Elektronizacja Zamówień Publicznych – Jak bezproblemowo przejść przez proces cyfryzacji w ZP?

Mimo że w obszarze zamówień publicznych w ostatnich latach doszło do szerokiego procesu elektronizacji, to jednak musimy pamiętać, że cyfryzacja zamówień publicznych tak naprawdę dopiero zaczyna się, a elektroniczna komunikacja zamawiających z wykonawcami to początek tej drogi.

Potrzebne są zatem nowoczesne, usprawniające pracę w cyfrowej rzeczywistości narzędzia. Takie, które z jednej strony będą spełniać wymagania elektronizacji, a z drugiej sprostają oczekiwaniom użytkowników. Przystępny i wiarygodny program ułatwiający codzienną pracę w tym przypadku może powstać jedynie w fuzji – informatycy i specjaliści ds. zamówień publicznych.

Cyfryzacja procesu udzielania zamówienia publicznego zwiększa ich transparentność - zamawiający mają obowiązek udostępnienia dokumentów zamówienia w postaci elektronicznej, a cała komunikacja między zamawiającym i wykonawcą odbywa się drogą elektroniczną. Dzięki temu dane na temat przetargów prowadzonych drogą elektroniczną są bardziej dostępne dla małych i średnich przedsiębiorstw. Nie bez znaczenia pozostaje też fakt, że koszty prowadzenia postępowania w postaci elektronicznej są niższe, zarówno po stronie wykonawców, jak i zamawiających.

Jednocześnie musimy ciągle pamiętać o zmianach społecznych związanych z pandemią COVID-19. Pandemia pokazała, że coraz więcej czynności urzędowych, w tym w zakresie zamówień publicznych może być wykonywanych poza urzędem, bez dostępu do tradycyjnej, papierowej dokumentacji.

Jednym z głównych celów kolejnego rządowego dokumentu „Strategia produktywności 2030”, jest zmiana roli administracji publicznej oraz cyfryzacja zamówień publicznych.

Jednocześnie „Strategia produktywności 2030” wskazuje na główne wyzwania i cele w obszarze zamówień publicznych. Należą do nich:

• większe uwzględnianie kryteriów pozacenowych podczas opracowywania dokumentacji przetargowych – do których powinny należeć m.in.: jej innowacyjność, stopień „zazielenienia”, jakość, wpływ na społeczeństwo, udział MŚP, a także koszt w cyklu życia,

• postępująca profesjonalizacja nabywców – osoby przeprowadzające zamówienia publiczne powinny nie tylko posiadać wiedzę w dziedzinie procedury ichprzeprowadzania, ale powinny być przede wszystkim ekspertami w dziedzinie zarządzania zakupami,

• szersza dostępność rynku zamówień publicznych dla MŚP,

• konsekwentny wzrost transparentności postępowań o udzielenie zamówienia publicznego – m.in. poprzez minimalizowanie zjawiska konfliktu interesów pomiędzy przedstawicielami zamawiających i wykonawcami,

• faktyczna cyfryzacja procesu zamówień publicznych – rozumiana jako odejście od papierowej dokumentacji w procesie zamówień publicznych.

Obecnie poza platformą e-Zamówienia, która po jej całkowitym wdrożeniu może stanowić ciekawe i pomocne rozwiązanie dla zamawiających i wykonawców (z tym zastrzeżeniem, że tylko częściowo odpowiada na potrzebę cyfryzacji zamówień), nowoczesne rozwiązania tworzy zespół doświadczonych w sektorze zamówień publicznych prawników z Asystenta Postępowania. Narzędzia te powstają we współpracy z informatykami dlatego w pełni odpowiadają na potrzeby cyfryzacji ZP.

Sprawdź w jaki sposób narzędzia Asystenta Postępowania odpowiadają na proces cyfryzacji

Wypełniając formularze danymi dotyczącymi konkretnego postępowania, użytkownik otrzymuje gotowe do pobrania dokumenty. Program generuje między innymi:

• Specyfikację Warunków Zamówienia (program automatycznie dobiera odpowiednie postanowienia SWZ);

• Załączniki do Specyfikacji Warunków Zamówienia, takie jak: wykaz osób, wykaz zdolności technicznych lub zawodowych itp.;

• Dokument z ustalenia wartości zamówienia;

• Wymagane oświadczenia pracowników zamawiającego takie jak np. pełnomocnictwo, oświadczenie o o braku podstaw do wyłączenia, o niekaralności.

