Nowe rozporządzenie o rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach
Projekt rozporządzenia uwzględnia przede wszystkim obowiązki statystyczne państw członkowskich Unii Europejskiej wobec Komisji Europejskiej, które w stosunku do dotychczasowych uległy znacznemu rozszerzeniu. Wynika to z postanowień dyrektyw, do których dostosowuje się nowy wzór sprawozdania, stanowiący załącznik do rozporządzenia.
Omawiany nowy akt wykonawczy uchylił obowiązujące w poprzednim stanie prawnym rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 12 grudnia 2013 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz.U. poz. 1530). Dotychczas obowiązujące rozporządzenie utraciło moc w wyniku wejścia w życie nowelizacji ustawy Pzp, tj. w 28 lipca 2016 r.
Nowe rozporządzenie w znacznej mierze zachowuje dotychczasowe regulacje w zakresie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania. Zawarty w nim zakres informacji wymaganych od zamawiających uwzględnia jednak przede wszystkim obowiązki statystyczne państw członkowskich Unii Europejskiej wobec Komisji Europejskiej, które w stosunku do dotychczasowych uległy znacznemu rozszerzeniu. Wynika to z postanowień dyrektyw, do których dostosowuje się nowy wzór sprawozdania, stanowiący załącznik do rozporządzenia.
Pamiętaj
Zgodnie z art. 98 ustawy Pzp podmiot zamawiający jest zobowiązany do sporządzenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Następnie w terminie do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie, zobligowany jest przekazać je prezesowi UZP.
Jakie umowy uwzględnić w sprawozdaniu?
Przez zamówienie publiczne, zgodnie z definicją art. 2 pkt 13 ustawy Pzp, rozumie się odpłatną umowę zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są dostawy, usługi lub roboty budowlane. W sprawozdaniu podmiot zamawiający zawiera więc informację o każdej odpłatnej umowie – nawet jeżeli wartość wynagrodzenia określono w niej na 0 złotych – zawartej w formie pisemnej.
Pamiętaj
W przypadku udzielania zamówień bez stosowania przepisów ustawy Pzp obowiązek umieszczenia w sprawozdaniu dotyczy również umów zawartych w formie ustnej. Należy pamiętać, że przy umowach ustnych zamawiający dla celów sprawozdawczych powinien przyjąć wysokość należnego wykonawcy wynagrodzenia wynikającą z faktury, paragonu lub rachunku.
Wykazaniu w sprawozdaniu nie będą natomiast podlegać wszelkie wydatki związane z ponoszeniem opłat publicznoprawnych (np. za wyrysy z rejestru gruntów, odbiorniki radiowe czy wyciągi z ksiąg wieczystych). Zgodnie z przytoczoną definicją zamówienia publicznego nie stanowią one dostaw, usług czy robót budowlanych. Podobnie nie podlegają obowiązkowi sprawozdawczemu niektóre wydatki ponoszone z funduszu socjalnego, np. dofinansowanie do wczasów, jak również wydatki związane z refundacją kosztów np. zakupu okularów korekcyjnych.
W sprawozdaniu zamawiający zawiera informacje o umowach zawartych w roku kalendarzowym, którego dotyczy sprawozdanie, bez względu na datę wszczęcia postępowania. Należy umieścić tam wartości netto umów, tj. kwoty bez uwzględniania podatku od towarów i usług.
Przykład
Jeżeli postępowanie o udzielenie zamówienia zostało wszczęte w 2016 roku a umowę z wykonawcą zawarto w 2017 roku, zamawiający jest zobowiązany do jej ujawnienia w sprawozdaniu za 2017 rok.
W załączniku proponuje się, aby dane statystyczne niezbędne do przedstawienia przez zamawiających:
• publicznych,
• sektorowych
• udzielających zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa
były zamieszczane, podobnie jak do tej pory, w jednym wzorze. Ma to na celu uproszczenie zamawiającym realizacji obowiązków statystycznych w tym zakresie, czyli ułatwienie wypełniania formularzy.
Informacje podawane przez zamawiających w rocznych sprawozdaniach
Nowy wzór opiera się na obowiązującym dotychczas. Uwzględnia jednak zmiany wynikające z nowelizacji Pzp. W szczególności dotyczy to:
• partnerstwa innowacyjnego – nowego trybu udzielania zamówień publicznych,
• zmian w trybach, w jakich zamawiający może zawrzeć umowę ramową,
• wprowadzenia nowej procedury udzielania zamówień na usługi społecznie i inne szczególne usługi.
Nie zrezygnowano z obowiązku podania w sprawozdaniu informacji na temat zamówień udzielonych z wyłączeniem stosowania ustawy Pzp. Dostosowano natomiast rodzaj wyłączeń do zmodyfikowanych przepisów.
Uwaga
Zauważalną nowością jest wprowadzenie obowiązku podawania przez zamawiających w sprawozdaniach rocznych informacji dotyczących zamówień w przypadku, gdy stwierdzono zawarcie porozumienia między wykonawcami lub gdy doszło do konfliktu interesu. Zakres tej informacji wynika z nowych obowiązków statystycznych państw członkowskich Unii Europejskiej wobec Komisji Europejskiej.
Ponadto, rozszerzeniu uległa informacja o zamówieniach, w których wykonanie zaangażowani byli podwykonawcy. Został również dodany obowiązek podawania informacji na temat zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi oraz na temat zamówień, do których stosuje się przepisy ustawy, uwzgledniające aspekty społeczne, środowiskowe i innowacyjne.
Ten zakres danych ma na celu zapewnienie pozyskania przez Urząd Zamówień Publicznych informacji niezbędnych do właściwego monitorowania krajowego systemu zamówień publicznych oraz do przygotowania przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych sprawozdania o funkcjonowaniu systemu zamówień, przedstawianego Radzie Ministrów oraz Komisji Europejskiej.
