W wyniku poprawienia omyłki pisarskiej nie może zmienić się treści oświadczenia woli wykonawcy

Stan faktyczny

Zamawiający prowadzi postępowania którego przedmiotem była dostawa urządzeń wielofunkcyjnych. Zgodnie ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia (dalej: siwz) zamawiający wymagał, aby wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia dostarczyli wszystkie materiały eksploatacyjne (w tym tonery) niezbędne do ich uruchomienia.

W celu potwierdzenia, że oferowane dostawy i usługi będące przedmiotem zamówienia odpowiadają wymaganiom zamawiającego wykonawcy byli zobowiązani załączyć do oferty:

• nie wypełnioną kartę (karty) gwarancyjne na oferowane modele urządzeń;
• dokumentację techniczną dla każdego oferowanego urządzenia (specyfikacje techniczne, foldery) oraz
• inne dokumenty potwierdzające spełnienie parametrów określonych w siwz.

Błędna nazwa urządzenia

Wykonawca X na stronie 2 formularza oferty zaoferował urządzenie Toshiba e-studio 264 cs. Na potwierdzenie spełnienia wymagań zamawiającego załączył wraz z ofertą dokumentację oferowanych urządzeń. Jednak podczas otwarcia ofert zorientował się, że na 2 stronie oferty omyłkowo została wpisana błędna nazwa urządzenia Toshiba e-studio 264cs. Poprawna nazwa urządzenia to Toshiba e-studio287cs.

Zamawiający zwrócił się do tego wykonawcy o złożenie wyjaśnień czy części oraz materiały eksploatacyjne dla urządzenia wyszczególnione w wykazach na stronach 11 – 12 oferty są odpowiednie dla urządzenia Toshiba e-studio 264cs. Wykonawca w wskazał, że części oraz materiały eksploatacyjne dla urządzenia wyszczególnione w wykazach na stronach 11 – 12 oferty są odpowiednie dla urządzenia Toshiba e-studio 287 cs. Podkreślił, że wycena zamówienia została również przygotowana dla urządzenia Toshiba e-studio 287 cs, a wskazanie na stronie 2 oferty urządzenia Toshiba e-studio 287 cs stanowiło oczywistą omyłkę pisarską.

Odrzucenie oferty

Zamawiający podjął decyzję o odrzuceniu oferty, gdyż jej treść nie odpowiadała treści specyfikacji. Wskazał m.in., że wykonawca zaoferował urządzenia Toshiba e-studio 264 cs a materiały eksploatacyjne do niego przeznaczone są one jednak dla innego urządzenia Toshiba e-studio 287 cs i nie są kompatybilne z oferowanym urządzeniem Toshiba e-studio 264 cs, co potwierdził sam oferent.

Do prezesa Krajowej Izby Odwoławczej wpłynęło odwołanie wykonawcy X od niezgodnych z przepisami ustawy Pzp czynności zamawiającego, polegających na odrzuceniu i niedopuszczeniu do końcowej oceny oferty złożonej przez odwołującego.

Odwołujący zarzucił zamawiającemu:

• naruszenie art. 7 ust. 1 i 3 ustawy Pzp poprzez ich niezastosowanie przejawiające
• się w odrzuceniu oferty odwołującej;
• naruszenie art. 87 ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp poprzez jego niezastosowanie, polegające na zaniechaniu przez zamawiającego poprawienia w ofercie Odwołującego typowej omyłki pisarskiej, która niewątpliwie wystąpiła w ofercie Odwołującej;

W uzasadnieniu swoich zarzutów odwołujący wskazał, że nieprawdziwe są stwierdzenia zamawiającego jakoby odwołujący potwierdził w wyjaśnieniach że urządzenia są niekompatybilne. Wskazał, że jednoznacznie sprecyzowała, że oferowanym urządzeniem jest model e-studio 287cs, a nie, jak uznaje zamawiający e-studo 264cs. Wykonawca wyjaśnił również, że błędne oznaczenie modelu pojawiło się tylko w jednym miejscu dokumentacji ofertowej na skutek typowej omyłki pisarskiej.  Pozostała dokumentacja świadczy dobitnie o rzeczywistym zaoferowaniu urządzenia e-studio 287cs, spełniającym wszelkie wymogi stawiane przez zamawiającego. Odwołujący wskazał, że do oferty zostały załączone specyfikacje dotyczące tylko i wyłącznie urządzeń e-studio 287cs. Nie przedłożyła natomiast żadnych dokumentów dla urządzenia e-studio264cs.