Użytkownik jest w stanie płynnie przejść przez nowe procedury Prawa zamówień publicznych przy zachowaniu pełnej kontroli nad prowadzonym postępowaniem. Równocześnie program cały czas “prowadzi go za rękę”, algorytm - podpowiada kolejne kroki i eliminuje te, które są zbędne w danym wariancie.

Co ważne – program jest tak pomyślany, że chroni zamawiających od błędów w toku postępowania. Sam oblicza wszystkie terminy, kwotę wadium, ustala wartość zamówienia.

• NIE PRZEGAP! W zakładce “Wersja DEMO” można otrzymać bezpłatny dostęp do programu na czas przeprowadzenia jednego postępowania=

Dostępna online baza danych wykonawców to osobne narzędzie umożliwiające sprawdzenie wybranego podmiotu pod względem jego przeszłości związanej z realizacją zamówień realizowanych w ramach Postępowań o Zamówienia Publiczne. Użytkownicy bazy mogą zyskać przewagę nad konkurencją (lub rzetelnie zweryfikować wykonawcę w toku procesu oceny ofert) poprzez sprawdzenie, czy wykonawcy prawidłowo realizują umowy o udzielenie zamówienia, czy w związku z realizacją zamówienia otrzymali kary umowne, czy rozwiązano z nimi umowę, czy wprowadzili zamawiającego w błąd. Jeden rekord kosztuje 15 zł netto - to symboliczna opłata, zważywszy na to, jak trudno jest uzyskać takie informacje na własną rękę.

• NIE PRZEGAP! Przykłady praktycznego zastosowania informacji uzyskanych w bazie znajdą Państwo w artykułach na stronie postepowania.pl

Zespół Asystenta Postępowania pracuje również nad interaktywnym kreatorem umów. W łatwy sposób, korzystając z wiedzy i wieloletniego doświadczenia prawników, będzie można przygotować każdą umowę, w tym umowy o udzielenie zamówienia. Oprogramowanie będzie prowadziło użytkownika i na podstawie uzyskanych od niego informacji i proponowało odpowiednie postanowienia umowne. Dzięki synchronizacji z modułem do przygotowywania dokumentacji zamówienia (m.in. specyfikacji warunków zamówienia) umowa zawsze będzie skorelowana z postanowieniami SWZ (m.in. w zakresie opisu przedmiotu zamówienia), co uniemożliwi popełnianie błędów.

Jak tylko kreator umów zostanie oddany do użytku, na stronie postepowania.pl pojawią się stosownne informacje. Osoby zapisane do newslettera o dniu premiery dowiedzą się ze skrzynki mailowej.

18 października 2021 r. uruchomiony został program „Cyfrowa Gmina”. W ramach konkursu gminy otrzymają dofinansowanie w formie grantu w wysokości 100% wydatków kwalifikowanych (minimalna wysokość grantu dla jednej gminy wynosić będzie 100 000 zł, natomiast maksymalna to 2 000 000 zł). Dofinansowanie zostanie przyznane na zakup sprzętu IT, oprogramowania (również w zakresie zamówień publicznych), licencji niezbędnych do realizacji e-usług oraz zdalnej pracy i nauki np. stacje robocze, skanery, podpisy kwalifikowalne.

Oprócz indywidualnych konsultacji prawnicy z Asystenta Postępowania oraz kancelarii Wielkopolska Grupa Prawnicza dzielą się swoją wiedzą w eksperckich artykułach blogowych i webinarów z zakresu zamówień publicznych oraz wydatkowania środków unijnych.

Na najbliższe szkolenie dla Zamawiających, które odbędzie się online 14 grudnia można się zapisać w zakładce „Baza wiedzy” (uczestnictwo jest darmowe).

W dziale “Przewodniki i instrukcje” udostępniono kilkadziesiąt tutoriali w formie artykułów i filmów, które krok po kroku prowadzą przez funkcjonalności programów i podpowiadają w jaki sposób poruszać się po platformie.

Polecamy najpopularniejsze artykuły z tematyki zamówień publicznych na blogu:

• Nowe Pzp oczami praktyka. Najważniejsze zmiany w ustawie - checklista na biurko.

• Rozwiązanie umowy z wykonawcą jako przesłanka dla wykluczenia z postępowania

• Wadium - najważniejsze zmiany w ustawie

• Przygotowanie Specyfikacji Warunków Zamówienia

• Prawidłowe formułowanie warunków udziału w postępowaniu

• Sposoby ustalania kryteriów oceny ofert w nowym prawie zamówień publicznych?

• 3 warianty trybu podstawowego

• Kontrola uprzednia udzielania zamówień

Artykuł partnera