Jak wygląda audyt procesów przed wyborem systemu ERP?

Audyt procesów wymaga starannego przygotowania. Dobrze określić, na czym powinien się skupiać. Należy wziąć tu pod uwagę strategiczne działy, takie jak produkcja, finanse, sprzedaż i logistyka. Pozwoli to znaleźć obszary wymagające poprawy w kluczowych działach firmy. Z kolei ustalenie budżetu pomaga zaplanować proces od strony finansowej. 

Pracownicy kluczowych działów firmy oraz interesariusze powinni przeznaczyć na audyt znaczną część czasu pracy oraz wykorzystać maksimum swojej wiedzy i doświadczeń. W celu efektywnej współpracy dobrze utworzyć zespół projektowy złożony z pracowników różnych działów. Wybór, czy postawić na audyt zewnętrzny, czy wewnętrzny zależy od zasobów i specyfiki organizacji. Warto pamiętać, że każda opcja ma swoje zalety i wady.

Ważne jest jasne określenie zasad komunikacji i zarządzania zmianą. Pozwoli to zminimalizować opór pracowników wobec nowości. Skuteczna komunikacja i jasne wytyczne przyspieszają akceptację zmian, i tym samym zwiększają szanse na pomyślne wdrożenie nowego systemu ERP.

Druga faza audytu polega na dokładnym rozpoznaniu obecnej sytuacji w firmie. Na początku tworzymy mapę aktualnych procesów biznesowych, która pozwala identyfikować obszary o mniejszej wydajności. Takie modelowanie dostarcza wiedzy o przepływie informacji oraz zadań w firmie, ułatwiając wykrywanie miejsc wymagających usprawnień.

Analiza infrastruktury IT uwzględnia ocenę sprzętu, sieci oraz poziomu bezpieczeństwa danych, co jest kluczowym etapem poprzedzającym wdrożenie nowego systemu ERP. Ponadto wywiady, warsztaty i ankiety pozwalają poznać wymagania przyszłych użytkowników narzędzia, umożliwiając dostosowanie rozwiązań do rzeczywistych potrzeb organizacji.

Wstępna analiza jakości danych koncentruje się na ocenie ich kompletności i spójności, cechach ważnych z perspektywy udanej migracji. Wszystkie te działania umożliwiają precyzyjne określenie obecnych wyzwań organizacyjnych i technologicznych, są także podstawą kolejnych etapów wdrożenia ERP.

Podstawą skutecznego wdrożenie systemu ERP są sprawne procesy biznesowe. Powinny one być płynne i przejrzyste. Ważną rolę odgrywa tu automatyzacja i robotyzacja. Dzięki nim można minimalizować błędy i przyspieszać realizację zadań. W toku wdrożenia należy określić, które moduły (np. finansowy i produkcyjny) oraz funkcje będą dobrze wspierać strategiczne działania firmy.  Następnie ustala się strukturę organizacyjną i rolę poszczególnych użytkowników systemu.

Ważne jest też opracowanie kluczowych wskaźników efektywności pomocnych w ocenie wpływu wdrożenia ERP na bieżące procesy. Wskaźniki są niezbędne do śledzenia postępów wdrożenia i wykrywania obszarów wymagających optymalizacji.

Podczas definiowania stanu docelowego warto określić, na ile nowe technologie wpisują się w potrzeby organizacji. Kluczowa dla sukcesu firmy jest przede wszystkim funkcjonalność, dzięki której możliwe będzie spełnienie oczekiwań użytkowników i interesariuszy.

W czwartej fazie przygotowuje się szczegółowy raport z audytu, który zawiera wszystkie elementy potrzebne do skutecznego wdrożenia systemu ERP. Najpierw tworzy się specyfikację wymagań funkcjonalnych z uwzględnieniem priorytetów: krytyczne, ważne i opcjonalne. Pozwala to określić, które funkcje zapewniają ciągłość operacyjną firmy. Następnie opracowuje się mapy obecnych i przyszłych procesów, co ułatwia identyfikację obszarów wymagających poprawy.

Harmonogram wdrożenia musi być realistyczny, z jasno określonymi etapami implementacji. Trzeba w nim uwzględnić czas na testy i szkolenia pracowników. Budżet projektu musi obejmować całość planowanych wydatków, takich jak koszty licencji, szkoleń oraz ewentualnych modyfikacji infrastruktury IT.

Ważnym elementem raportu jest analiza ryzyka, czyli spis potencjalnych zagrożeń dla sukcesu projektu wraz z propozycją działań prewencyjnych. Rekomendacje dotyczące infrastruktury i bezpieczeństwa wskazują, jak zapewniać stabilność systemu oraz bezpieczeństwo danych. 