Stanowisko KIO

W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej (dalej: KIO) zarzut naruszenia art. 87 ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp nie potwierdził się. Izba podziela stanowisko zamawiającego, że zmiana nazwy (symbolu) urządzenia wskazanego w treści formularza oferty nie mogła nastąpić w trybie art. 87 ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp i zostać zakwalifikowana jako oczywista omyłka pisarska.

Stosowanie art. 87 ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp powinno się charakteryzować daleko posuniętą ostrożnością, i w żadnej mierze nie powinna regulacja ta stanowić podstawy do łamania bądź omijania zasad rozstrzygania zamówienia publicznego, w tym w szczególności art. 7 ustawy Pzp.

Przeoczenie błędu

Podkreślenia wymaga, że oczywista omyłka pisarska jest zwykle wynikiem przeoczenia lub innej wady procesu myślowo-redakcyjnego, nigdy zaś uchybienia merytorycznego. Poprawienie oczywistej omyłki nie może prowadzić do wytworzenia nowej treści oświadczenia woli. Mimo tego że poprawienie oczywistej omyłki pisarskiej zawsze będzie skutkowało zmianą treści ofert, to należy pamiętać, że będzie to zmiana jedynie w znaczeniu technicznym, nie zaś merytorycznym. W wyniku zatem poprawienia omyłki nie zmienia się treść oferty w sensie treści oświadczenia woli wykonawcy. Stanowisko takie znajduje odzwierciedlenie zarówno w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej jak i w orzecznictwie sądowym.

W przedmiotowym sprawie, bezspornym jest, iż zamawiający wymagał podania na stronie drugiej formularza ofertowego modelu oferowanego urządzenia. Odwołujący w treści formularza oferty wskazał model: A-4 Toshiba e-studio264 CS. Nie doszło więc do niezamierzonego opuszczenia wymaganej w formularzu oferty treści, niewłaściwej pisowni czy też wskazania więcej niż jeden modelu. Nie doszło również, w ocenie Izby, do niewłaściwego użycia wyrazu, rozumianego jako błąd językowy polegający na popełnieniu błędu gramatycznego, błędu składniowego, błędu stylistycznego, słowotwórczego czy też błędu leksykalnego. Z żadną z powyższych sytuacji nie mamy do czynienia w przedmiotowym postępowaniu. Odwołujący wskazał bowiem w formularzu oferty urządzenie znajdujące się w jego ofercie produktów będących w sprzedaży, użył istniejącego symbolu, co więcej, jak sam potwierdził podczas rozprawy, urządzenie wskazane w treści formularza ofertowego o symbolu A-4 Toshiba e-studio 264 CS spełnia wszystkie wymagania zamawiającego określone w siwz. Nie ma więc podstaw do przyjęcia, że wskazanie modelu urządzenia A-4 Toshiba e-studio 264 CS powinno być potraktowane przez zamawiającego jako oczywista omyłka pisarska.

Omyłka nie była oczywista

W ocenie Izby brak możliwości skorzystania z dyspozycji art. 87 ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp wynika również z faktu, iż omyłce na którą powołuje się odwołujący nie można przypisać znamion oczywistości. W swojej argumentacji Odwołujący podnosił, że użycie błędnego symbolu oferowanego urządzenia tj. A-4 Toshiba e-studio 264 CS nastąpiło tylko w jednym miejscu dokumentacji ofertowej tj. w formularzu oferty. Wszelkie inne materiały dołączone do formularza oferty w sposób oczywisty wskazywały, że Odwołujący zaoferował urządzenie o symbolu Toshiba e-studio 287 CS.

