podwykonawcy nastąpi po wykonaniu przez generalnego wykonawcę określonego zakresu przedmiotu zamówienia zgodnie z postanowieniami umowy, będącego podstawą do wypłaty pierwszej transzy wynagrodzenia wykonawcy w wysokości 750.000 zł brutto, w oparciu o protokół odbioru częściowego inwestycji? Czy możemy zgodzić się na takie zapisy, nie narażając się na zarzut braku ochrony podwykonawcy?

  • Autor: Katarzyna Bełdowska
  • 13.10.2023
  • Procedura z wolnej ręki i inne tryby udzielania zamówień

Zamów dostęp do pełnej wersji portalu!

Zyskaj pewność i bezpieczeństwo prowadząc postępowanie o zamówienie publiczne. Dołącz do specjalistów korzystających z PortaluZP!

Zamów dostęp

Nagrody i wyróżnienia

               

Kontakt

Napisz do nas »
  • Infolinia
  • Tel: 22 518 29 29
  • Faks: 22 617 60 10
  • Adres do korespondencji
  • Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
  • ul. Paderewskiego 167
  • 05-070 Sulejówek

Wiedza i Praktyka Sp. z o. o.

  • Siedziba
  • ul. Łotewska 9a
  • 03-918 Warszawa
  • NIP: 526-19-92-256
  • REGON: 011235225
  • KRS: 0000098264
  • Nr rejestrowy BDO: 000008579

Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIV Wydział Gospodarczy Rejestrowy,
Kapitał Zakładowy: 200 000 zł.