Końcowy raport z audytu powinien dostarczać również informacji pomocnych w tworzeniu zapytań ofertowych. Dzięki temu można precyzyjnie określić wymagania wobec dostawców ERP i wybrać rozwiązanie, które najlepiej pasuje do specyfiki organizacji. Dobrze przygotowana dokumentacja jest drogowskazem wytyczającym kierunek wszystkich strategicznych decyzji przedsiębiorcy oraz minimalizuje ryzyko problemów przy wdrażaniu nowego systemu ERP.

Ustalenie realnych terminów audytu jest ważną częścią skutecznego planowania i realizacji procesu przed wdrożeniem systemu ERP. Czas audytu powinien być dopasowany do firmy i uwzględniać jej rozmiar oraz złożoność obsługiwanych procesów. W małych przedsiębiorstwach o niewielkiej skali działań audyt zazwyczaj zajmuje od dwóch do trzech tygodni. W średnich może trwać od czterech do sześciu tygodni. Z kolei w dużych organizacjach, działających w wielu lokalizacjach i opierających się na współpracy rozproszonych zespołów, audyt często zajmuje ponad osiem tygodni.

Planując harmonogram, dobrze też wziąć pod uwagę urlopy oraz inne nieobecności kluczowych pracowników. To ważne, ponieważ obecność kadry znacząco skraca audyt. Najlepiej więc, jeśli plan cechuje duża elastyczność, a jego etapy są dostosowane do zmieniających się potrzeb firmy. Zwiększa to szanse na pomyślne wdrożenie systemu ERP.

W trakcie audytu warto zadać pytania dot. czterech kluczowych kwestii: strategicznej, operacyjnej, technicznej i analitycznej. 

• W kwestiach strategicznych dobrze jest skupić się na celach firmy, planach rozwoju oraz roli, jaką ERP może w niej odegrać. Warto zapytać np. „jakie są główne cele biznesowe?”, lub „jak kształtują się prognozy wzrostu na najbliższe lata?”.
• Pytania operacyjne dotyczą obecnych systemów, bieżących wyzwań oraz jakości przepływu informacji między działami. Warto zapytać: „jakie systemy są obecnie używane i z jakimi wyzwaniami spotykają się na co dzień użytkownicy?”.
• W sferze technicznej istotną rolę odgrywa ocena stanu infrastruktury IT, integracji systemów i poziomu ochrony danych. Można zadać pytanie: „jak oceniasz obecną infrastrukturę IT w kontekście planowanego wdrożenia ERP?” lub „czy są trudności z integracją systemów?”.
• Na koniec, pytania analityczne, które powinny dot. kluczowych wskaźników efektywności i oczekiwanego zwrotu z inwestycji. Przykłady to: „jakie wskaźniki efektywności stosuje firma?” oraz „jaki zwrot z inwestycji jest przewidywany po wdrożeniu ERP?”.

Takie podejście umożliwia kompleksową ocenę gotowości organizacji do wprowadzenia nowego systemu ERP i cyfrowej transformacji.

Po zakończeniu audytu, w oparciu o ustalone wymagania, przygotowuje się pytania ofertowe. Pomaga to porównywać propozycje różnych dostawców ERP. Dobrym pomysłem jest zastosowanie oceny punktowej pozwalającej na przejrzyste zestawianie ofert według ustalonej specyfikacji. Następny krok polega na analizie referencji, kompetencji oraz oferowanych warunków wsparcia. Warto uwzględnić kryteria również takie jak elastyczność oferty czy możliwość przyszłego rozwoju systemu.

Kolejny etap to negocjacje dotyczące warunków wdrożenia, w tym zakres prac, koszty, harmonogram oraz wsparcie po uruchomieniu systemu. Wszystkie te elementy powinny być zgodne z rekomendacjami audytu. Dzięki temu nowy system ERP będzie lepiej dopasowany do specyfiki firmy, co pozwoli maksymalizować korzyści z jego wdrożenia.

Efektem profesjonalnego audytu jest wiedza pozwalająca wybrać system ERP, który będzie idealnie zaspokajać potrzeby Twojej firmy. Precyzyjna analiza aktualnych działań, infrastruktury IT, a także wymagań biznesowych umożliwia wskazanie obszarów wymagających ulepszeń i przygotowanie szczegółowej dokumentacji na ten temat. Z kolei pytania ofertowe dają możliwość obiektywnego porównania propozycji różnych dostawców oraz wybór najlepszego partnera. 

Więcej o systemach ERP przeczytasz na: https://www.streamsoft.pl/systemy-erp/