W ocenie Izby zamawiający nie miał podstaw do dokonania takiej zmiany w trybie art. 87 ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp. Nie wynika bowiem z treści oferty oraz materiałów do niej dołączonych w sposób oczywisty jakie urządzenie zostało zaoferowane. Treść oferty oraz treść materiałów do niej załączonych odwołują się do dwóch różnych urządzeń, zaś zamawiający nie był uprawniony do podjęcia za odwołującego decyzji co zaoferował w przedmiotowym postępowaniu przetargowym: czy urządzenie o symbolu: Toshiba e-studio 287 CS czy urządzenie o symbolu A-4 Toshiba e-studio 264 CS.

Oczywistym dla Izby jest, że dokonanie proponowanej przez Odwołującego zmiany w treści formularza ofertowego w trybie art. 87 ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp stanowiłoby zmianę treści oświadczenia woli złożonego przez odwołującego, a czynność taka jest niedopuszczalna w świetle art. 87 ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp. W związku z powyższym w ocenie Izby zarzut naruszenia tego przepisu nie potwierdził się.

KIO podkreśla, że postępowania o zamówienie publiczne prowadzone jest między podmiotami profesjonalnymi, co stawia zasadnym oczekiwanie, że dokumenty opracowywane przez każdą ze stron będą czytelne i konsekwentne, zaś składana przez wykonawcę oferta, składające się na nią dokumenty będą odpowiadały wymaganiom stawianym w siwz. Cechy obrotu profesjonalnego, jakim jest postępowanie o zamówienie wymagają przy tym zachowania dokładności wykonawców w przedkładanych dokumentach.

Wykonawcy powinni dochować należytej staranności

W niniejszym postępowaniu odwołujący był zobowiązany wskazać markę/symbol oferowanego urządzenia wyłącznie w jednym miejscu formularza ofertowego, który miał zaledwie dwie strony i nie cechował się wysokim stopniem skomplikowania. Argument Odwołującego jakby wskazany w treści oferty symbol urządzenia Toshiba e- studio 264 CS nie został usunięty z formularza ofertowego użytego przez odwołującego w innym postępowania nie może stanowić podstawy do uwzględnienia odwołania. Postępowanie o udzielnie zamówienia publicznego cechuje wysoko stopień sformalizowania, i choć ów formalizm nie powinien stanowić sam w sobie celu, to jednak zarówno wykonawcy jak i zamawiający powinni dokładać należytej staranności przygotowując dokumentację postępowania i ponosić wszelkie konsekwencje związane z własnymi zaniechaniami.

Zmiana przedmiotu świadczenia

Oczywistym jest, że w przedmiotowej sprawie Izba nie ma możliwości obiektywnej weryfikacji motywów jakimi kierował się odwołujący przedkładając ofertę z symbolem urządzenia innego niż wskazanego w treści dokumentacji technicznej. Być może, jak twierdzi odwołujący, był to tylko błąd ludzi. W ocenie Izby jednak odwołujący mógł się również kierować innymi motywami. Dla przykładu, nie można wykluczyć, że na etapie składana oferty odwołujący nie miał pewności, które z dwóch wskazanych urządzeń będzie mógł dostarczyć zamawiającemu w wymaganym terminie i chcąc się zabezpieczyć przez takim ryzykiem wskazał na dwa różne modele. Choć ryzyko to może być tylko teoretyczne, to jednak należy podkreślić, że odwołujący w sposób jednoznaczny sprecyzował w treści oferty przedmiot świadczenia. Ani Izba ani zmawiający nie są uprawieniu do zmiany przedmiotu świadczenia na tym etapie postępowaniu w oparciu o obiektywnie nieweryfikowalne okoliczności wskazane przez odwołującego.

W ocenie Izby umożliwienie odwołującemu dokonania zmiany przedmiotu świadczenia stałoby w sprzeczności z zasadą równego traktowania wykonawców wyrażoną w art. 7 ust. 1 ustawy Pzp i umożliwiałoby wykonawcy kształtowanie treści oferty w zakresie jej najistotniejszych elementów już po otwarciu ofert, a to z kolei rodziłoby ryzyko manipulacji przez wykonawców ofertami złożonymi w postępowaniu.