Jaki jest sens wdrożenia archiwizacji dokumentów firmowych?

Archiwizacja dokumentów polega na długotrwałym, bezpiecznym przechowywaniu dokumentów papierowych na dowolnych nośnikach cyfrowych (dysk twardy, płyty DVD, chmura itp.). Takie informacje mogą, ale nie muszą być wykorzystane w przyszłości, lecz powinny być przechowywane do upływu uzgodnionego terminu.

 Warto zauważyć, że te dokumenty i ich dane mogą zostać wskrzeszone po ich zarchiwizowaniu. Gdy informacje są potrzebne szybko, powinny być zawsze dostępne. Ze względu na orzeczenia sądowe lub ich znaczenie może być konieczne ich udokumentowanie.

Wdrożenie archiwizacji dokumentów ma kluczowe znaczenie dla zarządzania informacjami i może zapewnić Twojej firmie większą kontrolę nad przetwarzaniem danych.

Przedsiębiorstwo będzie tworzyć więcej danych w miarę rozwoju. Aby były efektywnie wykorzystywane, muszą być starannie konserwowane i monitorowane. Jednak firmy bez systemu archiwizacji dokumentów mogą mieć trudności ze śledzeniem ich.

Jeśli dokumenty są przechowywane lokalnie — na przykład na laptopach pracowników — są trudniejsze do zidentyfikowania, zabezpieczenia i prawidłowego rozpowszechniania, przez co są niedostępne dla innych użytkowników. W dłuższej perspektywie będzie to miało szkodliwy wpływ na funkcje korporacyjne i wydajność pracowników.

Oto niektóre z zalet archiwizowania dokumentów firmowych związanych z rozwojem:

• unikanie utraty danych i dokumentów – dokumenty, które nie zostały zdigitalizowane i zachowane, mogą zostać bezpowrotnie utracone, jeśli nie zostaną zcyfryzowane i zarchiwizowane. Chociaż szanse, że pracownik przez pomyłkę usunie lub zgubi plik, są minimalne, to jednak się zdarzają. Pracownicy mogą samodzielnie i szybko przywracać informacje z kopii zapasowej dzięki digitalizacji i archiwizacji,
• obowiązki prawne – zachowanie dokumentów jest również konieczne ze względów prawnych. Wiele firm nieumyślnie niszczy dokumenty, których przechowywanie jest wymagane przez prawo.

Niezależnie od tego, czy każdy pracownik zna harmonogramy przechowywania specyficzne dla firmy, dobry system archiwizacji zagwarantuje ich przestrzeganie. Biznesom, które nie doceniają tego tematu, grożą poważnymi karami ze strony organów ochrony danych, więc miej tego świadomość.

Niedocenianie znaczenia archiwizowania dokumentów firmowych nie przyniesie żadnych korzyści, lecz spowoduje znaczne straty. W związku z tym warto o tym pamiętać i, jeśli to możliwe, wybrać firmę, która specjalizuje się w bezpiecznej i wydajnej archiwizacji baz danych.

Artykuł partnera